E-Rechnungen in SAP
Inhaltsverzeichnis
E-Rechnungen in SAP umsetzen
Das E-Invoicing mit SAP ist sowohl mit Lösungen möglich, die von SAP selbst entwickelt wurden wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) als auch mit Software von Drittanbietern, die extra für die Anwendung in SAP-Systemen entwickelt wurde wie die Lösung von OpenText. Nutzer müssen jedoch darauf achten, dass viele Lösungen sich auf den Rechnungseingang, also Empfang, Verarbeitung und Bezahlung, fokussieren. Demgegenüber deckt DRC primär den Rechnungsausgang, also die Erstellung, Validierung und Übermittlung, ab.
Wenn Unternehmen eine umfassende Lösung für den Rechnungseingang und -ausgang einführen möchten, bietet sich also die Kombination zweier Lösungen an. Bei mindsquare empfehlen wir beispielsweise größeren Kunden, SAP DRC mit dem Invoice Management von OpenText zu kombinieren.
SAP Invoice Management by OpenText: Automatisierter Rechnungseingang
Das SAP Invoice Management von OpenText ermöglicht die Automatisierung des Rechnungseingangs und eignet sich ideal für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Lösung ist sowohl als Cloud-Anwendung als auch als On-Premise-Variante verfügbar, was sie besonders interessant für Unternehmen mit einer hybriden SAP-Landschaft macht.
Für das Erstellen und Übermitteln von E-Rechnungen können Unternehmen die Software mit SAP DRC oder dem Document Presentment von OpenText kombinieren.
Intelligente Rechnungsprüfung
Die Lösung von OpenText ermöglicht es, Prüfregeln für eingehende Rechnungen zu definieren. So erfolgt die automatisierte Validierung und Zuordnung von Rechnungen anhand zuvor festgelegter Kriterien. Dadurch wird der manuelle Aufwand in der Rechnungsverarbeitung erheblich reduziert, was zu einer höheren Prozesssicherheit und Konsistenz beiträgt.
SAP Invoice Management von OpenText (Quelle: OpenText)
Künstliche Intelligenz
Dank Künstlicher Intelligenz verbessert sich die Verarbeitung der E-Rechnungen durch das Invoice Management kontinuierlich. Unternehmen können individuell festlegen, in welchen Fällen ein manueller Eingriff erforderlich ist. Falls Unregelmäßigkeiten oder spezielle Prüfanforderungen auftreten, benachrichtigt die Software die Anwender automatisch, sodass sie sich gezielt auf komplexe Rechnungen und besondere Herausforderungen konzentrieren können. Standardfälle hingegen werden vollständig automatisiert verarbeitet und beglichen. Die KI hilft außerdem dabei, durch Optical Character Recognition (OCR) auch Rechnungen in klassischen Formaten wie auf Papier und als PDF zu verarbeiten, was Ihnen zusätzliche Flexibilität bietet.
Integration
SAP Invoice Management von OpenText ist kompatibel zu der SAP Business Technology Platform, dem SAP Business Network sowie zu SAP S/4HANA. Diese umfassende Integrationsfähigkeit ermöglicht die Einbindung in bestehende SAP-Systemlandschaften und sorgt für eine durchgängige digitale Prozesskette.
Mit dem Invoice Management von OpenText profitieren Unternehmen von besseren Skonto-Möglichkeiten und einer optimierten Lieferantenbeziehung durch pünktliche und zuverlässige Zahlungen. Insgesamt macht die Kombination aus S/4HANA-Kompatibilität und KI-gestützter Automatisierung SAP Invoice Management von OpenText zu einer zukunftssicheren Lösung für Ihren Rechnungseingang.
SAP Ariba Invoice Management: Perfekt für Ariba-Nutzer
Für Unternehmen, die bereits auf SAP Ariba-Produkte setzen, ist das Ariba Invoice Management interessant. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs, der Verarbeitung und Bezahlung. Als integraler Bestandteil der Ariba-Suite ist das Tool vollständig kompatibel mit anderen Ariba-Produkten. Daneben ist das Ariba Invoice Management kompatibel mit dem SAP Business Network und verarbeitet E-Rechnungen, die durch diese Plattform bereitgestellt werden.
Automatisierte Rechnungsprüfung und Genehmigung
Korrekte Rechnungen werden automatisch verarbeitet und beglichen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Unternehmen können, wie bei der Lösung von OpenText, eigene Prüfregeln definieren, um den Genehmigungsprozess zu optimieren und die Bearbeitungszeit erheblich zu verkürzen.
Fehlerhafte Rechnungen, die den festgelegten Kriterien nicht entsprechen, werden automatisch an die Lieferanten zur Korrektur zurückgesendet. Dies stellt sicher, dass die Verantwortung für eine fehlerfreie Rechnungsstellung beim Lieferanten liegt. Außerdem verhindert die Anwendung so, dass fehlerhafte Rechnungen in das SAP-System gelangen oder sich Fehler durch den gesamten Verwaltungsprozess ziehen.
Intuitive Bedienung
Die Software bietet eine intuitive Drag-and-Drop-Bedienung. Unternehmen können den Bearbeitungsprozess individuell anpassen, Prioritäten setzen und den gesamten Rechnungsworkflow in Echtzeit überwachen. Die Benutzeroberfläche ist dabei übersichtlich und modern gestaltet, um eine einfache Handhabung zu gewährleisten.
SAP Ariba Invoice Management (Quelle: SAP)
Effizienz und Kosteneinsparungen
Mit dem SAP Ariba Invoice Management lassen sich Rechnungen vollständig automatisiert verarbeiten und begleichen, was zu Zeit- und Kostenersparnissen führt. Das führt dazu, dass Sie Skonti optimal nutzen und die Liquidität Ihres Unternehmens verbessern.
Durch die Kombination aus hoher Automatisierung, nahtloser Integration in die Ariba-Umgebung und benutzerfreundlicher Bedienung optimiert SAP Ariba Invoice Management den gesamten Rechnungsprozess und trägt zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen bei.
SAP Ariba Central Invoice Management: E-Rechnungen außerhalb von SAP Ariba
Das SAP Ariba Central Invoice Management wurde für Unternehmen entwickelt, die ansonsten nicht auf Ariba-Produkte setzen. Diese Software ist eine zentrale Plattform zur Verarbeitung von Rechnungen aller Formate und fokussiert genau wie das Ariba Invoice Management den Rechnungseingang. Dabei unterstreicht das Central den Anspruch der Anwendung, sämtliche Rechnungen in einer einheitlichen Umgebung zusammenzuführen. Dadurch haben alle Beteiligten jederzeit einen transparenten Überblick über den Status der Rechnungen.
Integrationsfähigkeit und Künstliche Intelligenz
Das Ariba Central Invoice Management ist cloudbasiert und bedient speziell die SAP S/4HANA-Umgebung. Die Anwendung setzt außerdem auf Künstliche Intelligenz (KI) zur Optimierung des E-Invoicings. Sie basiert auf der SAP Business Technology Platform und ist flexibel erweiterbar für andere ERP-Systeme. Im Vergleich zum SAP Ariba Invoice Management ist das Central Invoice Management weniger auf das Ariba-Ökosystem fokussiert und bietet eine breitere Integration.
Benutzeroberfläche des SAP Ariba Central Invoice Management (Quelle: SAP)
Mit SAP Ariba Central Invoice Management profitieren Unternehmen von einer zukunftssicheren, effizienten und transparenten Rechnungsverarbeitung, die sich optimal in bestehende SAP-Landschaften integrieren lässt.
SAP DRC: Optimal internationale Anbindung und Compliance
SAP Document and Reporting Compliance digitalisiert und zentralisiert den Umgang mit Dokumenten aller Art und eignet sich sehr gut für den internationalen Zahlungsverkehr mit seinen komplexen regulatorischen Anforderungen. Unternehmen können mit DRC elektronische Dokumente wie Lieferscheine, Bestellformulare und auch E-Rechnungen erstellen. DRC stellt außerdem sicher, dass die erstellten Dokumente den gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern genügen. Ändern sich Vorgaben, können Unternehmen mithilfe von DRC ihre Dokumente zügig anpassen. Vor allem der Rechnungsausgang kann mit SAP DRC sehr gut abgebildet werden. Im Rechnungseingang lässt das Tool Lücken, die Platz für die Kombination mit weiteren Tools lassen.
E-Rechnungen mit SAP DRC
Aktuell ist DRC besonders interessant für die automatisierte Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Die Anwendung sorgt dafür, dass die E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ermöglicht außerdem die effiziente Verarbeitung der E-Rechnungen. Dabei unterstützt DRC die deutschen Standards XRechnung und ZUGFeRD und außerdem weitere internationale Standards und Schnittstellen, um Rechnungsprozesse auch mit Kunden aus dem Ausland abwickeln zu können.
Kombination mit Software von OpenText
Da DRC vor allem für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ausgelegt ist und in der Eingangsverarbeitung Lücken aufweist, benötigen Unternehmen eine weitere Lösung, welche die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen abdeckt. Wir empfehlen deshalb, DRC mit Software von Drittanbietern zu kombinieren. Besonders gut funktioniert dies zum Beispiel mit dem SAP Invoice Management von OpenText. Diese Software ergänzt DRC um Funktionen zur Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab (Quelle: mindsquare)
Daneben ist DRC auch mit dem Ariba Central Invoice Management kompatibel, was beispielsweise die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol an Geschäftspartner auf der ganzen Welt ermöglicht.
Fazit
Das Angebot an Software für die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen ist bei SAP groß. Sie sollten sich vor allem die Fragen stellen, ob Sie bereits andere Ariba-Produkte im Einsatz haben und ob Sie viele E-Rechnungen von internationalen Geschäftspartnern verarbeiten müssen. Außerdem müssen Unternehmen darauf achten, Lösungen einzuführen, die sowohl den Rechnungseingang als auch den -ausgang abdecken.
Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben und die Software gut eingerichtet ist, schöpfen Sie das volle Potenzial der E-Rechnungen aus, da Sie die Verarbeitung der Rechnungen zu einem sehr großen Teil vollständig automatisieren können. Der reduzierte manuelle Aufwand sorgt dafür, dass sich die Kosten der Software mittelfristig rentieren werden.
Sie sind auf der Suche nach der passenden Software für Ihr Rechnungswesen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und wir finden gemeinsam heraus, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Weitere Informationen
- Artikel des it-onlinemagazins zur Integration von E-Rechnungen in SAP-Systeme
- Beitrag zum E-Invoicing auf der SAP-Homepage
- Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen (Blogbeitrag)
FAQ
Welche Lösungen bietet SAP für die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen an?
SAP stellt mehrere Softwarelösungen für die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen bereit, darunter:
- Invoice Management by OpenText: Automatisierung von Rechnungsprozessen mit KI-Unterstützung
- Ariba Invoice Management: Cloudbasierte Lösung für Unternehmen, die bereits Ariba-Produkte nutzen
- Ariba Central Invoice Management: Zentrale Rechnungsplattform für Unternehmen ohne Ariba-Integration
- Document and Reporting Compliance (DRC): Sicherstellung gesetzeskonformer E-Rechnungsverarbeitung, auch mit internationalen Geschäftspartnern
Wie funktioniert die Prüfung von E-Rechnungen mit SAP Invoice Management by OpenText?
SAP Invoice Management by OpenText ermöglicht die Definition von Prüfregeln für eingehende Rechnungen. Die Software validiert und ordnet Rechnungen automatisch zu, wodurch manuelle Prüfungen reduziert werden. Dadurch werden Unregelmäßigkeiten erkannt und Anwender können gezielt eingreifen.
Welche Vorteile bietet SAP Ariba Invoice Management?
SAP Ariba Invoice Management ist eine vollständig cloudbasierte Lösung zur Automatisierung von Rechnungseingang, Verarbeitung und Bezahlung. Die Vorteile sind:
- Automatische Prüfung und Genehmigung von Rechnungen
- Intuitive Drag-and-Drop-Bedienung
- Nahtlose Integration in SAP Ariba und das SAP Business Network
- Effizienzsteigerung durch reduzierte Bearbeitungszeiten
Wie kann SAP DRC mit anderen Lösungen kombiniert werden?
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) ist besonders für die gesetzeskonforme Verarbeitung von E-Rechnungen geeignet. Allerdings reicht die Funktionalität für eine vollständige Rechnungsautomatisierung nicht aus. Eine Kombination mit SAP Invoice Management by OpenText ermöglicht eine umfassendere Verarbeitung inklusive des Rechnungseingangs.
