Erstelle einen automatisierten Mailbetreff für SAP SD

Hatten Sie schon mal ein Problem, bei dem Sie einfach nur Kopfschüttelnd vor dem PC gesessen haben? Genau das ist mir letzte Woche passiert, denn der Betreff in automatisch generierten Mails ließ sich nicht ändern, doch in diesem Beitrag finden Sie die Lösung!

Das Problem: Die Rechnungsnummer im Mailbetreff wird mal wieder nicht angezeigt

Das Problem:

Um einen schnelleren Rechnungsversand zu ermöglichen, wird bei diesem Kunden eine automatische Mail generiert. Diese besitzt die Betreffzeile “Rechnung” und die dazugehörige Rechnungsnummer. Wird die Rechnung über die Transaktion VF04 erzeugt, enthält der Betreff “Rechnung”. Wird die Rechnung über die NAST angestoßen (War das über den Rechnungsstorno?), so lautet die Betreffzeile “Rechnung Rechnungsnummer”.

Beide Male wird die Rechnung augenscheinlich über das Customizing in der Transaktion NACE angestoßen. Beide Male landet Sie am Ende in der Transaktion SOST. Trotzdem wechselt sich dort “Rechnung” und “Rechnung Rechnungsnummer” munter ab.

Die Lösung: Hurra es gibt dafür eine SAP Note!

Nach einigen Versuchen und viel Recherche ist folgender Fehler aufgefallen:

Wird die Rechnung über die Transaktion VF04 angestoßen, wird die Form-Routine TEXT_SYMBOL_REPLACE in den Programmen SAPMV60A und SAPLV60A nicht mit den gewünschten Ergebnissen befüllt. Die Variablen VBUK, VBRK und XVBRK werden hier nicht mit übergeben und Textsymbole, die auf diese verweisen bleiben dadurch – logischerweise – leer (oder werden, durch Fehler, mit Daten der davor generierten Rechnung befüllt).

Der Fehler ist zum Glück auch SAP bekannt (siehe SAP Note 537832) und mit der SAP Note 718017 behandelt.

Der Lösungsweg: Ein kurzes Tutorial – Das Erstellen eines Mailbetreffs bis zum Einspielen der SAP Note

Da ich die SAP Note nicht gerade verständlich fand und noch einige Zeit rätseln musste, möchte ich hier kurz den Lösungsweg skizzieren. Wenn Sie sich gerade zum ersten Mal mit dem Thema eigener Mailbetreff in SAP beschäftigen, müssen Sie hier nicht abbrechen. Ich werde nachfolgend den kompletten Weg skizzieren. Wenn Sie sich nur für das Einspielen der SAP Note interessieren, können Sie auch zur entsprechenden Überschrift springen.

Benötigen Sie Daten aus der Struktur VBRK, dann springen Sie bitte zu “Einspielen der SAP Note 718017” .

Reicht es die Rechnungsnummer über die Variable NAST-OBJKY auszugeben, dann springen Sie bitte zu “Einspielen der SAP Note 537832”.

Erstellen des eigenen Mailbetreffs

Springen Sie als erstes in die Transaktion NACE und wählen dort die Applikation V3 an. Klicken Sie danach auf Nachrichtenarten.

Wählen Sie die gewünschte Nachrichtenart (zum Beispiel die standard Nachrichtenart MAIL) aus und springen Sie durch einen Doppelklick in das entsprechende Untermenü.

Hier sehen Sie ganz unten den Punkt Ersetzung der Textsymbole, mit einem Programm und einer Form-Routine. Falls diese leer ist, tragen Sie als Programmname SAPLV60A und als Form-Routine TEXT_SYMBOL_REPLACE ein.

Unter dem Reiter Vorschlagswerte stellen sie bitte als Sendemedium 7 einfaches Mail und als Partnerrolle Z* ein.

Unter dem Abschnitt Verarbeitungsroutinen tragen Sie bitte als Programm RSNASTSO und als Form-Routine SAPOFFICE_AUFRUF_VX ein. Alternativ können hier aber auch von Ihnen gewählte Programme und Form-Routinen verwendet werden.

Nachdem die Grundlagen geschaffen sind, können Sie sich jetzt der Betreffzeile der Mail widmen. Dafür klicken Sie bitte auf Mailtitel und –texte.

Hier können Sie für jede Sprache einen anderen Text und Dokumententitel hinterlegen und diese mit Textsymbolen ergänzen.

Benötigen Sie keine Variablen, dann können Sie jetzt schon loslegen. Erstellen Sie ab sofort eine Rechnung mit der Transaktion VF04, dann wird eine automatische Mail dazu generiert. Nutzen Sie die oben angegebene Form-Routine SAPOFFICE_AUFRUF_VX, dann können Sie nach dem Erstellen in der Transaktion SBWP die generierten Dokumente dazu finden.

Einspielen der SAP Note 718017

Auch das Implementieren der SAP Note 718017 https://launchpad.support.sap.com/#/notes/0000718017 ist kein großer Zauber, wenn es einmal verstanden wurde.

Dafür muss im ersten Schritt eine Erweiterung im Include RV60AFZZ implementiert werden. Hier erweitern wir quasi die Form-Routine TEXT_SYMBOL_REPLACE, sodass die fehlenden Variablen wieder mit übergeben werden. Dafür wird folgender Source Code benötigt:

*---------------------------------------------------------------------*
* FORM ZZ_TEXT_SYMBOL_REPLACE                                         *
*---------------------------------------------------------------------*

FORM zz_text_symbol_replace TABLES xtline STRUCTURE tline
                             USING xthead STRUCTURE thead
                                   snast  STRUCTURE snast.

  READ TABLE xvbrk WITH KEY vbeln = snast-objky(10).

  PERFORM text_symbol_replace TABLES xtline
                               USING xthead
                                     snast.
ENDFORM.

Danach muss die Nachrichtenart Ihrer Wahl noch die passende Form-Routine ZZ_TEXT_SYMBOL_REPLACE zugeordnet bekommen.

Springen Sie nun bitte in den Punkt Mailtitel und –texte. Hierbei ist es noch wichtig, darauf zu achten, dass die Textsymbole auf die Variable XVBRK und nicht auf die Variable VBRK verweisen.

Einspielen der SAP Note 537832

Wenn Sie nur die Rechnungsnummer im Mailbetreff benötigen und keine Daten aus der Variable XVBRK, dann können Sie auch einfach die SAP Note 537832 einspielen. Der Vorteil an dieser Methode ist es, dass Sie keine Modifikation benötigen. Bitte passen hierfür einfach in der Nachrichtenart Ihrer Wahl mit dem Programm SAPLV61B an.

Jetzt können Sie auf das Textsymbol XNAST unter Mailtitel und –texte zugreifen. Damit sollte Ihr Problem mit dem Mailbetreff behoben sein.

Ich hoffe ich konnte Ihnen mit dem automatisierten Mailbetreff weiterhelfen und ein wenig Zeit beim Suchen ersparen. Wenn Sie noch Fragen oder Anmerkungen haben, schreiben Sie diese doch bitte in die Kommentare.