Case Study: Flexible Formulare durch Adobe-Forms-Migration
ZUGFeRD, digitale Signaturen, Mehrfarbigkeit – die Anforderungen an Formulare steigen stetig. Das ist auch unserem Kunden– einem Automobilteilzulieferer – bewusst. Das Unternehmen beliefert weltweit mehr als 10.000 Kunden.
Die Anforderungen der Kunden erstrecken sich von flexibler Tabellendarstellung über ZUGFeRD, QR-Codes andrucken, digitale Signaturen bis hin zu Mehrfarbigkeit und vieles mehr. Mit den alten Formulartechnologien SAPscript und Smart Forms sind die Anforderungen nicht umsetzbar.
Die Herausforderung
Die Formularlogik des Unternehmens bestand aus 10.000 Zeilen altem Coding – ein Entwickler musste entsprechend Zeit aufwenden, um sich durch die verworrenen Zeilen durchzuarbeiten. Der zeitliche Aufwand als auch die Kosten waren immens. Zudem ist die Formulartechnologie SAPscript nicht in der Lage, die oben erwähnten Techniken wie digitale Signaturen und Mehrfarbigkeit anzuwenden.
Aufgrund der fehlenden Features hat das Unternehmen viele Ausschreibungen verloren. So ist ein modernes Formular, das die wichtigen Features berücksichtigt, wesentlich für das Unternehmen, um die folgenden 3 Hauptziele verfolgen zu können:
- Konkurrenzfähigkeit durch moderne Formulartechnologie bewahren
- Wartungskosten reduzieren
- Produktivbetrieb nicht negativ beeinflussen
Lösung: Adobe-Forms-Migration mit Mindforms
Die Lösung für das Unternehmen liegt in der zukunftsweisenden Technologie Adobe Forms. Bevor konkrete Maßnahmen festgelegt wurden, haben wir als Formularexperten von Mindforms zusammen mit dem Kunden die Anforderungen an die Formularlandschaft analysiert. Anschließend wurde gemeinsam die Software-Architektur geplant, bis es an die konkrete Umsetzung – die Adobe-Forms-Migration – ging.
Drei Phasen der Adobe-Forms-Migration
Die drei Phasen der Adobe-Forms-Migration bestehen aus „Bestandsaufnahme & Zielformulierung“, „Design & Implementierung“ sowie „Acceptance Test & Go-live“. Wenn Sie sich für die einzelnen Maßnahmen im Detail interessieren, dann empfehle ich Ihnen unsere Infografik Migration auf Adobe Forms.
Die Umsetzung: Erfolge und Hürden
Wir haben die Umstellung der Formulare schrittweise durchgeführt, da das laufende Tagesgeschäft des Unternehmens nicht beeinflusst werden sollte. Zunächst haben wir uns mit den Bereichen SAP Sales & Distribution (SAP SD) und SAP Materialmanagement (SAP MM) beschäftigt. Folgende Formulare wurden dabei umgestellt:
- Rechnungsformular
- Auftragsformular
- Angebotsformular
- Lieferschein
- Bestellformular
Workshop
Anschließend folgten die Bereiche SAP Financials (SAP FI) sowie SAP Qualitätsmanagement (SAP QM). Eine Herausforderung während des Projektes war, dass die Fachabteilungen teilweise ihre eigenen Anforderungen an die Formulare nicht klar definieren konnten. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, zusätzlich einen Workshop mit den Fachabteilungen durchzuführen, in dem wir Fragen klären und die Fachanforderungen aufnehmen konnten.
Change Management
Außerdem haben wir aktives Change Management betrieben – die Anwender hatten Befürchtungen, dass die Formulare nach der Umstellung anders aussehen könnten. Indem wir erfolgreiche Beispiele aus der Praxis aufgezeigt und auf die Anforderungen und Bedenken der Key User eingegangen sind, konnten wir Berührungsängste nehmen und von den Vorteilen der Technologie überzeugen.
Eine weitere Hürde bestand darin, dass die Fachabteilungen teilweise die Techniken, wie die Empfänger-orientierte Zahlendarstellung, nicht verstanden haben. Auf diese Punkte sind wir nochmal im Detail eingegangen, bis jeder Anwender vollständig abgeholt wurde.
Ergebnisse
Mit Planung und Umsetzung bis zum Go-live und unter Berücksichtigung des Tagesgeschäfts hat das Projekt insgesamt 9 Monate gedauert. Die drei Projektziele – Konkurrenzfähigkeit bewahren, Wartungskosten reduzieren und Produktivbetrieb nicht negativ beeinflussen – wurden zu 100 % erreicht. Durch den Umstieg auf Adobe Forms wurden die Formulare auf eine langfristige und stabile Grundlage gestellt – die IT kann nun endlich auf moderne Anforderungen reagieren.
Durch den Einsatz modernster Formulartechnologie schafft das Unternehmen attraktivere Arbeitsplätze und das optisch ansprechende Layout der Formulare gewann erheblich an Akzeptanz bei den Anwendern. Aufgrund der neuen Technologie konnte die Projektlaufzeit für die Umsetzung von Anpassungswünschen an den Formularen stark reduziert werden.
Planen Sie auch eine Umstellung auf Adobe Forms und benötigen Unterstützung? Dann möchte ich Ihnen gerne unseren Adobe-Forms-Einführungsworkshop empfehlen, den wir auch in diesem beschriebenen Kundenbeispiel durchgeführt haben. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen haben. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.
