Kundenerfolg
VIVAWEST vermietet rund 120.000 Wohnungen und gehört zu den größten Wohnungsanbietern Deutschlands. Der Konzern ist regional verwurzelt, mit Schwerpunkt im Ruhrgebiet und entlang der Rheinschiene bis nach Köln und Bonn. Als integrierter Konzern erbringt VIVAWEST zusätzlich eigene Handwerks-, Garten- und Landschaftsbau-, Energie- und Messdienstleistungen. Der Jahresumsatz liegt bei rund 1 Mrd. Euro.
Für seine Prozesse arbeitet VIVAWEST seit über 20 Jahren mit einem gewachsenen SAP-System. Als der Gesetzgeber 2024 die E-Rechnungspflicht ab 2027 auf den Weg brachte, war der Rechnungseingang bereits über die bestehende Lösung abgedeckt. Für den Rechnungsausgang fehlten dagegen noch ein Werkzeug und das technische Knowhow für dieses neue Pflichtthema. Der Versand lief hier überwiegend manuell, teils papierbasiert, teils als PDF-Anhang per Outlook.
Der Rechnungsausgang verteilt sich bei VIVAWEST auf mehrere SAP-Module, jedes mit eigener Logik:
Dazu kam die gewachsene Systemhistorie. In zwei Jahrzehnten hatte sich viel individuelle Logik angesammelt, teils in den Druckprogrammen, teils tief in den Formularen, im RE-FX über 7.000 Zeilen Z-Coding je Formular. Ein Kollege bei VIVAWEST bringt es augenzwinkernd auf den Punkt: „Wir haben kein SAP, wir haben ein ZAP.“
Gesucht war also eine Lösung, die sich in all diese Prozesse einfügt, ohne sie umzubauen. Und eine, die bei einem sechsstelligen Rechnungsvolumen pro Jahr die laufenden Kosten im Griff behält.
VIVAWEST und mindsquare arbeiten bereits seit Längerem zusammen. Nach einer Marktrecherche zum Rechnungsausgang fiel die Wahl auf das SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare. Ausschlaggebend waren vier Punkte:
„Wenn ein Unternehmen vor der Herausforderung steht, eine E-Rechnungslösung einzuführen, dabei hohe Rechnungsvolumen berücksichtigen muss und kalkulierbare Kosten braucht, dann ist die mindsquare-Lösung sicherlich eine sehr, sehr gute Wahl. Hinzu kommt, dass die Implementierung wirklich Spaß gemacht hat. An der Stelle ist die E-Rechnungslösung der mindsquare nur zu empfehlen.“
Bastian Pohl, IT-Projektmanager bei VIVAWEST
Statt eines großen Wurfs ging VIVAWEST das Vorhaben in mehreren Phasen an, die auch separat beauftragt wurden. Das hielt Aufwand und Budget in jeder Etappe überschaubar. mindsquare übernahm die externe Gesamtprojektleitung und begleitete jede Phase eng, die Entscheidungen und die operative Steuerung blieben bei VIVAWEST.
So ging der Rechnungsausgang Modul für Modul in den Regelbetrieb, ohne Bruch im laufenden Geschäft.
Ein Standardprozess, den VIVAWEST rund 150.000-mal im Jahr fährt: Rechnungen mit Ober- und Unterpositionen aus dem Leistungserfassungsblatt. Die aktuelle E-Rechnungsnorm sieht solche Unterpositionen noch nicht vor. Beide Teams wogen die Optionen ab, vom Extended-Format bis zur Einzelabstimmung mit tausenden Lieferanten. Am Ende stand eine pragmatische Lösung: Weil in den betroffenen Positionen keine kritischen Informationen verloren gehen, wanderten die Positionen aus dem Leistungserfassungsblatt sauber in die Rechnungspositionen. Ohne Eingriff in die Organisation und ohne Risiko für das Massengeschäft.
Im RE-FX steckte die Geschäftslogik fast vollständig in den Formularen. Genau an der Stelle, an der die E-Rechnung ihre Daten braucht, standen sie damit nicht mehr zur Verfügung. Die Lösung: Das E-Rechnungstool greift die Daten dort ab, wo sie entstehen, puffert sie zwischen und liest sie bei der Erzeugung der E-Rechnung wieder aus. Für die Datenbeschaffung setzt das Tool zunächst auf das SAP-Standardvorgehen, individuelle Besonderheiten kommen über Z-Coding dazu. So blieb die gewachsene Logik erhalten, ohne sie anzufassen.
Eine E-Rechnung ist nur dann vorsteuerabzugsberechtigt, wenn sie valide ist. Testen war also Pflicht, kein Beiwerk. Das Team arbeitete mit einem standardisierten Vorgehen, bei dem Fachbereich, IT und Beratung zusammenkamen, prüfte früh per Validator und band ausgewählte Geschäftspartner rechtzeitig für den Go-Live ein. Eine gute Testvorbereitung spart am Ende Zeit und Geld.
Im Vertrieb liefen Rechnungen bis dato über einen manuellen Weg: PDF herunterladen, in Outlook hochladen und die Mail von Hand schreiben. Hier kam das mindsquare E-Mail-Tool ins Spiel. Der Versand läuft jetzt direkt aus dem SAP-System, mit Standardtexten und Variablen, mit HTML für das Corporate Design und mit der Möglichkeit, rechnungsbegleitende Dokumente automatisch anzuhängen. So brachte das Pflichtthema E-Rechnung im Vertrieb gleich einen spürbaren Effizienzgewinn mit.
Anstatt alles auf einmal scharf zu schalten, ging VIVAWEST in Stufen live: zunächst mit deaktivierter E-Rechnungsfunktion, dann Geschäftspartner für Geschäftspartner kontrolliert aktiviert, bis die vollständige Lösung produktiv war. Das nahm dem Projektabschluss den Druck und hielt jedes Risiko klein.
VIVAWEST hat die E-Rechnungspflicht mit über einem Jahr Vorlauf erfüllt und dabei mehr erreicht als reine Compliance:
Und das Projekt wurde unter Budget abgeschlossen. Seit dem Go-Live läuft die Lösung störungsfrei.
VIVAWEST hat den elektronischen Rechnungsausgang jetzt auf einer Basis, die auch die kommenden Fristen und den geplanten Wechsel auf S/4HANA trägt. Künftige Formatänderungen lassen sich über die laufende Wartung einfach nachziehen. Und die Zusammenarbeit zwischen VIVAWEST und mindsquare läuft in weiteren Themen bereits weiter.
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