News zur E-Rechnung: Aufschub der Fristen in Belgien, Polen und Spanien
Um Unternehmen etwas mehr Zeit für die Umstellung auf die E-Rechnung zu geben, haben Belgien, Polen und Spanien vor Kurzem ihre gesetzlichen Fristen aufgeweicht, also Unternehmen sogenannte „grace periods“ (Schonfristen) eingeräumt. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche neuen Fristen in den drei Ländern gelten und wie SAP Document and Reporting Compliance Ihnen beim Umsetzen der gesetzlichen Vorgaben helfen kann.
Das Wichtigste im Überblick
- Belgien: Die Pflicht zur E-Rechnung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft, mit einer Schonfrist bis zum 1. April 2026 für Unternehmen, die nachweisen können, dass sie die Umstellung aktiv angehen.
- Polen: Ab Februar 2026 gilt die E-Rechnungspflicht für große Unternehmen, mit einer Übergangsregelung bis Januar 2027, während der keine Strafen verhängt werden.
- Spanien: Die Einführung der E-Rechnungspflicht (VeriFactu) wurde auf den 1. Januar 2027 für Körperschaftssteuerpflichtige verschoben, mit einer weiteren Frist bis Juli 2027 für alle anderen Steuerpflichtigen.
- SAP DRC: SAP Document and Reporting Compliance hilft Unternehmen, weltweit gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, indem es E-Rechnungen in über 60 Ländern automatisiert und mit dem Peppol-Netzwerk integriert.
Belgien: 3 Monate Schonfrist
In Belgien tritt die verpflichtende E-Rechnung für den B2B-Bereich nach wie vor ab dem 1. Januar 2026 in Kraft. Unternehmen müssen dann sicherstellen, dass sie Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Allerdings räumt die Steuerbehörde den Unternehmen eine Schonfrist bis zum 1. April 2026 ein, um die Vorgaben zur E-Rechnung final umzusetzen. Diese Übergangsregelung gilt allerdings nur für Unternehmen, die nachweisen können, dass sie angemessene und rechtzeitige Anstrengungen unternommen haben, um die neuen Anforderungen umzusetzen.
Unternehmen, die noch nicht in der Lage sind, strukturierte E-Rechnungen zu erstellen, können während dieser Periode weiterhin Rechnungen in anderen Formaten wie PDF per E-Mail versenden, solange sie die Bemühungen zur Einführung der E-Rechnung dokumentieren können. Die Behörde betont, dass es keine allgemeine Verlängerung der Frist gibt – der 1. Januar 2026 bleibt der offizielle Starttermin.
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Polen: Keine Strafen im ersten Jahr
In Polen wird ab Februar 2026 das umfangreiche E-Rechnungs- und E-Reporting-System Krajowy System e-Faktur (KSeF) für Unternehmen verpflichtend. Es ist Teil der Strategie zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und zur Verbesserung der Steuereffizienz. Das System funktioniert nach dem sogenannten „Clearance“-Modell: Rechnungen müssen an eine zentrale Regierungsplattform übermittelt und dort validiert werden, bevor sie als rechtlich gültig gelten.
Dabei gelten für Unternehmen die folgende Übergangsregelung:
- Februar 2026: Pflicht für große Steuerzahler (Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN im Jahr 2024).
- April 2026: Pflicht für alle weiteren umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
- Januar 2027: Universelle Einführung, auch für Mikro-Unternehmer und kleine Firmen mit einem Monatsumsatz von bis zu 10.000 PLN.
Die entscheidende Neuerung ist, dass während des Jahres 2026 keine finanziellen Strafen für die Nicht-Einhaltung der KSeF-spezifischen Regeln verhängt werden. Diese Schonfrist gibt Unternehmen die notwendige Zeit, ihre E-Rechnungen auf das System einzustellen, bevor ab Januar 2027 mit Strafen zu rechnen ist. Während des Übergangszeitraums können Unternehmen weiterhin konventionelle Rechnungen stellen, solange die Rechnungen ab Anfang 2027 über KSeF nachgereicht werden.
Spanien: 1 Jahr Aufschub
Auch in Spanien gibt es Änderungen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht (VeriFactu-Verordnung). VeriFactu ist ein elektronisches Rechnungsstellungssystem der spanischen Regierung, das standardisierte E-Rechnungen mit einem QR-Code zur Verfizierung vorschreibt. Das System ermöglicht die automatische Übermittlung von Rechnungen an die Steuerbehörde und stellt sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ursprünglich war die Einführung von VeriFactu für 2026 geplant. Die Einführung wurde jedoch auf 2027 verschoben.
Der neue Zeitplan sieht vor:
- 1. Januar 2027: Pflicht für Unternehmen, die der Körperschaftssteuer unterliegen.
- 1. Juli 2027: Pflicht für alle anderen Steuerpflichtigen, einschließlich Selbstständiger und kleiner Unternehmen.
Internationales E-Invoicing mit SAP DRC
Obwohl Belgien, Polen und Spanien den Unternehmen etwas mehr Luft verschaffen, führt an der E-Rechnung, auch international, kein Weg mehr vorbei. Eine SAP-Lösung, um die vielfältigen internationalen Anforderungen zu erfüllen, ist SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC). Die Lösung unterstützt Unternehmen beim internationalen E-Invoicing, indem sie die Einhaltung globaler Compliance-Anforderungen automatisiert. Mit der Lösung können Unternehmen elektronische Rechnungen in länderspezifischen Formaten ausstellen und übermitteln.
Indem DRC Formate von über 60 verschiedenen Ländern unterstützt, bietet die Lösung Unternehmen umfassende Flexibilität. Zudem sorgt die Integration des verbreiteten Peppol-Netzwerks für einen reibungslosen Austausch von Rechnungsdaten. Unternehmen, die E-Rechnungen in verschiedene Länder stellen und von dort empfangen müssen, sollten sich DRC deshalb genauer anschauen.
Schonfristen für die E-Rechnung
Die drei Länder Polen, Belgien und Spanien räumen Unternehmen durch die Einführung von Übergangsregelungen mehr Zeit ein, um sich an die neuen Vorschriften zur E-Rechnung anzupassen. Diese Fristen ermöglichen es den Unternehmen, ihre Systeme und Prozesse in Ruhe anzupassen, ohne sofort mit Sanktionen rechnen zu müssen. Allerdings handelt es sich nur um Schonfristen. Unternehmen, die europaweit Geschäftsbeziehungen unterhalten, müssen also neben den deutschen auch internationale Anforderungen und Fristen im Blick behalten. Tools wie SAP DRC helfen dabei, die Vorgaben umzusetzen und Strafen zu vermeiden.
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FAQ
Wann tritt die E-Rechnungspflicht in Belgien in Kraft?
Die Pflicht tritt am 1. Januar 2026 in Kraft, mit einer Schonfrist bis zum 1. April 2026.
Was ist die Übergangsregelung für Polen?
In Polen müssen große Unternehmen ab Februar 2026 die E-Rechnungspflicht erfüllen, während des Jahres 2026 jedoch keine Strafen verhängt werden.
Wann wird die E-Rechnungspflicht in Spanien wirksam?
Ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen, die der Körperschaftssteuer unterliegen, und ab dem 1. Juli 2027 für alle anderen Steuerpflichtigen.
Wie unterstützt SAP DRC Unternehmen bei der internationalen E-Rechnung?
SAP DRC automatisiert die Einhaltung globaler Compliance-Vorgaben und ermöglicht die Übermittlung von E-Rechnungen in über 60 Ländern sowie die Integration mit dem Peppol-Netzwerk.
