Es gibt Neuigkeiten beim E-Rechnungsformat ZUGFeRD: Mit ZUGFeRD 2.5 wurde eine neue Version veröffentlicht. Das Update bringt vor allem aktualisierte Codelisten, neue Validierungsartefakte und gezielte Erweiterungen im Profil EXTENDED. Für Unternehmen, die ZUGFeRD bereits einsetzen, bedeutet das nicht automatisch ein großes Umstellungsprojekt. Trotzdem sollten Anwender prüfen, ob ihre Systeme, Validierungen und E-Rechnungsprozesse auf dem aktuellen Stand sind.
Das Wichtigste im Überblick
- ZUGFeRD 2.5: Das Update aktualisiert vor allem Codelisten und Validierungsartefakte und erweitert das Profil EXTENDED.
- Bestehende Prozesse: Für die meisten Unternehmen ist keine vollständige Migration erforderlich, bestehende Systeme und Mappings sollten jedoch überprüft werden.
- Technischer Handlungsbedarf: E-Rechnungssoftware, XSD- und Schematron-Dateien sowie die verwendeten Codelisten müssen ZUGFeRD 2.5 unterstützen.
- Empfohlene Vorbereitung: Unternehmen sollten typische Rechnungsfälle testen und insbesondere bei der Nutzung des Profils EXTENDED mögliche Anpassungen an Datenmodellen und Schnittstellen prüfen.
Damit Ihre E‑Rechnung in SAP jederzeit konform bleibt und Ihre IT spürbar entlastet wird: Wir überwachen Format- und Regelwerksänderungen (z. B. XRechnung/ZUGFeRD), bewerten neue Versionen und setzen Anpassungen auf Wunsch um.
Was ist ZUGFeRD 2.5?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten. Dadurch kann eine Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch maschinell verarbeitet werden.
Gerade im deutschen Markt ist ZUGFeRD neben der XRechnung eines der relevanten Formate für die E-Rechnung. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise ausgeweitet (Quelle: Mindforms).
Mit ZUGFeRD 2.5 wurde das Format nun an aktuelle Anforderungen angepasst. Laut FeRD wurden unter anderem die Validierungsartefakte und Codelisten auf die aktuell veröffentlichte Version der Europäischen Kommission aktualisiert (Quelle: FeRD).
Was wurde mit ZUGFeRD 2.5 geändert?
Das Update ist vor allem ein Pflege- und Optimierungsrelease. Die Grundidee von ZUGFeRD bleibt gleich: strukturierte Rechnungsdaten werden in ein PDF eingebettet und können automatisiert weiterverarbeitet werden.
Die wichtigsten Änderungen betreffen drei Bereiche:
- aktualisierte Codelisten,
- aktualisierte Validierungsartefakte,
- Erweiterungen im Profil EXTENDED.
Aktualisierte Codelisten
Ein zentraler Bestandteil von ZUGFeRD 2.5 sind aktualisierte Codelisten. Diese Listen legen fest, welche Werte in bestimmten Feldern einer E-Rechnung zulässig sind.
Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu:
- Ländern,
- Währungen,
- Mengeneinheiten,
- Zahlungsarten,
- Umsatzsteuer-Kategorien.
Für Anwender heißt das: Die Struktur der Rechnung ändert sich dadurch meist nicht. Aber die zulässigen Werte können sich ändern. Wenn ein System noch mit alten Codelisten arbeitet, kann es passieren, dass eigentlich korrekte Rechnungen nicht sauber validiert werden.
Neue und aktualisierte Validierungsartefakte
Neben den Codelisten wurden auch die technischen Validierungsartefakte aktualisiert. Dazu gehören insbesondere XSD- und Schematron-Dateien. Sie prüfen, ob eine E-Rechnung den jeweiligen Regeln entspricht.
Das ist vor allem für Unternehmen wichtig, die Rechnungen automatisiert erstellen, prüfen oder empfangen. Wenn die Validierung nicht aktuell ist, können Fehler entstehen: Rechnungen werden abgelehnt, obwohl sie korrekt sind, oder neue Regelprüfungen werden im eigenen System noch nicht berücksichtigt.
FeRD empfiehlt, die neue Version ab dem 01.07.2026 zu verwenden (Quelle: FeRD).
Was ändert sich für bestehende ZUGFeRD-Anwender?
Für viele Unternehmen bleibt der Aufwand überschaubar. Wer ZUGFeRD bereits nutzt, muss seine Prozesse in der Regel nicht vollständig neu aufsetzen. Entscheidend ist vor allem, welche Profile und welche technischen Komponenten im Einsatz sind.
Besonders relevant ist die Prüfung der Validierung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre E-Rechnungssoftware die neuen Codelisten und Validierungsartefakte unterstützt.
Das betrifft sowohl den Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang. Denn auch eingehende Rechnungen sollten mit aktuellen Regeln geprüft werden, damit es nicht zu unnötigen Rückfragen oder Ablehnungen kommt.
Was bedeutet das für das Profil EN 16931 beziehungsweise COMFORT?
Viele Unternehmen nutzen ZUGFeRD im Profil EN 16931, das in älteren Zusammenhängen häufig noch als COMFORT bezeichnet wird. Für diese Anwender stehen vor allem die aktualisierten Validierungen und Codelisten im Mittelpunkt.
Die gute Nachricht: Für typische EN-16931-Anwendungen ist ZUGFeRD 2.5 kein kompletter Neustart. Bestehende Mappings und Prozesse müssen meist nicht grundlegend verändert werden.
Trotzdem sollten Unternehmen ihre Umsetzung testen. Gerade bei Zahlungsarten, Steuerangaben, Gutschriften oder speziellen Rechnungsszenarien kann es sinnvoll sein, Beispielrechnungen gegen die neue Validierung laufen zu lassen.
Was ist im Profil EXTENDED neu?
Die fachlichen Erweiterungen von ZUGFeRD 2.5 betreffen vor allem das Profil EXTENDED. Dieses Profil wird genutzt, wenn zusätzliche Informationen abgebildet werden sollen, die über den Kernumfang der EN 16931 hinausgehen.
Neu beziehungsweise erweitert wurden unter anderem fachliche Elemente, die auf kommende Anforderungen und internationale Entwicklungen einzahlen. Dazu zählen beispielsweise zusätzliche Möglichkeiten bei Steuerangaben, Preisangaben oder erweiterten Geschäftsszenarien.
Für Unternehmen, die EXTENDED verwenden, ist deshalb eine genauere Prüfung sinnvoll. Hier kann es je nach Umsetzung notwendig sein, Datenmodelle, Mappings oder Schnittstellen anzupassen.
Was bedeutet ZUGFeRD 2.5 für Sie – und was sollten Sie jetzt tun?
ZUGFeRD 2.5 ist kein Grund zur Panik. Aber es ist ein guter Anlass, die eigene E-Rechnungsstrecke einmal sauber zu prüfen.
Wenn Sie ZUGFeRD bereits einsetzen, sollten Sie vor allem sicherstellen, dass Ihre technische Basis aktuell ist. Dazu gehören die eingesetzten Codelisten, Validierungsartefakte und Softwarestände im Rechnungseingang und Rechnungsausgang.
Empfehlenswert sind vor allem diese Schritte:
1. Eingesetztes ZUGFeRD-Profil prüfen: Klären Sie, ob Sie EN 16931, EXTENDED oder ein anderes Profil verwenden.
2. Softwarestand prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungssoftware ZUGFeRD 2.5 unterstützt.
3. Codelisten aktualisieren: Alte Codelisten können zu unnötigen Validierungsfehlern führen.
4. Validierungsartefakte aktualisieren: XSD- und Schematron-Dateien sollten auf dem aktuellen Stand sein.
5. Testrechnungen validieren: Prüfen Sie typische Fälle wie Standardrechnungen, Gutschriften, unterschiedliche Zahlungsarten und verschiedene Umsatzsteuer-Konstellationen.
6. EXTENDED-Nutzung gesondert bewerten: Wenn Sie das EXTENDED-Profil einsetzen, sollten Sie die neuen fachlichen Möglichkeiten gezielt mit Ihrer bestehenden Umsetzung abgleichen.
So lassen sich mögliche Auffälligkeiten früh erkennen und korrigieren, bevor sie im produktiven Rechnungsversand oder Rechnungseingang zu Problemen führen.
Fazit: ZUGFeRD 2.5 ist ein wichtiges Update, aber kein kompletter Umbruch
ZUGFeRD 2.5 bringt vor allem Aktualisierungen bei Codelisten und Validierungsartefakten sowie Erweiterungen im Profil EXTENDED. Für viele Unternehmen bedeutet das: keine komplette Migration, aber ein notwendiger technischer Check.
Wer ZUGFeRD im Einsatz hat, sollte jetzt prüfen, ob die eigene Software die neue Version unterstützt und ob typische Rechnungsszenarien weiterhin fehlerfrei validiert werden. Damit bleiben E-Rechnungsprozesse stabil, regelkonform und zukunftssicher.
FAQ
Müssen Unternehmen sofort auf ZUGFeRD 2.5 umstellen?
ZUGFeRD 2.5 erfordert für die meisten Unternehmen keine sofortige vollständige Umstellung. FeRD empfiehlt jedoch, die neue Version ab dem 1. Juli 2026 zu verwenden. Bis dahin sollten Unternehmen ihre Softwarestände, Validierungen und Codelisten überprüfen.
Können bestehende ZUGFeRD-Prozesse weiterverwendet werden?
In vielen Fällen können bestehende Prozesse, Mappings und Schnittstellen weiterhin genutzt werden. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Software die aktualisierten Codelisten und Validierungsartefakte unterstützt.
Welche Unternehmen sollten das Profil EXTENDED besonders prüfen?
Eine detaillierte Prüfung ist vor allem für Unternehmen sinnvoll, die zusätzliche Informationen außerhalb des Kernumfangs der EN 16931 abbilden. Durch die Erweiterungen können Anpassungen an Datenmodellen, Mappings oder Schnittstellen notwendig werden.
Wie können Unternehmen ihre Systeme auf ZUGFeRD 2.5 vorbereiten?
Unternehmen sollten ihr eingesetztes Profil und ihre Softwareversion prüfen, aktuelle Codelisten und Validierungsdateien einspielen und typische Szenarien wie Gutschriften, Zahlungsarten oder unterschiedliche Umsatzsteuerfälle testen.
