HR Forms: Wichtige Transaktionen für die Entgeltabrechnung mit Adobe

In Zeiten der Digitalisierung sollten Personaler das Thema HR Forms im Auge behalten. Während viele bei Formularen erst mal an die "Klassiker" wie Angebot, Lieferschein, Rechnung oder Mahnung denken, gibt es natürlich auch Formulare im HR-Umfeld, die für die eigenen Mitarbeiter interessant sind.

Dazu gehören unter anderem der Zeitnachweis und der Entgeltnachweis. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen generell einen Überblick über die wichtigsten Transaktionen im HR Forms-Umfeld geben. Anschließend gehe ich auf zwei Transaktionen ein, die speziell für die Entgeltabrechnung interessant sind.

Warum Formulare mit HR Forms abbilden?

HR Forms und die dazugehörigen Transaktionen gehören zur “neuen Welt” der HR-Formulare. Wer beispielsweise noch auf die PE51 für Entgeltnachweise setzt, verwendet die Formulartechnologie SAPscript und damit Formulare, die nicht mehr dem Stand der Zeit entsprechen. Hierbei kann ich auf einen Beitrag meines Kollegen verweisen, der hier näher auf die Unterschiede zwischen der PE51 und HR Forms eingeht:

Wer heute noch Entgeltnachweise über die PE51 erstellt, nutzt die lang veraltete und beschränkende Technologie SAPScript. Zwar sticht sie in Sachen Geschwindigkeit die Nachfolger noch knapp aus, bietet aber kaum Standardfunktionen wie das Nutzen des Debuggers zur Fehleranalyse oder einer grafischen Wiedergabe. Viele der hier erstellten Formulare erinnern an einen Schreibmaschinenausdruck und Lohnarten lassen sich nur umständlich einfügen oder entfernen.

Transaktion HRFORMS – Die Transaktion für HR-Formularentwicklung

Der Ausgangspunkt für HR-Formulare, die in der “neuen Welt” entstehen, ist die Transaktion HRFORMS. Dort liefert SAP standardmäßig bereits einige Formulare mit, die Sie sich anschauen können. Im Gegensatz zu Formularen in anderen Modulen läuft die Datenbeschaffung im HR-Umfeld ganz anders ab. So wird das Druckprogramm beispielsweise von SAP generiert und der Entwickler kann dieses nicht ohne größeren Aufwand ändern.

Dafür bekommt der Entwickler andere Tools, wie zum Beispiel die InfoNets und MetaNets an die Hand. Die Arbeit mit InfoNet und MetaNet erfordert etwas Eingewöhnung, bietet aber viele Möglichkeiten zum Anpassen der Informationen, welche auf dem HR-Formular angedruckt werden sollen. Hierzu ist keinerlei Coding notwendig. Nach jeder Aktivierung des Formulars generiert SAP ein dazu passendes Druckprogramm.

Zudem kann bei Adobe-Formularen von hier aus in den Layout-Editor gesprungen werden, wo Sie die vertrauten Tools der Transaktion SFP wiederfinden werden. Außerdem ermöglicht dies Layoutanpassungen mithilfe des WYSIWYG-Editors.

Die InfoNets können ebenfalls in dieser Transaktion angepasst werden. Falls eine Anpassung eines MetaNets notwendig wird, muss jedoch ein Wechsel in eine andere Transaktion erfolgen.

Transaktion HRFORMS_METADATA – Konfiguration von MetaNets

Die Anpassungen von MetaNets werden über die Transaktion HRFORMS_METADATA durchgeführt. Auch dort bietet SAP standardmäßig MetaNets, an denen Sie sich bei Eigenentwicklungen in HR Forms orientieren können. Zudem gibt es je nach ausgewähltem Land unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten.

Sobald Sie ein MetaNet und ein Land ausgewählt haben, können Sie sich das MetaNet entweder anzeigen lassen oder bearbeiten. Auch hier bietet SAP eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. So können Sie hier sowohl MetaNets anpassen als auch MetaFigures, MetaDimenstions und MetaStars anpassen. Je nach Anwendungsfall bietet es sich an, ein eigenen MetaNet anzulegen oder von einem SAP Standard-MetaNet zu erben.

Transaktion PC00_M01_CALC – Druck von Entgeltabrechnungen anhand aktueller Daten

Sobald Sie Ihre Entwicklungen in HR Forms fertiggestellt haben, ist es natürlich auch wichtig, diese Entwicklungen zu testen. Bei Entgeltnachweisen haben Sie mehrere Möglichkeiten, diese zu testen. Eine Möglichkeit ist die Transaktion PC00_M01_CALC. Hier können Sie verschiedene Parameter mitgeben, mit denen Sie eine Entgeltabrechnung drucken können. Ganz unten können Sie mitgeben, welches Formular sie zur Ausgabe der Entgeltabrechnung nutzen möchten. Sobald Sie die Transaktion ausführen, sucht sich SAP die Daten zum ausgewählten Zeitraum zusammen und erstellt damit die Entgeltabrechnung. Damit können Sie prüfen, ob das Formular Ihren Erwartungen entspricht und gegebenenfalls noch Nachjustierungen vornehmen.

Transaktion PC00_M01_HRF – Druck von Entgeltabrechnungen aus dem Lohnkonto

Eine weitere Möglichkeit, eine Entgeltabrechnung mit (Test)-Daten zu befüllen, ist die Transaktion PC00_M01_HRF. Im Gegensatz zur PC00_M01_CALC ist diese Transaktion hier zweistufig aufgebaut. Dort können Sie Ihre Eingabeparameter, wie zum Beispiel die Personalnummer, den Abrechnungszeitraum oder das zu verwendende Layout mitgeben.

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Anschließend werden hier die Daten für den ausgewählten Zeitraum nicht zur Laufzeit von SAP ermittelt, sondern aus dem Lohnkonto ausgelesen. Das kann dazu führen, dass PC00_M01_CALC und PC00_M01_HRF unterschiedliche Ergebnisse liefern. Je nach Anwendungsfall kann das sinnvoll sein, um gegebenenfalls Abweichungen vom Layout oder von den Daten zu prüfen und nach zu analysieren.

Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesem Beitrag einen ersten Eindruck über HR-Formulare und deren Möglichkeiten geben könnte. Welche Erfahrungen haben sie bereits mit HR Forms gemacht? Ich freue mich über Ihre Gedanken. Hinterlassen Sie diese doch in einem Kommentar!

Phuc Le

Mein Name ist Phuc Le und ich bin begeisterter IT Consultant bei mindsquare. Mein Schwerpunkt im SAP-Umfeld liegt in den Formulartechnologien SAPscript, Smartforms und Adobe Forms. Weiterhin bin ich auch als Salesforce Consultant tätig.

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