Die Gefahren durch Medienbrüche
Lebenszyklus eines Dokuments - warum Medienbrüche vermieden werden sollten. Erstellen – Drucken – Ausfüllen – Scannen – Senden – Drucken – Archivieren – Scannen – Verarbeiten
Medienbrüche sind auch im 21. Jahrhundert noch in vielen Unternehmen und Prozessen zu finden. Der Wechsel zwischen digitalen und analogen Medien findet dabei häufig mehr als einmal statt.
Da werden digitale Inhalte gedruckt, um sie handschriftlich ausfüllen und danach wieder eingescannt, um sie per Mail verschicken zu können. Der Empfänger druckt das Ganze wieder aus und legt es entsprechend ab. Die digitale Kopie geht verloren und nach einiger Zeit muss das Dokument erneut gescannt werden, um es weiter verarbeiten und versenden zu können.
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In einem unverbindlichen Gespräch kann ich mit Ihnen über Ihre Ausgangslage sprechen und Ihnen Möglichkeiten aufzeigen. Selbstverständlich können wir danach auch ein unverbindliches Angebot unterbreiten.
Oftmals nur als “unschöne Stolpersteine” und “Zeit- und Materialfresser” betrachtet, wird dabei jedoch außer Acht gelassen, dass solche Medienbrüche auch zu weitreichenden Problemen führen können.
Dass Sie hier weit mehr zu verlieren haben als Papier, Zeit und Geld (in Form von Druckkosten) möchte ich gerne im Folgenden beleuchten.
Medienbrüche – Sicherheitslücken?
Per Zufall bin ich vor einiger Zeit auf einen Videomitschnitt des jährlichen Treffens des Chaos Computer Clubs gestoßen.
In diesem Video mit dem Titel Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast des Bloggers David Kriesel wird auf erschreckende Weise deutlich, welche Folgen durch Medienbrüche entstehen können.
Kriesel schreibt dabei über sich selbst (und verlinkt damit auf eben dieses Video):
“Neben der Informatik an sich interessiert mich mindestens genauso, wie die modernen Kommunikationsmittel die Gesellschaft verändern. Mich fasziniert auch, wie der Übergang von der Papierwelt zur aktuellen Mischung aus Papier- und Digitalwelt vonstatten geht, und insbesondere, was dabei gefährlich schief gehen kann.” (Link zur Kurz-Vita)
Als Warnung vorweg – wer gerne, oft und ohne darüber nachzudenken Geräte wie einen Kopierer oder Scanner verwendet (und an dieser Gewohnheit auch nichts ändern möchte) sollte sich dieses Video lieber nicht anschauen und auch hier nicht weiterlesen!
Pattern Matching – Komprimierung auf Kosten der Integrität von Dokumenten
Was machen Sie als erstes, nachdem Sie ein Dokument gescannt oder kopiert haben? Ich bin sicher, egal was Sie hierauf antworten – “ich untersuche die Kopie / den Scan auf mögliche Abweichungen vom Original” wird nicht dabei sein. Wir legen ein Dokument in den Einzugsschacht – drücken auf “Kopieren” – und erwarten wie selbstverständlich, dass wir ein exaktes Abbild dessen erhalten, was wir eingegeben haben (immerhin ist ja genau DAS die Aufgabe eines solchen Gerätes).
Das bereits verlinkte Video zeigt jedoch – ein genauer Blick auf das erhaltene Resultat kann unter Umständen entscheidend sein!
Was war passiert?
Hier eine kurze Zusammenfassung der Problematik (für die detaillierte Ausführung kann ich Ihnen das verlinkte Video nur wärmstens ans Herz legen – übrigens auch, weil es diese Thematik mit viel Humor und Spannung zusammenfasst und veranschaulicht).
Um in der Massenverarbeitung die Performance der Datenübertragung innerhalb des Kopierers zu optimieren, kommen beim Digitalisieren der Original-Datei Komprimierungsverfahren zum Einsatz.
Eine Technik auf die hierbei zurückgegriffen wird, ist das sogenannte Pattern Matching. Dabei werden grob gesagt “wiederkehrende Elemente” in dem zu scannenden Dokument erkannt – die qualitativ beste Variante gespeichert – und diese an allen auftretenden Stellen eingesetzt.
Beim Scannen einer Seite Text heißt das beispielsweise, dass der Buchstabe “a” nur genau einmal wirklich als Bild erfasst (hierbei wird der beste “Schnappschuss” verwendet) und dazu die Information gespeichert wird, wo überall im Dokument dieses “a” auftaucht.
Bei der Ausgabe als digitale oder analoge Version wird dann wiederum das gespeicherte Bild des “a”s an allen auftretenden Stellen eingesetzt.
Ziel ist es dabei, die zu übertragenden Datenmenge zu reduzieren ohne Qualitätsverluste.
Prinzipiell eine gute und sinnvolle Überlegung – allerdings mit teilweise fatalen (möglichen) Nebenwirkungen…
Pattern “Missmatching” – die dunkle Seite der Komprimierung
Was zum Beispiel passiert, wenn der Scanner auf Grund schlechter Auflösung oder Qualität der Original-Datei ein Matching herstellt, wo gar keins ist?
Das verlinkte Video zeigt, wie in solchen Fällen der Inhalt eines Dokuments allein durch den Vorgang des Scannens / Kopierens verfälscht wird.
Eine 6 und eine 8 werden vom Gerät als identisch angesehen (bspw. die 6 als schlecht abgedruckte 8) woraufhin alle 6en im Dokument durch perfekte 8en ersetzt werden.
Das gefährliche dabei – auf den ersten Blick ist der Fehler nicht zu erkennen!
Denn dank intelligenter Auswahl, wird die qualitativ hochwertigste von allen 8en verwendet – das Ergebnis ist also ein tadelloses Dokument, das optisch keinen Grund zum Zweifeln aufkommen lässt.
Welche Folgen hieraus resultieren können, wenn bspw. Baupläne für Häuser und Brücken, chemische Rezepte, oder Medikamenten-Pläne in Krankenhäusern und Altenheimen gescannt werden, ist kaum vorstellbar.
Noch gravierender wird es dann, wenn die Originale nach dem Scannen vernichtet und nur mit der digitalen Kopie weiter gearbeitet wird (wie ich es in der Posteingangsverarbeitung bereits bei einigen Kunden erlebt habe). Eine nachträgliche Aufklärung der Fehler ist dann nahezu unmöglich.
Sichere Alternative – interaktive Formulare
Doch wie mit dieser möglichen Gefahr umgehen? Das verlinkte Video und die darin vorgestellte Problematik bezieht sich in erster Linie auf die Geräte eines einzelnen Hersteller (der dieses Problem zwischenzeitlich wohl auch durch einen Patch korrigiert hat – das Pattern Matching ist dort nun nicht mehr standardmäßig aktiviert). Dennoch zeigt diese Geschichte, wie sorglos wir mit Medienbrüchen und den daran beteiligten Geräten und Dokumenten umgehen.
Eine Alternative wäre es die Ergebnisse des Scannens und Kopierens nachträglich gegen das Original zu prüfen, um so mögliche Abweichungen zu entdecken. Für Kleinbetriebe sicherlich eine (zumindest theoretisch) mögliche Variante. Sobald wir jedoch von mehreren Hundert bis Tausend Dokumenten am Tag sprechen, dürfte dieses Vorgehen als unbrauchbar anzusehen sein.
Daher empfiehlt es sich meiner Meinung nach eine Stufe früher einzugreifen und derartige Medienbrüche soweit wie möglich zu vermeiden.
Interaktive Formulare (auf Basis der Adobe Interactive Forms / SAP Interactive Forms by Adobe Technologie) können hierbei behilflich sein.
Indem ich es allen am Prozess Beteiligten erlaube, ihre Daten direkt und digital im Dokument einzutragen und dieses danach zur weiteren Verarbeitung weiterzuleiten, vermeide ich neben den gängigen Nachteilen der Medienbrüche (Kosten, Zeit, Material) auch die Gefahr, dass durch den Wechsel zwischen analogen und digitalen Medien Daten verloren gehen oder (unbewusst) verändert werden.
Haben Sie Medienbrüche in Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen entdeckt, die Sie gerne beseitigen möchten?
Benutzen Sie Ihre Multifunktionsgeräte nach der Lektüre dieses Artikels bzw. des verlinkten Videos anders bzw. bewusster als zuvor?
Ich freue mich über Ihre Kontaktanfrage bzw. Kommentare!
