Faktura anlegen in SAP: Transaktionen, Fakturavorrat und moderne Fakturierung mit S/4HANA
Das Anlegen von Fakturen ist einer der letzten, aber kritischsten Schritte im SAP-Vertriebsprozess. Spätestens hier entscheidet sich, ob Lieferungen und Leistungen korrekt abgerechnet werden oder ob Rückfragen, Korrekturen und Stornos folgen. Wer nach dem Thema Faktura anlegen SAP Transaktion sucht, denkt dabei häufig an die klassischen SD-Transaktionen wie VF01. Gleichzeitig verändert SAP S/4HANA den Arbeitsalltag spürbar: Die Fakturierung wird stärker über den Fakturavorrat und Fiori-Apps gesteuert. Dieser Beitrag ordnet beide Welten ein und zeigt, wie sie heute sinnvoll zusammenspielen.
Das Wichtigste im Überblick
- Das Anlegen von Fakturen ist ein zentraler und fehleranfälliger Schritt im SAP-Vertriebsprozess mit direkter Wirkung auf Buchhaltung und Abrechnung.
- Klassische SD-Transaktionen wie VF01, VF04 und VF11 bleiben relevant, insbesondere für Einzelbelege, Sonderfälle und Stornoprozesse.
- In SAP S/4HANA erfolgt die Fakturierung zunehmend über Fiori-Apps, die direkt auf den Fakturavorrat zugreifen und mehr Transparenz bieten.
- Die Faktura bildet die fachliche Grundlage für die E-Rechnung; Datenqualität und korrekte Buchung sind entscheidend für Compliance.
Klassische SAP-Transaktionen
In vielen SAP-Systemen beginnt die Fakturierung bis heute mit der Transaktion VF01. Über sie werden Rechnungen, Gutschriften oder Lastschriften angelegt, in der Regel mit Bezug auf einen Vorgängerbeleg wie eine Lieferung oder eine Fakturaanforderung. Ergänzt wird dieser Einstieg fast immer durch VF02 zum Ändern und VF03 zum Anzeigen von Fakturen. Diese Kombination ist tief in den Prozessen vieler Unternehmen verankert und bildet die Grundlage für Schulungen, Arbeitsanweisungen und Berechtigungskonzepte.
Wichtig ist dabei: Eine Faktura entsteht nicht isoliert. Sie übernimmt einen Großteil ihrer Daten automatisch aus dem zugrunde liegenden Vertriebsbeleg. Genau deshalb ist der Zeitpunkt der Buchung entscheidend. Nach der Übergabe der Faktura an das Rechnungswesen sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich. In der Praxis führt das häufig dazu, dass fehlerhafte Fakturen storniert und neu angelegt werden müssen, etwa über die Transaktion VF11.
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Der Fakturavorrat: Steuerungsinstrument statt Belegsammlung
Neben VF01 spielt der Fakturavorrat eine zentrale Rolle. Klassisch wird er über die Transaktion VF04 bearbeitet. Der Fakturavorrat ist kein Beleg im engeren Sinne, sondern ein Index aller fakturierbaren Vertriebsbelege, die aktuell für die Abrechnung bereitstehen. Dazu gehören unter anderem Lieferungen, Kundenaufträge mit Fakturierungsplänen sowie Faktura- und Gutschriftsanforderungen.
Besonders relevant wird der Fakturavorrat bei Teilfakturierungen. Wird ein Beleg nur teilweise abgerechnet, bleibt er so lange im Fakturavorrat sichtbar, bis alle relevanten Positionen oder Mengen fakturiert sind. Auch zeitabhängige Szenarien, etwa bei Fakturierungsplänen, führen dazu, dass derselbe Beleg zu unterschiedlichen Zeitpunkten erneut im Fakturavorrat auftaucht. Ergänzend nutzen viele Anwender Transaktionen wie VF05 zur Anzeige von Fakturalisten oder VFX2 und VFX3 zur Analyse gesperrter Fakturen.
Faktura anlegen in SAP ohne eine Transaktion mit Fiori
Mit SAP S/4HANA verlagert sich der Fokus zunehmend weg von einzelnen Transaktionscodes hin zu prozessorientierten Fiori-Apps. Eine zentrale Anwendung ist dabei die App „Fakturen anlegen“ (App-ID F0798). Sie greift direkt auf den Fakturavorrat zu und fasst mehrere klassische Arbeitsschritte in einer Oberfläche zusammen.
Fachlich bleibt der Prozess vertraut, operativ wird er transparenter. Anwender arbeiten nicht mehr sequentiell über einzelne Transaktionen, sondern filtern, prüfen und fakturieren direkt aus einer strukturierten Liste heraus. Der Fakturavorrat wird dabei nicht nur angezeigt, sondern gezielt durchsucht, sortiert und nach individuellen Kriterien eingeschränkt, etwa nach Auftraggeber, Belegtyp, Verkaufsorganisation oder Fakturaart.
Suche, Filter und Sichten statt Listenlogik
Ein wesentlicher Vorteil der Fiori-basierten Fakturierung liegt in der Art, wie Anwender mit Daten arbeiten. Statt starrer Selektionsbilder stehen flexible Filter, eine freie Suche über mehrere Attribute und konfigurierbare Spalten zur Verfügung. Daten lassen sich gruppieren, zum Beispiel nach Kundenprojekt, und als persönliche oder geteilte Sichten sichern.
Gerade in Organisationen mit hohem Belegaufkommen sorgt diese Arbeitsweise für deutlich mehr Übersicht. Anwender sehen schneller, welche Belege sie fakturieren können, wo Probleme bestehen und welche Positionen sie priorisiert bearbeiten müssen.
Fakturierungseinstellungen und temporäre Fakturen
Beim Anlegen von Fakturen greifen in der App vordefinierte Fakturierungseinstellungen. Sie steuern unter anderem, ob Fakturadatum und Fakturaart vorab abgefragt werden oder ob neu angelegte Fakturen automatisch an das Rechnungswesen gebucht werden. Besonders praxisrelevant ist die Möglichkeit, temporäre Fakturen zu erzeugen. Diese Entwürfe können Anwender entweder prüfen, verwerfen oder sichern. Erst mit dem Sichern werden sie zu rechtsverbindlichen Belegen.
Dabei ist Sorgfalt gefragt: Änderungen am Vorgängerbeleg während der Anzeige einer temporären Faktura fließen nicht automatisch in die spätere finale Faktura ein. Zudem sollten Nutzer vor der Buchung nicht nur die buchhalterische Seite prüfen, sondern auch ausgaberelevante Inhalte wie Texte oder Formulardaten.
Teilfakturierung und systemische Grenzen
Auch die Teilfakturierung ist in der Fiori-App integriert. Bei Lieferungen können Anwender gezielt Positionen und Mengen auswählen, die sie fakturieren möchten. Nicht abgerechnete Mengen bleiben im Fakturavorrat und können später verarbeitet werden. Einschränkungen gelten unter anderem für chargenpflichtige Positionen sowie für sehr große Datenmengen.
Technisch ist die App auf maximal 1.000 Fakturavorratspositionen pro Verarbeitung begrenzt. Für Massenszenarien stehen daher alternative Verfahren zur Verfügung, etwa das Einplanen der Fakturaerstellung im Hintergrund.
Faktura anlegen in SAP und E-Rechnung
Die E-Rechnung ersetzt nicht die Faktura, sondern baut vollständig auf ihr auf. Unabhängig davon, ob Nutzer eine Faktura über VF01 oder über die Fiori-App „Fakturen anlegen“ erstellen, entstehen alle abrechnungsrelevanten Inhalte weiterhin im SAP-Fakturabeleg.
Die Überschneidung zur E-Rechnung entsteht vor allem beim Buchen der Faktura. In diesem Schritt wird häufig auch die Ausgabe ausgelöst. Während dies früher meist Druck oder PDF bedeutete, erzeugt SAP in E-Rechnungsszenarien strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD und übergibt sie an den jeweiligen Versandkanal, beispielsweise das Netzwerk Peppol.
Entscheidend ist daher, dass alle e-rechnungsrelevanten Pflichtfelder bereits bei der Fakturaerstellung korrekt gepflegt sind, etwa Adressdaten oder Referenzen auf Bestellungen. Fehler in der Faktura wirken sich direkt auf die E-Rechnung aus und führen dort zu formalen Ablehnungen.
Für den Prozess bedeutet das: Die Fakturaerstellung bleibt fachlich unverändert, gewinnt aber an Bedeutung für Compliance und Datenqualität. Eine saubere Fakturierung ist die zentrale Voraussetzung für eine reibungslose E-Rechnung.
Fazit: Faktura in SAP anlegen mit Transaktionen
Das Thema Faktura anlegen in SAP ist heute eine Kombination aus bewährten SD-Transaktionen und modernen S/4HANA-Fiori-Apps. VF01, VF04 und verwandte Transaktionen bleiben relevant, insbesondere für Recherche, Sonderfälle und Stornoprozesse. Gleichzeitig bietet die Fiori-App „Fakturen anlegen“ einen deutlich strukturierteren Zugang zur Fakturierung über den Fakturavorrat. Wer beide Welten versteht und sinnvoll kombiniert, schafft Transparenz, reduziert Fehler und beschleunigt den Abschluss des Vertriebsprozesses.
Haben Sie noch Fragen zum Anlegen einer Faktura in SAP? Kommen Sie gerne auf uns zu und wir besprechen Ihr Anliegen.
FAQ
Welche SAP-Transaktion wird klassisch zum Anlegen einer Faktura verwendet?
In klassischen SAP-Systemen legen Nutzer die Faktura in der Regel über die Transaktion VF01 an, ergänzt durch VF02 (ändern) und VF03 (anzeigen).
Was ist der Fakturavorrat und warum ist er wichtig?
Der Fakturavorrat ist ein Index aller fakturierbaren Vertriebsbelege. Er dient als Steuerungsinstrument, insbesondere bei Teilfakturierungen und zeitabhängigen Abrechnungsszenarien.
Wie unterscheidet sich die Fakturierung in SAP S/4HANA von ECC?
In S/4HANA wird die Fakturierung stärker über Fiori-Apps gesteuert. Anwender arbeiten direkt aus dem Fakturavorrat heraus mit flexiblen Filtern, Sichten und Prüfschritten.
Welche Rolle spielt die Faktura im Zusammenhang mit der E-Rechnung?
Die Faktura ist die fachliche Basis der E-Rechnung. Alle relevanten Daten müssen bereits bei der Fakturaerstellung korrekt gepflegt sein, da Fehler direkt zu Ablehnungen der E-Rechnung führen können.
