E-Rechnungen für KMU: Effizient, rechtssicher und digital
Die Digitalisierung macht auch vor dem Rechnungswesen nicht halt. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird es immer wichtiger, auf digitale Lösungen umzusteigen. Nicht zuletzt auch, weil für deutsche Unternehmen seit Anfang 2025 die Pflicht zur E-Rechnung gilt und die Übergangsfristen bereits laufen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die die Rechnungsinformationen wie Absender, Rechnungsnummer und Betrag in einem strukturierten Format enthält, üblicherweise im XML-Format.
In Deutschland werden E-Rechnungen in den beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD erstellt und versendet. Mittlerweile können die meisten Buchhaltungssysteme mit beiden Standards umgehen. Falls Sie jedoch bereits wissen, dass Sie E-Rechnungen in beiden Standards erstellen und verarbeiten können müssen, sollten Sie sich vor der Auswahl der Software darüber informieren, ob beides möglich ist.
Insgesamt führt die E-Rechnung dazu, dass Rechnungen automatisiert erstellt, verschickt und verarbeitet werden können. Das beschleunigt das gesamte Rechnungswesen, auch da die maschinelle Verarbeitung typische Fehler wie Tippfehler oder ein falsch gesetztes Komma vermeidet.
Übergangsfristen der E-Rechnung im Überblick
Auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 offiziell in Kraft tritt, gelten großzügige Übergangsregelungen. Unternehmen erhalten somit ausreichend Zeit, ihre Prozesse entsprechend anzupassen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als unstrukturierte elektronische Formate (z. B. PDF) übermittelt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt dem zu.
- Bis zum 31. Dezember 2027 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungen verwenden. Für Unternehmen mit einem höheren Umsatz bleibt zudem der Einsatz des EDI-Verfahrens gesetzlich zulässig.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format für B2B-Geschäfte zu erstellen und empfangen zu können.
Tools für die E-Rechnung für KMU
FastBill
FastBill richtet sich speziell an kleine Unternehmen und Selbstständige. Es unterstützt sowohl die Erstellung als auch den Empfang von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Die benutzerfreundliche Rechnungsmaske erleichtert die schnelle Erstellung von Rechnungen.
Das Tool bietet vier flexible Tarife, die sich durch optionale Add-ons erweitern lassen – etwa um ein automatisches Mahnwesen oder einen Belegimport. Ein besonderer Vorteil: Rechnungen können auch klassisch per Post versendet werden.
easybill
easybill konzentriert sich auf die reine Rechnungserstellung und ist bewusst kein vollständiges Buchhaltungstool. Die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ist daher nur eingeschränkt möglich.
Das Tool unterstützt sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnungsformat. Bereits in der kostenfreien Variante lassen sich E-Rechnungen empfangen, die Erstellung ist jedoch nur in den kostenpflichtigen Versionen verfügbar. Besonders für Onlinehändler bietet easybill spezielle Tarife, die auf das monatliche Bestellvolumen zugeschnitten sind.
Lexware Office
Lexware Office ist ein umfassenderes Tool, das sowohl den Empfang als auch den Versand von E-Rechnungen ermöglicht. Es bietet eine automatisierte Erstellung mithilfe von Eingabemasken und Textvorlagen.
Lexware unterstützt ebenfalls die Erstellung von XRechnungen sowie von ZUGFeRD-Rechnungen. Stärken liegen in der Integration steuerrelevanter Prozesse: XML-Dateien eingehender Rechnungen werden automatisch ausgelesen, mit Zahlungsinformationen versehen und verbucht. Außerdem lassen sich Daten einfach an das Finanzamt oder den Steuerberater übermitteln.
sevdesk Rechnung
sevdesk bietet eine umfassende Lösung zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format. Neben der reinen Rechnungserstellung lassen sich auch Angebote schreiben und DATEV-Exporte durchführen.
Besonders praktisch für international agierende KMU: Das Tool unterstützt Fremdwährungen. Eine integrierte Buchhaltung erleichtert die Finanzverwaltung. Der Versand per Post ist ebenfalls möglich.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: Die E-Rechnung für KMU
Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben profitieren KMU mit der E-Rechnung vor allem von effizienteren Prozessen und weniger Papierkram. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen lohnt sich ein Blick auf die verschiedenen Tools. Ob Einsteigerlösung oder integrierte Komplettsoftware – für jeden Bedarf gibt es eine passende Option.
Websession: E-Rechnung
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