Jeremia Girke
 - 16. April 2019

Halbierte Wartungskosten mit Formularframework

Ob jetzt nun ein Geschäftsführerwechsel ansteht oder ein Logo oder eine Fußzeile angepasst werden muss: Vielen Unternehmen ist die Problematik bekannt, dass Formular häufig und aus den unterschiedlichsten Gründen verändert oder angepasst werden müssen. Die Abänderung eines kleinen Details kann bereits einen hohen Arbeitsaufwand mit sich bringen.

Unserem Kunden, ein Elektrogeräte-Großhandel und Service-Anbieter für Elektrogeräte-Hersteller, ist diese Problematik ebenfalls bekannt. Seine Kunden haben hochindividuelle Anforderungen, die eine hohe Anpassungsfähigkeit von ihm verlangen. Umso wichtiger ist für ihn eine optimierte Flexibilität bei der Pflege von Formularen.

Die Herausforderung

Die im Unternehmen bereits bestehenden Lösungsansätze zur Formulardatenpflege waren vielzählig und uneinheitlich, sodass die entsprechenden Entwickler lediglich über ihre eigene Lösung informiert waren, nicht aber über die der Entwickler anderer Standorte. Bereits kleine Anpassungen der Daten verlangen viel Knowhow, das in diesem Fall allerdings über mehrere Standorte verteilt war: Eine einheitliche Bearbeitung aller Formulare und der enthaltenen Daten war somit nicht möglich. Dies zog bei jeder Wartung der unterschiedlichen Formulare zusätzlich hohe Wartungskosten mit sich.

Darüber hinaus nutzten die Entwickler noch die mittlerweile in die Jahre gekommene Formulartechnologie SAPscript. Ein Umstieg auf die aktuellste Technologie Adobe Forms war notwendig, allerdings auch mit einer Umschulung aller Inhouse-Entwickler verbunden.

Somit ergaben sich als drei zentrale Hauptziele für das Unternehmen:

  • Reduzierung der Wartungskosten durch eine zentrale Wartung
  • Erhöhung der Flexibilität, um schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können
  • Alle Entwickler mitnehmen

Formularframework

Lösung: Formularframework von Mindforms

Zur Lösung dieser Problematik eignet sich die Implementierung des von den Fachbereichsexperten Mindforms‘ eigens entwickelten Formularframeworks, das die Rahmenbedingungen einer Formularentwicklung grundlegend vereinheitlicht. Ob es sich nun um die Anpassung der Fußzeilen, Anschriften, Logos oder Hinweis-Texte handeln soll – als zentrales Pflegetool dient das Formularframework zur Bearbeitung aller auf Formularen vorhandenen, wiederkehrenden Daten.

Das flexible Framework deckt bereits die meisten Anforderungen bei der Datenpflege von Formularen ab. Durch die Implementierung eines solchen Pflegetools bleibt die Datenpflege nicht mehr verpflichtend in den Händen der IT-Abteilung: Die Überarbeitung von Formularinhalten kann fortan von den Key-Usern selbst übernommen werden und gibt den Mitarbeitern der IT mehr Kapazität für neue Anforderungen.Besonders hohe Ansprüche an die Flexibilität wurden auf Wunsch des Kunden in das Formularframework integriert.

Um weiterführend den Umstieg von SAPscript auf die aktuellste Formulartechnologie Adobe Forms erfolgreich durchzuführen, entschied der Kunde sich für ein „Coaching on the Job“. Hierbei sollten die Inhouse-Entwickler bei der Implementierung von Adobe Forms begleitet und Fragen oder Zweifel vor Ort beantwortet und behoben werden.

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SAP Adobe Forms ist der zukünftige Standard für Druckformulare, denn es ermöglicht effizientes und gewinnbringendes Arbeiten.

Ergebnisse

Durch das „Coaching on the Job waren die internen Entwickler nicht nur in der Lage, den Go-Live der neuen Formulartechnologie Adobe Forms und des Formularframework eigenständig zu übernehmen –auch die intensive Serviceunterstützung von beidem konnte erfolgreich hausintern übernommen werden.

Anpassungswünsche des Kunden konnten dank gezielter Erweiterungen nahtlos in das Formularframework integriert werden. Eine ausgiebige Nutzung des Datenpflegetools war unmittelbar nach dem Go-Live möglich und ermöglichte durch die nun standardisierten Formulare viel schnellere Rollouts: Alle Anforderungen waren nun in etwa der Hälfte der vorherigen Zeit umsetzbar. Auch wurde ein Großteil der Arbeitslast von den Schultern der IT-Abteilung genommen, da die Key-User viele Ihrer Formularanforderungen nun eigenständig per Customizing umsetzen konnten.

Die Formulartechnologie befindet sich auf dem neusten Stand und die Einbindung des Formularframeworks erleichtert und beschleunigt in allen Bereichen die zuvor unnötig komplizierten Formularanpassungen. Somit konnte das Unternehmen seine weiteren Hauptziele, die Wartungskosten zu reduzieren und auch die Flexibilität bei der Erfüllung neuer Anforderungen zu optimieren, eindeutig erreichen.

Möchten Sie mehr zum Thema Formularframework von Mindforms erfahren? Dann schauen Sie sich gerne weiter auf unserem Blog um. Sprechen Sie auch gerne direkt mit mir.

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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