Anleitung: So richten Sie ILM-Regeln in Ihrem SAP-System ein

Sie möchten SAP ILM-Regeln definieren? Der Prozess kann etwas unübersichtlich wirken. Vielen Einsteigern ins Thema ist zunächst unklar, was in welcher Reihenfolge zu tun ist. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen daher am Beispiel eines bestehenden Archivierungsobjekts, wie Sie ILM-Regeln Schritt für Schritt konfigurieren.

Das Wichtigste im Überblick

• Aufgabe von SAP ILM: Die Komponente steuert anhand festgelegter Regeln, wie lange Daten im System verbleiben, wann sie archiviert und wann sie gelöscht werden.
• ILM-Regeln: Sie legen fest, wie die verschiedenen Daten behandelt werden. Dazu wird geprüft, ob die Daten für die Archivierung vorbereitet sind, und die entsprechenden Regeln werden im System hinterlegt.
• Testen der ILM-Regeln: Das Regelwerk sollte mithilfe der Transaktion ILMSIM in einer Simulation getestet werden, um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert.

Zur Auffrischung: Was genau ist SAP ILM?

ILM steht für Information Lifecycle Management und ist eine Komponente im SAP-System für die automatisierte Verwaltung von Datenflüssen und den dazugehörigen Metadaten – von ihrer Entstehung bis zur Archivierung und Vernichtung.

Die Komponente enthält Regelwerke, Prozesse und Werkzeuge, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen maximieren, wobei Sicherheit und Compliance gestärkt und die Kosten möglichst geringgehalten werden.

ILM-Regeln legen fest, welche Informationen auf bestimmten Speichermedien verwaltet werden und wie diese genutzt werden dürfen. Sie werden von gängigen Archivierungsprogrammen automatisch berücksichtigt. Tipp für SAP S/4HANA-Nutzer: In SAP S/4HANA stehen zusätzlich die Funktionen des Information Retention Management (IRM) zur Verfügung, das die Konfiguration und Überwachung von ILM-Regeln erleichtert.

Praxisbeispiel: ILM-Regeln für ein Archivierungsobjekt einrichten

Um Ihnen die Einrichtung der ILM-Regeln so gut wie möglich zu veranschaulichen, werde ich Ihnen den Prozess an einem Beispiel erklären. Nachfolgend werde ich alle Schritte mit Ihnen durchgehen, die notwendig sind, um eine ILM-Regel für ein bestehendes Archivierungsobjekt einzurichten.

Grundvoraussetzung: SAP ILM muss in Ihrem SAP-System eingerichtet und aktiviert sein. Außerdem muss das verwendete Archivierungsobjekt ILM-fähig sein bzw. über ein entsprechendes ILM-Objekt verfügen.

SAP-ILM-Regeln einrichten in 5 Schritten

1. Archivierungsobjekt vorbereiten (AOBJ)
2. ILM-Objekt konfigurieren (IRM_CUST)
3. ILM-Objekt einem Prüfgebiet zuordnen (ILMARA)
4. ILM-Regelwerk anlegen (IRM_POL)
5. ILM-Regeln testen (ILMSIM)

Schritt 1: Archivierungsobjekt vorbereiten

Im ersten Schritt müssen Sie Ihr Archivierungsobjekt vorbereiten, um den automatischen Start des Löschschritts zu ermöglichen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Transaktion AOBJ.
2. Wählen Sie in der Dialogstruktur „Archivierungsobjekt“ aus.
3. Wechseln Sie dann zu „Customizing-Einstellungen“, um in die technischen Einstellungen zu gelangen.
4. Zuletzt wählen Sie unter „Löschjobs“ den Punkt „Start automatisch“ aus (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Customizing-Einstellungen in der Transaktion AOBJ

Schritt 2: SAP ILM-Objekt anlegen und konfigurieren

Nachdem Sie durch Schritt 1 die Basis für die Einrichtung gesetzt haben, legen Sie im nächsten Schritt bereits das ILM-Objekt an und konfigurieren es. Ich empfehle Ihnen, sich dabei genug Zeit für die Konfiguration zu nehmen, denn ein durchdachtes Datenmanagement entlastet Ihre SAP-Datenbanken, bereinigt das Volumen im Speicherbereich und ermöglicht ein insgesamt performanteres Arbeiten.

ILM-Objekt anlegen:

1. Um ein neues ILM-Objekt anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
2. Rufen Sie die Transaktion IRM_CUST auf.
3. Wählen Sie in der Dialogstruktur „Objektkategorien“ aus.
4. Wählen Sie innerhalb der Objektkategorie „OT_FOR_BS“ aus. Diese Kategorie steht für die SAP Business Suite (Abbildung 2).
5. Im letzten Schritt rufen Sie über die Dialogstruktur „ILM-Objekte“ auf und wählen entweder ein vorhandenes passendes aus oder legen ein neues an.

Abbildung 2: Transaktion IRM_CUST – Auswahl der Objektkategorie

Konfiguration: Zeitbezug und -versatz definieren

1. Bleiben Sie in der Transaktion IRM_CUST im Bereich ILM-Objekte.
2. Navigieren Sie jetzt auf den Reiter „Verfügbare Zeitbezüge“.
3. Treffen Sie in der Tabelle „Verfügbare Zeitbezüge“ Ihre Wahl. Für das Belegdatum nennt sich die IRM-Konstante „DOCUMENT_DATE“ (Abbildung 3).

Abb. 3: Transaktion IRM_CUST – Zeitbezug definieren

Tipp für neue Versionen: Je nach ILM-Objekt stehen verschiedene Zeitversatzoptionen zur Verfügung, wie „END_OF_MONTH“, die in speziellen Anwendungsfällen nützlich sind.

Abb. 4: Transaktion IRM_CUST – Zeitversatz definieren

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Zeitbezüge und -versätze zu definieren. Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass SAP ILM so auswertet, dass die restriktivste Kombination angewendet wird. Um das verständlicher zu machen, möchte ich Ihnen hier ein Beispiel nennen:

Sie legen eine Regel fest, die folgenden Kriterien unterliegt:

• Frühester Archivierungspunkt: sofort
• Spätester Archivierungspunkt: nach 10 Jahren

Sie legen eine zweite Regel fest, die diesen Kriterien unterliegt:

• Frühester Archivierungspunkt: nach 2 Jahren (z. B. Ende einer Gewährleistung)
• Spätester Archivierungspunkt: nie

Die Rechnung wird frühestens nach 2 Jahren archiviert. Spätestens aber nach 10 Jahren. Denn die 2 Jahre sind restriktiver als „sofort“ und 10 Jahre sind restriktiver als „nie“.

Konfiguration: Bedingungsfelder definieren

Wie sieht Ihre Archivierungsstrategie aus? Wenn Sie eine eher differenzierte Archivierung anstreben, dann können Sie für das ILM-Objekt auch Bedingungsfelder definieren. In diesem Beispiel habe ich das Feld „Erfasser“ definiert, das später in den ILM-Regeln als Bedingung verwendet werden kann (Abbildung 5).

Abb. 5: Transaktion IRM_CUST – Bedingungsfeld definieren

Konfiguration: Regelwerkkategorie zuordnen

Im SAP ILM werden im Wesentlichen zwei unterschiedliche Regelarten unterschieden:

1. Die Aufbewahrungsregeln: Sie bestimmen, wie lange Daten (ggf. bereits archiviert) gehalten werden müssen bzw. maximal gehalten werden dürfen (Datenschutz).
2. Die Verweilregeln: Sie bestimmen, wie lange Daten in der Datenbank gehalten werden, bevor sie archiviert werden.
3. Mit dem Zuordnen einer Regelwerkkategorie definieren Sie, welche Art von Regel für das jeweilige ILM-Objekt erstellt werden kann (Abbildung 6). Überlegen Sie sich also im Vorfeld, wie Sie das ILM-Objekt einsetzen wollen.

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Abb. 6: Transaktion IRM_CUST – Regelwerkkategorie dem ILM-Objekt zuordnen

Konfiguration: Objektkategorie-spezifische Einstellungen pflegen

In der Navigation unter „Objektkategorie-spezifische Einstellungen“ können Sie weitere Einstellungen pflegen. Dazu zählen bspw. die Pflege der Wertermittlung für die Regelauswertung. Weitere Informationen zu den spezifischen Einstellungen finden Sie hier.

Konfiguration: Archivierungsobjekt zuordnen

Sie erinnern sich, dass wir im ersten Schritt die Grundlage für die automatische Verarbeitung der Daten im Archivierungsobjekt eingestellt haben? Hier schließt sich dieser Kreis. Denn in diesem Schritt ordnen Sie dem ILM-Objekt das Archivierungsobjekt zu und ermöglichen so Ihrem Archivierungsprogramm, die ILM-Regeln zu nutzen. Dazu gehen Sie in der Navigation unter „ILM-Objekt“ einfach auf „Abbildung ILM-Objekt auf Archivierungsobjekt“ und wählen Ihr Archivierungsobjekt aus (Abbildung 7).

Abb. 7: Transaktion IRM_CUST – ILM-Objekt zu Archivierungsobjekt zuordnen

Konfiguration: BOR-Objekttyp zuordnen

Die BOR-Objekttyp-Zuordnung ist ein kleiner Schritt mit großer Wirkung. Denn diese Einstellung sorgt dafür, dass z. B. die Rechtsfallsperre des Business-Objekts mitverarbeitet wird. Das bedeutet, dass der Datensatz nicht vernichtet wird, wenn dieser mit der Rechtsfallsperre versehen ist.
Tragen Sie also unbedingt unter dem Reiter „Abbildung ILM-Objekt auf BOR-Objekttyp“ Ihr zugehöriges Business-Objekt ein (Abbildung 8).

Abb. 8: Transaktion IRM_CUST – Zuordnung ILM-Objekt zu BOR-Objekt

Konfiguration: Wertermittlung

In diesem Schritt gehe ich kurz auf die Wertermittlungen von Bedingungsfeldern, Zeitbezug und Zeitversatz ein.
Wertermittlung für Bedingungsfelder

Direkt: In diesem Reiter wählen Sie die Quelle aus, aus der der Wert für ein Bedingungsfeld stammt (Abbildung 9). Sollte auf Basis des ausgegebenen Wertes noch eine Berechnung notwendig sein, so sollten Sie in jedem Fall die indirekte Wertermittlung definieren.

Abb. 9: Transaktion IRM_CUST – Wertermittlung für Bedingungsfelder definieren

Indirekt: In diesem Reiter wählen Sie die Quelle aus, aus der der Wert für die weitere Berechnung stammt. Zur eigentlichen Berechnung müssen Sie ein BAdI ausimplementieren.
Wertermittlung für Zeitbezug

Die Wertermittlung für den Zeitbezug funktioniert analog zur Wertermittlung für Bedingungsfelder (Abbildung 10). Jedoch müssen Sie dabei darauf achten, dass das Feld den SAP-Datentyp Datum (DATS) oder Zeitstempel (TIMESTAMP) aufweist. Die Unterscheidung zwischen direkt und indirekt ist auch analog zu der der Bedingungsfelder.

Abbildung 10 Transaktion IRM_CUST – Wertermittlung für Zeitbezug definieren

Wertermittlung für Zeitversatz

In diesem Reiter geben Sie weitere Datenquellen für die Ermittlung des Zeitversatzes an. Dazu zählen u. a. individuelle Änderungsdaten, Rechtsfallsperren usw.

Konfiguration: Objektinstanzschlüssel ermitteln

Mit diesem Schritt sorgen Sie dafür, dass das ILM das zugehörige BOR-Objekt anhand seines Schlüssels ermitteln kann. (Abbildung 11).

Die Logik wird auch über BAdI definiert. Sollten Sie ein von SAP ausgeliefertes Standardobjekt verwenden, sind die erforderlichen Standardimplementierungen in der Regel bereits vorhanden. Bei kundeneigenen bzw. kopierten Objekten müssen die erforderlichen Implementierungen geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Die Verarbeitung von Anhängen über ArchiveLink wird separat über die entsprechende BOR-Objekttyp-Zuordnung für die Vernichtung von Anhängen gesteuert.

Abb. 11: Transaktion IRM_CUST – Ermittlung des Objektinstanzschlüssels

Abb. 12: Auszug aus der SAP-Doku

Schritt 3: ILM-Objekt einem Prüfgebiet zuordnen

Dieser Schritt ist notwendig, um die ILM-Regeln im letzten Schritt aktivieren zu können. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Transaktion „ILMARA“ auf. Diese Transaktion öffnet sich im Browser.
2. Wählen Sie Ihr Prüfgebiet aus (Abbildung 13).
3. Gehen Sie jetzt auf „Prüfgebiet“ bearbeiten und fügen Sie über die Checkbox (ganz rechts) das ILM-Objekt hinzu (Abbildung 14).
4. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu sichern.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Abb. 13: Transaktion ILMARA – ILM-Objekt dem Prüfgebiet zuordnen

Abb. 14: Transaktion ILMARA – ILM-Objekt zu Prüfobjekt hinzufügen

Schritt 4: SAP ILM-Regelwerk anlegen und pflegen

Jetzt kommen wir zu dem Schritt, bei dem wir die eigentlichen Regeln anlegen. Um Ihr ILM-Regelwerk anzulegen und zu pflegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Transaktion IRM_POL auf.
2. Wählen Sie anschließend Ihr Prüfgebiet und ILM-Objekt aus (Abbildung 15).
3. Falls bereits ein Regelwerk besteht, wechseln Sie jetzt in den Bearbeitungsmodus. Alternativ legen Sie ein neues Regelwerk an.
4. Fügen Sie jetzt Ihre Regeln zum Regelwerk hinzu (Abbildung 17). Für die Spalte „Regel-Priorität“ gilt: Je höher der Wert, desto höher die Prio.
5. Speichern Sie jetzt Ihre Änderungen und setzen Sie den Regelwerkstatus wieder auf „produktiv“.

Tipp: Bei bestehenden Regelwerken, die den Status „produktiv“ haben, müssen Sie den Status vor Änderungen auf „nicht produktiv“ ändern (Abbildung 16).

Abb. 15: ILM-Regelwerk pflegen – Einstieg

Abb. 16: ILM-Regelwerk pflegen – Status des Regelwerks ändern

Abb. 17: ILM-Regelwerk pflegen – Regeln konfigurieren

In meinem Beispiel habe ich für das kundeneigene Archivierungsobjekt geprüft, ob die Faktura vom Nutzer „Schwemmer“ stammt. Liefert die Prüfung das Ergebnis „Ja“, wird die Faktura ohne Zeitversatz ab dem nächsten Tag archiviert.

Schritt 5: Regelwerk testen

Fast geschafft! Um sicherzustellen, dass die gesetzten Regeln wie geplant funktionieren, empfehle ich, das Regelwerk abschließend zu testen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Transaktion „ILMSIM“ auf.
2. Wählen Sie anschließend die Regelwerkkategorie und das ILM-Objekt aus (Abbildung 18).
3. Legen Sie dann die Daten für die Simulation fest (Abbildung 19) und starten Sie die Simulation.

Abb. 18: ILMSIM – ILM-Regelwerk testen 1

Abb. 19: ILMSIM – ILM-Regelwerk testen 2

Wenn keine Fehler im Regelwerk vorliegen, läuft die Simulation erfolgreich durch.

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Typische Stolperfallen beim Einrichten von SAP ILM-Regeln

Auch erfahrene SAP-Administratoren stolpern bei der ILM-Konfiguration regelmäßig über dieselben Fallstricke. Diese Fehlerquellen sollten Sie unbedingt vermeiden:

1. Archivierungsobjekt wird nicht angezeigt
   Das Archiving-Objekt erscheint nicht in „Manage Archiving Variants“, weil das ILM-Objekt bereits einem Prüfgebiet zugewiesen wurde oder den Status „Active” hat. Prüfen Sie die Zuordnung in der Audit-Area-Konfiguration und setzen Sie den Status gegebenenfalls zurück.
2. Falsche Reihenfolge der Konfigurationsschritte
   Viele definieren Aufbewahrungsregeln, bevor die zugehörigen Verweilregeln (Residence Rules) für das Prüfgebiet ARCHIVING angelegt wurden. Beide Regeltypen müssen separat konfiguriert und auf „Live“ gesetzt werden.
3. Abhängigkeiten zwischen ILM-Objekten übersehen
   Besonders in SAP HCM scheitert die Datenlöschung an versteckten Abhängigkeiten zwischen ILM-Objekten wie gesperrten Personalnummern oder Rückrechnungen im Löschzeitraum. Prüfen Sie vor der Vernichtung alle verknüpften Objekte auf Löschhindernisse.
4. Regelwerk-Status nicht auf „produktiv“ gesetzt
   Nach Änderungen am Regelwerk wird der Status automatisch auf „nicht produktiv“ zurückgesetzt und bleibt wirkungslos, wenn dies übersehen wird. Setzen Sie den Status nach jeder Pflege explizit wieder auf „produktiv“.
5. Wertermittlung für Bedingungsfelder nicht definiert
   Ohne korrekte Wertermittlung können Bedingungsfelder und Zeitbezüge nicht ausgewertet werden. Regeln greifen dann nicht, obwohl sie syntaktisch korrekt sind.
6. Prüfgebiet nicht korrekt konfiguriert
   ILM-Regeln werden nur ausgewertet, wenn das ILM-Objekt einem aktiven Prüfgebiet zugeordnet ist. Fehlende Zuordnungen in Transaktion ILMARA führen dazu, dass das Regelwerk ignoriert wird.

Fazit

Wie eingangs erwähnt, kann der Prozess zur Einrichtung von ILM-Regeln zunächst erschlagend wirken. Mit dieser Anleitung sollte Ihnen der Einstieg leichter fallen. Nutzen Sie die Funktionen und Transaktionen in SAP S/4HANA, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren.

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Dieser Artikel erschien bereits im Dezember 2024. Der Artikel wurde am 02.09.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.

FAQ

1) Was ist SAP ILM und warum ist es wichtig?

SAP ILM (Information Lifecycle Management) ist eine Komponente zur automatisierten Verwaltung von Datenflüssen und deren Metadaten. Sie steuert Daten regelbasiert über ihren gesamten Datenlebenszyklus hinweg und hilft so, die Anforderungen an Aufbewahrung, Archivierung und – abhängig vom jeweiligen Szenario – Vernichtung von Daten umzusetzen. Unternehmen können die Komponenten für gesetzliche und unternehmensinterne Anforderungen konfigurieren.

2) Wie richte ich „SAP ILM“-Regeln in meinem SAP-System ein?

Um ILM-Regeln einzurichten, müssen Sie zunächst Ihr Archivierungsobjekt vorbereiten bzw. prüfen und anschließend ein ILM-Objekt konfigurieren. Danach können Sie das ILM-Objekt einem Prüfgebiet zuordnen, die ILM-Regeln pflegen und testen, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.

3) Welche Schritte sind erforderlich, um ein „SAP ILM“-Objekt zu konfigurieren?

Die Konfiguration umfasst die Auswahl des richtigen Zeitbezuges, die Definition von Bedingungsfeldern und die Zuordnung von Regelwerk- und Objektkategorien. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass das Archivierungsobjekt korrekt dem ILM-Objekt zugeordnet wird.

4) Wie kann ich sicherstellen, dass meine „SAP ILM“-Regeln korrekt funktionieren?

Nach der Konfiguration und Pflege des Regelwerks empfiehlt es sich, das Regelwerk mithilfe der Transaktion „ILMSIM“ zu testen. So können Sie prüfen, wie das Regelwerk unter den gewählten Bedingungen ausgewertet wird und ob Fehler auftreten.