Elektronische Rechnungsstellung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnung als kostengünstige Alternative: E-Rechnungen sparen Kosten für Papier, Porto und Ablage und bieten Vorteile wie Zeitersparnis und geringeres Fehlerpotenzial.
- Rechtliche Anforderungen: E-Rechnungen müssen gesetzlichen Anforderungen wie der Zustimmung des Empfängers und der Nutzung strukturierter Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) entsprechen.
- Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung: Kostensenkung, Minimierung von Fehlern, automatisierte Validierung und bessere Zusammenarbeit durch schnellen, systemübergreifenden Zugriff auf Rechnungsdaten.
- Tools für die Umsetzung: Es gibt verschiedene Lösungen, wie SAP DRC für größere Unternehmen und Lexware für kleinere Unternehmen, die eine einfache und rechtskonforme E-Rechnungserstellung ermöglichen.
Was ist elektronische Rechnungsstellung?
Die E-Rechnung wird in einem strukturierten Datenformat erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet. Diese moderne Form der elektronischen Rechnungsstellung löst die klassischen Papierrechnungen ab und ist seit Januar 2025 für B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend.
§14 UStG
Gemäß § 14 UStG sind Papier- und elektronische Rechnungen in umsatzsteuerlicher Hinsicht gleichgestellt. Dieser Paragraf legt auch fest, wann eine elektronische Rechnung als solche gilt und welche Formate eingehalten werden müssen, um deren Echtheit zu gewährleisten. Obwohl Papier- und elektronische Rechnungen nun gleichgestellt sind, ergeben sich aus dieser Gleichstellung keine anderen Anforderungen in Bezug auf die klassische Papiervariante. Für elektronische Rechnungen müssen die “Unversehrtheit des Inhalts” und die Lesbarkeit gewährleistet sein.
Formate und Übertragungsmöglichkeiten
Ein reines Einscannen und Versenden als Bilddatei .jpg, .pdf oder .tif ergibt keine elektronische Rechnung. Rechtsgültig sind E-Rechnungen in einem strukturierten Datenformat wie XML. In Deutschland werden aktuell die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD genutzt. Die Übertragung ist per E-Mail, Peppol oder mithilfe einer direkten Verbindung zwischen ERP-Systemen möglich.
Wie funktioniert elektronische Rechnungsstellung?
Die elektronische Rechnung ist gesetzlich der Papierrechnung gleichgestellt und muss somit auch alle bisher bestehenden Anforderungen erfüllen, hierzu gehören:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmens und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- die Rechnungsnummer
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände/der Umfang und Art der Leistung
- der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- das Entgelt für die Lieferung /Leistung (§ 10 UStG)
- bei gegebenem Anlass die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes (sofern diese bisher nicht berücksichtigt wurde)
- der Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“
Für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt eine Frist von acht Jahren, die mit dem Schluss des Kalendervierteljahrs beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ansonsten gelten die Vorgaben der GoBD für die revisionssichere Archivierung von geschäftlichen Dokumenten.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bietet die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen einige Vorteile.
Zum einen entfallen Kosten wie Papier, Tinte, Porto, Briefumschläge und Ablageordner, die bei einer Papierrechnung anfallen. Auch beim Zeitaufwand können Unternehmen Arbeitszeit für Druck, Einkuvertieren und den Weg zur Post einsparen. Mitarbeiter können sich dementsprechend auf relevante strategische Aktivitäten konzentrieren und ihre Arbeitszeit effizient nutzen.
Durch die Digitalisierung von Rechnungsdaten und den Abgleich mit anderen Dokumenten, wie Verträgen, Bestellaufträgen, Leistungserfassungsblättern und Warenempfangsbelegen, wird das Risiko von Rechnungsfehlern minimiert. Werden elektronische Rechnungen über ein digitales Geschäftsnetzwerk übertragen und mit zugehörigen Belegdaten und Geschäftsregeln programmiert, können sie vor der Buchung der Zahlung automatisch validiert werden. Ein webbasierter Zugriff auf den Rechnungsstatus und die Liquiditätsprognosen ist jederzeit möglich.
Zudem sind digitale Informationen schnell und leicht systemübergreifend einsehbar. Die interne sowie externe Zusammenarbeit wird effizienter und einfacher. Unternehmen können durch Kostensenkungen ihr Skonto maximieren und somit das Umlaufvermögen optimieren.
Tools für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung
Um die elektronische Rechnungsstellung im Unternehmen umzusetzen, gibt es viele verschiedene Lösungen – von SAP-implementierten Tools für größere Unternehmen bis hin zu Software für kleine und mittelständische Unternehmen.
SAP DRC – internationale Rechnungsstellung
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) bietet Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen sowie anderen geschäftlichen Dokumenten wie Steuerreportings. Besonders hervorzuheben ist die umfassende Kompatibilität des Tools mit mehr als 60 Ländern und verschiedenen nationalen Formaten, wie etwa XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland. Dies ermöglicht eine internationale Skalierbarkeit und erleichtert die Einhaltung länderspezifischer Anforderungen, die sich ständig weiterentwickeln.
Das Tool ist sowohl für SAP S/4HANA in der Cloud als auch On-Premises verfügbar und unterstützt auch ältere SAP-Versionen. Ein weiteres Plus ist das benutzerfreundliche Dashboard, das den Anwendern eine Übersicht über alle relevanten Rechnungen bietet. SAP DRC ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Rechnungsprozesse vollständig zu automatisieren und so die Effizienz zu steigern. Aufgrund seines umfassenden Funktionsumfangs und des höheren Preismodells eignet sich das Tool insbesondere für größere Unternehmen, die eine internationale Compliance-Lösung benötigen.
Unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool – flexibel einsetzbar
Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse direkt in ihre bestehende SAP-Umgebung integrieren möchten, bieten wir unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool an. Diese Lösung ermöglicht die nahtlose Erstellung und den Versand von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format – ganz ohne externe Software oder umfangreiche Prozessänderungen. Die Integration in die zentrale SAP-Umgebung sorgt für eine effiziente Automatisierung und reduziert den manuellen Aufwand.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Ein entscheidender Vorteil unserer Lösung ist, dass keine laufenden Lizenzgebühren anfallen, was sie besonders kosteneffizient macht. Das Tool deckt alle zentralen SAP-Module wie SD, MM und FI ab und bietet zudem Unterstützung für branchenspezifische Module wie RE-FX und IS-U. Unternehmen profitieren von flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, insbesondere bei den Versandkanälen (z. B. E-Mail, PEPPOL oder das Portal des Bundes). Außerdem können Sie empfängerspezifische Formate festlegen, um individuellen Kundenanforderungen gerecht zu werden. So bleiben Unternehmen flexibel und stellt sicher, dass alle Compliance-Vorgaben effizient erfüllt werden.
Lexware – E-Rechnungen für KMU
Das Tool faktura+auftrag von Lexware bietet eine benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format, sodass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht problemlos erfüllen können. Neben der Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen ermöglicht es auch die Rechnungskorrektur, die Erstellung von Sammelrechnungen sowie das Verwalten von wiederkehrenden Rechnungen.
Dank der DATEV-Export-Schnittstelle und der Anbindung an E-Shops eignet sich Lexware besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine effiziente und umfassende Lösung für die Rechnungsstellung und -verarbeitung suchen. Das Tool stellt sicher, dass die Rechnungsprozesse reibungslos und rechtskonform ablaufen, ohne dass umfangreiche technische Vorkenntnisse erforderlich sind.
Fazit
Die elektronische Rechnungsstellung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter erhebliche Kostensenkungen, Zeitersparnis und eine reduzierte Fehlerquote. Durch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, wie etwa die Zustimmung des Empfängers und die Nutzung strukturierter Formate, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen rechtskonform sind.
Mit der richtigen Lösung – sei es SAP DRC für große Unternehmen, unser integriertes SAP-Tool oder Lexware für KMUs – lässt sich der Übergang zur digitalen Rechnungsstellung einfach und effizient gestalten. Letztlich ermöglicht die E-Rechnung nicht nur die Optimierung interner Prozesse, sondern auch eine bessere Zusammenarbeit und eine zukunftsfähige, skalierbare Lösung für die Rechnungsstellung.
Websession: Elektronische Rechnungsstellung
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die elektronische Rechnungsstellung Ihr Unternehmen optimieren kann? Vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Beratungstermin und finden Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen!
Dieser Artikel erschien bereits im April 2023. Der Artikel wurde am 11.11.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, gesendet und empfangen wird und eine kostengünstige Alternative zur Papierrechnung darstellt.
Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der E-Rechnung beachtet werden?
E-Rechnungen müssen gesetzliche Vorgaben wie die Zustimmung des Empfängers und die Verwendung strukturierter Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?
Die E-Rechnung spart Kosten für Papier, Porto und Ablage, reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und schnelleren Zugriff auf Rechnungsdaten.
Welche Tools gibt es zur Umsetzung der E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Tools wie SAP DRC für große Unternehmen, unser eigenes SAP-integriertes Tool für flexible Anwendungen und Lexware für kleine und mittelständische Unternehmen.
Wer kann mir beim Thema Elektronische Rechnungsstellung helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Elektronische Rechnungsstellung benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
