Elektronische Rechnungsstellung
Inhaltsverzeichnis
Was ist elektronische Rechnungsstellung?
Die E-Rechnung ist ein elektronischer Prozess, bei dem Rechnungen in einem strukturierten Datenformat erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die moderne Form der elektronischen Rechnungsstellung löst die klassischen Papierrechnungen ab, aber nur wenige Unternehmen nutzen aktuell die kostengünstige und schnell generierbare Alternative.
Rechtlicher Hintergrund
Mit der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzt im Jahr 2011, ist es vielen Unternehmen möglich, die Vorgaben einfacher zu erfüllen und auf elektronische Rechnungen umzusteigen.Damit elektronischen Rechnungen vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen diese verschiedenen gesetzliche Anforderungen erfüllen. Zu beachten ist, dass sich die Gesetzgebung in diesem Bereich immer wieder ändert.
Im Juni 2017 wurde die Norm zur elektronischen Rechnungserstellung festgelegt und im September desselben Jahres wurde die sogenannte “E-Rechnungsverordnung” verabschiedet, in der unter anderem Mindestanforderungen festgelegt wurden.
Zusätzlich müssen auch bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen steuerrechtliche Vorgaben beachtet werden. Wichtige Aspekte sind hier § 14 UStG, die Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers sowie die Auswahl der akzeptierten Formate und Übertragungsmöglichkeiten der E-Rechnung.
§14 UStG
Gemäß § 14 UStG sind Papier- und elektronische Rechnungen in umsatzsteuerlicher Hinsicht gleichgestellt. Dieser Paragraf legt auch fest, wann eine elektronische Rechnung als solche gilt und welche Formate eingehalten werden müssen, um deren Echtheit zu gewährleisten. Obwohl Papier- und elektronische Rechnungen nun gleichgestellt sind, ergeben sich aus dieser Gleichstellung keine anderen Anforderungen in Bezug auf die klassische Papiervariante. Für elektronische Rechnungen müssen die “Unversehrtheit des Inhalts” und die Lesbarkeit gewährleistet sein.
Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers
Entscheiden sich Unternehmen für die elektronische Rechnung, ist es wichtig, die Zustimmung des Rechnungsempfängers einzuholen. Spricht sich der Empfänger weiterhin für eine klassische Papierrechnung aus, muss dieses berücksichtigt werden. Das Einholen eines schriftlichen Einverständnisses ist für diesen Vorgang nicht notwendig. Zahlt der Kunde eine versendete elektronische Rechnung, gilt dies als Zustimmung.
Formate und Übertragungsmöglichkeiten
Ein reines Einscannen und Versenden als Bilddatei .jpg, .pdf oder .tif entspricht keiner elektronischen Rechnung. Rechtsgültig sind strukturierte Datenformate wie XML, EDI oder XRechnung sowie hybride Datenformate, die aus einer strukturierten Datei und einer Bilddatei bestehen. Diese Bilddatei darf ein PDF/A-Format oder ein ZUGFeRD-Format haben. Bei der Übertragung der Rechnung können Sie standardmäßig E-Mail, De-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder auch Web-Download verwenden.
Wie funktioniert elektronische Rechnungsstellung?
Die elektronische Rechnung ist gesetzlich der Papierrechnung gleichgestellt und muss somit auch alle bisher bestehenden Anforderungen erfüllen, hierzu gehören:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmens und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- die Rechnungsnummer
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände/der Umfang und Art der Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- das Entgelt für die Lieferung /Leistung (§ 10 UStG)
- bei gegebenem Anlass die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes (sofern diese bisher nicht berücksichtigt wurde)
- der Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“
Für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt eine Frist von zehn Jahren, die mit dem Schluss des Kalendervierteljahrs beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Archivierung auf CD-ROM oder Mikrofilm ist möglich, jedoch darf die Rechnung nicht in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten ist wichtig, da Verstöße gegen diese Vorschrift als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 5.000 Euro geahndet werden können.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
Die elektronischen Rechnungen bieten für Unternehmen einige Vorteile. Zum einen entfallen Kosten wie Papier, Tinte, Porto, Briefumschläge und Ablageordner, die bei einer Papierrechnung anfallen. Auch beim Zeitaufwand können Unternehmen Arbeitszeit für Druck, Einkuvertieren und den Weg zur Post einsparen. Mitarbeiter können sich dementsprechend auf relevante strategische Aktivitäten konzentrieren, sodass die Arbeitszeit effizient genutzt wird.
Durch die Digitalisierung von Rechnungsdaten und den Abgleich mit anderen Dokumenten, wie Verträgen, Bestellaufträgen, Leistungserfassungsblättern und Warenempfangsbelegen, wird das Risiko von Rechnungsfehlern minimiert. Werden elektronische Rechnungen über ein digitales Geschäftsnetzwerk übertragen und mit zugehörigen Belegdaten und Geschäftsregeln programmiert, können sie vor der Buchung der Zahlung automatisch validiert werden. Ein webbasierter Zugriff auf den Rechnungsstatus und die Liquiditätsprognosen ist jederzeit möglich.
Zudem sind digitale Informationen schnell und leicht systemübergreifend einsehbar. Die interne sowie externe Zusammenarbeit wird effizienter und einfacher. Unternehmen können durch Kostensenkungen ihr Skonto maximieren und somit das Umlaufvermögen optimieren.
