Formulare – die stillen Zeugen der digitalen Transformation
Ein tolles Modewort und ein heiß diskutiertes Thema: Die digitale Transformation. Die Entwicklung im digitalen Bereich geht rasend schnell voran. Und wie immer, wenn es zu einer neuen Entwicklung kommt, müssen wir uns anpassen. Wir alle. Das gilt für Personen wie für ganze Unternehmen. Ein stiller Zeuge, der sich fast unbeachtet ebenfalls weiterentwickelt hat, ist das Formular.
Vor noch nicht einmal hundert Jahren wurde der erste Computer von Konrad Zuse entwickelt. Und heutzutage laufe ich mit einem kleinen Gerät in der Hosentasche herum, mit dem ich meinen Tag planen kann, in dem Informationen über alle meine Freunde gespeichert sind oder mit dem ich mich jederzeit über alles informieren kann.
Die digitale Transformation verändert alle Lebensbereiche und das mit extremem Tempo. Unternehmen müssen sich verändern, wenn sie überleben wollen. Wer sich nicht an die neuen digitalisierten Rahmenbedingungen anpasst, verschwindet vom Markt. Mehr Einblicke zu diesem Thema gewährt das Buch Consulting Y.
Digitale Formulare für jedes Endgerät
Die digitale Transformation hat auch das Formularwesen grundlegend verändert. Formulare sind mittlerweile digital. Egal ob es sich um Rechnungen handelt, Briefe für den Kunden oder sonstige Korrespondenzen.
Der Anspruch der Gesellschaft an ein Formular ist stark gestiegen. Einheitlich, klar verständlich, in kleiner Dateigröße soll es sein und natürlich auch “schick”. Alles hat sich weiterentwickelt. Angefangen vom moderneren Design bis hin zu völlig neuen Funktionalitäten auf dem Formular. QR-Codes, Buttons oder sonstige Logik direkt im Formular, vor einigen Jahren war das noch undenkbar. Dass Servicemitarbeiter die Messwerte der Heizungsanlage direkt auf dem Tablet ins Formular einträgt und diese per Knopfdruck an das SAP-System sendet, ist inzwischen Alltag.
Die Zukunft der Druckformulare
Ich bin der Meinung, Druckformulare werden auf kurz oder lang immer weniger. Natürlich wird es immer Menschen geben, die gerne Papier in den Händen halten. Schauen wir uns einmal an, was alles notwendig ist, um ein Druckformular auszugeben: Es wird ein Drucker benötigt, Toner und Papier. Anschließend muss das Formular noch zum Empfänger transportiert werden. Das Kosten Zeit und Geld. Briefumschlag, Porto, Zeit für die Übermittlung.
Nicht zu vergessen: der Support der Hardware. Privat nutze ich kaum noch einen Drucker. Alleine schon die Alltagssituation, dass ich z.B. etwas drucken möchte und die Tinte eingetrocknet ist…Und wie sieht die moderne Lösung aus? Formulare werden zum Beispiel online dargestellt oder per E-Mail verschickt. Heutzutage besitzt fast jeder ein Smartphone, mit dem er in Echtzeit E-Mails empfangen und digitale Formulare betrachten kann.
Für Unternhemen hat die Entwicklung hin zum digitalen Formular mehrere Vorteile: So können in digitalen Formularen beispielsweise Elemente wie Hyperlinks auf die Firmenseite integriert werden. Unternehmen, die noch verstärkt auf Druckformulare setzen, müssen mit erheblichen Mehrkosten rechnen. Das papierlose Büro wird in absehbarer Zeit flächendeckend zur Realität.
Digitale Transformation – Innovation im Bereich der Formulare
Auch wenn es kaum so wahrgenommen wird, ein ordentliches Formular ist ein wichtiger Bestandteil vieler erfolgreicher Firmen. Briefe an den Kunden sind Visitenkarten des Unternehmens. Daher stehen selbst Formulare unter einem ständigen Innovationsdruck. Neue Technologien schaffen neue Möglichkeiten: Barcodes, QR-Codes, Buttons, Logiken können bereits heute in ein Formular integriert werden.
Und die Möglichkeiten der Formulargestaltung werden noch zunehmen. Aufgrund der zunehmenden technologischen Komplexität sind Formulare schon längst kein Randthema mehr, das nebenbei behandelt werden kann. Wie fast jeder Bereich in unserer digitalen Welt werden Spezialisten benötigt, die sich mit der Materie beschäftigen und sich mit aktuellen Entwicklungen auseinandersetzen, entweder inhouse oder extern.
Formular-Framework – Aufwand für die Formularerstellung & -wartung reduzieren
Das Formular-Framework hilft Ihnen dabei, den Aufwand für wiederkehrende Anpassungen auf ein Minimum zu reduzieren.
Persönliche Einschätzung und Ausblick
Die digitale Transformation ist längst Realität. Doch es fehlt häufig an Konkretheit, was das bedeutet und wie sich dadurch der Alltag verändert. Für mich ist das zum Beispiel die Reise mit der Bahn. In der App das Ticket gekauft, beim Kontrollieren kurz das Handy rausgeholt und den QR Code geprüft und für die Reisekosten die Mail mit dem Ticket im Anhang weiter geleitet. Es sind oftmals die kleinen Dinge, an denen die Veränderung sichtbar wird.
Ich bin gespannt, wie sich unser tägliches Leben nun auch mit Hilfe von Sprach-Assistenten wie Alexa verändern wird und welche Veränderungen in der Arbeitswelt noch auf uns zu kommen.
Was sind Ihre Erfahrungen aus dem Alltag? Was hat sich für Sie verändert?
Ich freue mich über Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.
