E-Rechnungen verarbeiten: Vorteile und Tools
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich im Januar 2025 in Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Frage ist, wie die Verarbeitung der E-Rechnungen nach dem Empfang abläuft: manuell oder automatisiert? Um von den Vorteilen der E-Rechnung umfassend zu profitieren, sollten Unternehmen möglichst viele der Verarbeitungsprozesse automatisieren. Welche Vorteile die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen hat und welche Möglichkeiten es dafür gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Wichtigste im Überblick
- Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Art der Verarbeitung nach dem Empfang bleibt den Unternehmen selbst überlassen.
- Automatisierte Lösungen sparen Zeit, reduzieren Fehler und verbessern Kostenkontrolle.
- Digitale Prozesse erhöhen Transparenz und ermöglichen Echtzeit-Überblicke.
- Verschiedene Tools wie SAP Ariba, SAP Invoice Management by OpenText und sevDesk können E-Rechnungen automatisiert verarbeiten.
Vorteile der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen
Die Einführung einer automatisierten Lösung zur Verarbeitung von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Besonders hervorzuheben sind die folgenden:
Zeitersparnis
Einer der größten Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die erhebliche Zeitersparnis. Manuelle Tätigkeiten wie das Überprüfen auf Unstimmigkeiten, das Weiterleiten zur Genehmigung, die Begleichung der Rechnungen sowie deren revisionssichere Archivierung lassen sich oft automatisieren. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern beschleunigt auch die gesamte Bearbeitung.
Fehlerreduktion
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Reduzierung von Flüchtigkeitsfehlern. Bei der manuellen Rechnungsbearbeitung können leicht Fehler passieren – sei es bei der Eingabe von Beträgen, dem Abgleich mit Bestellungen oder der Übertragung in Buchhaltungssoftware. Durch den Einsatz automatisierter Systeme werden diese Fehlerquellen minimiert, da die Software die eingehenden E-Rechnungen direkt auf Richtigkeit prüft und sie, wenn notwendig, an die Lieferanten zur Korrektur zurückschickt. Korrekte E-Rechnungen können automatisiert zur Begleichung vorbereitet und weitergeleitet werden.
Kostenkontrolle
Ein gut implementiertes System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung trägt auch zur besseren Kostenkontrolle bei. Durch schnellere Bearbeitung und pünktliche Zahlungen können Skonti optimal ausgenutzt werden. Darüber hinaus sinkt das Risiko, Mahngebühren oder Verzugszinsen zu zahlen, da Rechnungen umgehend geprüft und weiterverarbeitet werden.
Transparenz
Die digitale Verarbeitung von Rechnungen führt zu mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen erhalten jederzeit einen klaren Überblick über den Status jeder einzelnen Rechnung, was die Kommunikation innerhalb der Abteilungen sowie mit Lieferanten vereinfacht. Die Digitalisierung der Prozesse ermöglicht außerdem die Bereitstellung finanzieller Echtzeitdaten.
Tools für die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen
Unternehmen, die ihre E-Rechnungen effizient verarbeiten möchten, können aus einer Vielzahl von Softwarelösungen auswählen.
SAP Ariba Invoice Management
Nutzern von Produkten der Ariba-Suite ermöglicht das SAP Ariba Invoice Management eine vollständig automatisierte Bearbeitung von E-Rechnungen. Das Tool prüft die eingehenden E-Rechnungen automatisch auf Richtigkeit und gleicht diese mit Bestellungen und Lieferscheinen ab. E-Rechnungen, die den festgelegten Regeln entsprechen, werden direkt zur Zahlung freigegeben. Für fehlerhafte E-Rechnungen wird eine Rückmeldung an den Lieferanten gesendet, was die Fehlerquote reduziert.
SAP Invoice Management by OpenText
Eine weitere Lösung von SAP zur automatisierten Rechnungsverarbeitung ist das SAP Invoice Management von OpenText. Diese Lösung bietet eine cloudbasierte oder On-Premises-Variante, um E-Rechnungen zu verarbeiten und ermöglicht die unkomplizierte Integration mit anderen OpenText-Anwendungen. Mit der OCR-Technologie können, wenn nötig, auch Papierdokumente digitalisiert und automatisch weiterverarbeitet werden. Das System sorgt für eine schnelle Bezahlung und hohe Transparenz im gesamten Rechnungsprozess. Kombiniert mit SAP Document and Reporting Compliance für den Rechnungsausgang wird der gesamte Rechnungsprozess abgedeckt.
sevDesk
Ein verbreitetes Tool für Unternehmen, die nicht auf SAP setzen, ist sevDesk. Mit dieser Rechnungssoftware können Unternehmen sowohl E-Rechnungen erstellen als auch empfangen und verarbeiten. Die Lösung ist insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen geeignet, die eine einfache, cloudbasierte Lösung suchen. Das Tool ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, darunter die Möglichkeiten, Angebote zu erstellen, die Buchhaltung direkt zu integrieren und sogar mit Fremdwährungen zu arbeiten. Ein weiteres praktisches Feature von sevDesk ist der DATEV-Export, der eine nahtlose Integration mit der gängigen Buchhaltungssoftware ermöglicht.
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Fazit
Das automatisierte Verarbeiten von E-Rechnungen ist für Unternehmen eine effiziente und zukunftssichere Lösung, um den steigenden Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden. Durch den Einsatz moderner Software können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse erheblich optimieren, Fehler minimieren und Kosten kontrollieren. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist die Implementierung eines digitalen Invoice Management Systems nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der rechtlichen Compliance. Unternehmen sollten daher rechtzeitig auf automatisierte Lösungen setzen, um von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren und sich für die Zukunft gut aufzustellen.
Websession: E-Rechnungen verarbeiten
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FAQ
Warum sollten Unternehmen E-Rechnungen automatisiert verarbeiten?
Eine automatisierte Verarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Kostenkontrolle.
Welche Tools eignen sich für die automatisierte E-Rechnungsverarbeitung?
SAP Ariba Invoice Management, SAP Invoice Management by OpenText und sevDesk sind gängige Lösungen.
Welche Vorteile bietet die Transparenz digitaler Rechnungsprozesse?
Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über Status, Zahlungen und offene Posten.
Ist die Automatisierung mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 notwendig?
Pflicht ist sie nicht, aber für Effizienz, Compliance und Skalierbarkeit dringend zu empfehlen.
