PDF-Dokumente digital unterschreiben
PDF-Dokumente sind schnell unterschrieben: Dokument geöffnet, Unterschrift eingefügt und fertig. Aber ist das überhaupt rechtlich gültig? Erfahren Sie hier, wie rechtssicher Ihre Unterschrift in einem PDF-Dokument ist und welche Tools sich gut dafür eignen, PDF-Dokumente digital zu unterschreiben.
Rechtsgültigkeit: PDF digital unterschreiben
Die oben beschriebene Vorgehensweise, ein PDF-Dokument mit einer fertigen Grafik der Unterschrift zu unterschreiben, wird allgemein als einfache elektronische Signatur bezeichnet. Tatsächlich handelt es sich dabei eher um einen digitalen Handschlag als um eine rechtssichere Unterschrift. Diese Art der Unterschrift bietet genug Sicherheit für einfache Dokumente, ersetzt rechtlich aber keine eigenhändige Unterschrift.
Mehr Sicherheit gewährleistet die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese Art der Signatur wird elektronisch erstellt und ermöglicht die Identifizierung der Person, die das Dokument unterschrieben hat. Wenn nach der Unterschrift noch Änderungen am Dokument vorgenommen werden, ist dies erkennbar.
Wenn es um sehr wichtige Dokumente wie einen Kreditvertrag geht, kommt die qualifizierte elektronische Signatur ins Spiel. Für diese Signatur muss die unterschreibende Person ihre Identität beispielsweise mit ihrem Personalausweis nachweisen und das Verfahren mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigen. Anschließend gibt der Anbieter, der die Prüfung vornimmt, ein digitales Zertifikat heraus, mit dem die qualifizierte elektronische Signatur dann vorgenommen werden kann. Dieses Verfahren wird von offiziellen und zertifizierten Anbietern wie D-Trust durchgeführt.
Wenn Sie ein PDF-Dokument digital unterschreiben, ist die Unterschrift also immer rechtsgültig. Anhängig von der Art der digitalen Unterschrift ist die Beweiskraft jedoch unterschiedlich hoch. Für den Alltag reicht die einfache elektronische Signatur aus. PDF-Dokumente, die beispielsweise hochdotierte Verträge enthalten, bei denen eine nachträgliche Anfechtung nicht ausgeschlossen ist, sollten mit sicheren Verfahren wie der fortgeschrittenen oder der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden.
Tools, um PDF-Dokumente digital zu unterschreiben
Software: PDF digital unterschreiben
Es gibt also verschiedene Arten von digitalen Unterschriften. Aber mit welcher Software kann ich PDF-Dokumente digital unterschreiben?
Adobe Acrobat
Wenn es um die Bearbeitung von PDF-Dokumenten geht, ist Adobe der Platzhirsch. In der kostenfreien Version können Sie PDF-Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur unterschreiben, indem Sie einfach Ihre Unterschrift als Bild in die PDF einfügen. Sie können auch direkt in Acrobat mit der Maus oder auf dem Bildschirm unterschreiben.
Wenn Sie eine höhere Sicherheit für die Signatur wünschen, benötigen Sie Acrobat Sign. Hierbei handelt es sich um eine Lösung von Adobe für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Eine fortgeschrittene Signatur kann dabei online in der Cloud einfach im PDF-Dokument hinzugefügt werden. Die PDF-Datei wird dann für den Versand verschlüsselt, sodass die hohen Sicherheitsstandards der fortgeschrittenen Signatur eingehalten werden.
In Acrobat Sign können Sie auch eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen. Da Acrobat Sign selbst keine digitalen Zertifikate ausstellt, müssen Sie das Zertifikat über einen Drittanbieter erwerben. Acrobat kann dann dieses Zertifikat verarbeiten und Sie können das jeweilige Dokument dann signieren. Das Dokument wird dann verschlüsselt, damit keine Änderungen mehr vorgenommen werden können und ist bereit für den Versand.
Acrobat Sign ist unabhängig von den kostenpflichtigen Adobe Acrobat-Versionen. Die Lösung kann separat oder zusätzlich zu einer kostenpflichtigen Version erworben werden.
Yousign
Der Anbieter Yousign ermöglicht Ihnen ebenfalls das digitale Unterschreiben von PDF-Dokumenten. Mit Yousign sind alle drei Möglichkeiten der elektronischen Signatur möglich.
Gerade die qualifizierte Signatur ist mit Yousign vergleichsweise unkompliziert möglich. Das Unternehmen sorgt selbst für die Identitätsprüfung und ermöglicht so die qualifizierte elektronische Signatur. Für das digitale Unterschreiben von PDF-Dokumenten bietet Yousign eine App an. Daneben gibt es auch eine API (Schnittstelle), um Yousign in bereits bestehende Anwendungen und Websites zu integrieren.
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d.velop
Der Softwareanbieter d.velop bietet ebenfalls die elektronische Signatur von PDF-Dokumenten an. Dafür gibt es die spezielle Lösung d.velop sign, mit der auch die qualifizierte elektronische Signatur möglich ist.
d.velop sign ist dabei unabhängig von anderen Softwarelösungen des Unternehmens nutzbar und arbeitet für die qualifizierte Signatur mit Drittanbietern wie D-Trust zusammen. Die Software kann genau wie Yousign über eigene Schnittstellen in bestehende IT-Landschaften integriert werden.
Fazit
Das digitale Unterschreiben von PDF-Dokumenten ist wichtig für alle Arten von Geschäftsprozessen. Oft reicht es, einfach die eigene Unterschrift in ein PDF-Dokument zu kopieren. Wenn es allerdings um wichtige Verträge und höhere Summen geht, sollten sichere Verfahren wie die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden. So kann geprüft werden, ob tatsächlich die richtige Person unterschrieben hat und nachträglich keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.
Neben Adobe mit der Software Acrobat Sign bieten auch andere Anbieter wie Yousign oder d.velop Lösungen an, um PDF-Dokumente digital sicher zu unterschreiben.
Websession: PDF-Dokumente digital unterschreiben
Haben Sie noch Fragen zum digitalen Unterschreiben von PDF-Dokumenten? Fragen Sie gerne bei uns an und wir besprechen Ihre individuellen Anforderungen an die elektronische Signatur!
