PDF zusammenfügen: Von der Einzelseite zum Gesamtdokument
Im Geschäftsalltag sammeln sich oft zahlreiche Dokumente an, sei es in Form von Rechnungen, Verträgen, Berichten oder Präsentationen. Wenn es dann darum geht, diese Dokumente effizient zu verwalten oder zu versenden, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten. Eine der einfachsten und praktischsten Lösungen für dieses Problem ist das Zusammenfügen von PDF-Dateien zu einer einzigen Datei. Doch wie funktioniert das genau? In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, warum das Zusammenfügen von PDFs sinnvoll ist und welche Methoden Ihnen zur Verfügung stehen, um mehrere Dokumente unkompliziert zu einer Datei zu vereinen.
Das Wichtigste im Überblick
- Das Zusammenfügen von PDFs erhöht die Benutzerfreundlichkeit, vereinfacht Versand und Druck und schafft Ordnung im Dokumentenmanagement.
- Online-Tools bieten schnelle Lösungen – bei sensiblen Daten sollten jedoch Datenschutzaspekte beachtet werden.
- Lokale Software wie Adobe Acrobat oder PDF24 ermöglicht komfortables und sicheres PDF-Merging direkt am Arbeitsplatz.
- SAP bietet mit cl_rspo_pdf_merge eine integrierte Lösung zum PDF-Zusammenfügen, ideal für große Datenmengen und systeminterne Workflows.
Warum sollte man PDF-Dokumente zusammenfügen?
Bevor wir uns den verschiedenen Methoden widmen, lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, warum es sinnvoll ist, mehrere PDFs zusammenzuführen:
- Erhöhte Benutzerfreundlichkeit: Statt mehrere Dateien zu durchsuchen, haben Sie alle relevanten Informationen in einer einzigen Datei. Dies spart Zeit und vereinfacht das Auffinden von Inhalten. Außerdem müssen die Leser des Dokuments nicht mehr zwischen mehreren Dokumenten hin und her springen.
- Komfort beim Versenden: Besonders bei der E-Mail-Kommunikation ist es deutlich praktischer, nur eine Datei anzuhängen, anstatt mehrere Einzeldateien zu versenden. Der Empfänger muss so nicht mehrere PDF-Dokumente öffnen und profitiert von der komfortablen Übersicht über ein einziges PDF-Dokument.
- Vereinfachtes Drucken: Wenn Sie mehrere PDFs drucken müssen, ist es wesentlich einfacher, eine einzelne Datei zu drucken, als mehrere Dokumente separat zu bearbeiten. So hängen die PDF-Dokumente nicht alle einzeln im Spooler des Druckers fest und Sie können sich sicher sein, dass alle Seiten gedruckt werden.
PDF-Dokumente zusammenfügen
Um PDF-Dokumente zusammenzufügen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Online-Tools
Wenn es schnell gehen soll, bietet sich das Zusammenfügen der PDF-Dokumente in einem Online-Tool an. Beispielsweise bietet Adobe ein kostenloses Online-Tool an, um PDF-Dokumente zusammenzufügen. Hier können Sie Ihre Dokumente hochladen, die Reihenfolge anpassen und die Dokumente per Knopfdruck zusammenfügen. Besonders praktisch: Adobe konvertiert direkt Dokumente anderer Formate in das PDF-Format. Sie können also auch Word-Dateien hochladen und ohne Zwischenschritt zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenfügen.
Neben diesem Tool des bekannten Softwareherstellers Adobe gibt es unzählige weitere Anbieter von Tools für das Zusammenfügen von PDF-Dokumenten. Sie sollten bei der Auswahl eines geeigneten Tools darauf achten, dass Sie die Reihenfolge Ihrer Dokumente im Gesamtdokument anpassen können.
Wenn die PDF-Dokumente, die Sie zusammenfügen möchten, vertrauliche oder sensible Informationen enthalten, sollten Sie davon absehen, die Dokumente bei einem beliebigen Anbieter eines Online-Tools hochzuladen. Hier bietet sich eine professionelle Software an, die besonderen Wert auf den Schutz der Daten legt.
Installierte Software
Adobe Acrobat
In Adobe Acrobat lassen sich mehrere PDF-Dateien komfortabel zu einem einzigen Dokument zusammenfügen. Dazu öffnet man Adobe Acrobat und wählt den Menüpunkt „Dateien zusammenführen“. Im folgenden Dialog können mehrere PDFs per Drag-and-drop hinzugefügt und bei Bedarf in der Reihenfolge verändert werden.
Nach dem Klick auf „Zusammenführen“ erstellt Acrobat eine neue PDF-Datei, die anschließend gespeichert werden kann. Diese Funktion steht jedoch nur in der kostenpflichtigen Version von Adobe Acrobat zur Verfügung.
PDF24
Die kostenfreie Software PDF24 bietet neben einem Tool im Browser auch eine Funktion an, um PDF-Dateien zusammenzuführen. Im PDF24 Creator können per Drag-and-drop mehrere PDFs in ein Bearbeitungsfenster gezogen, sortiert und anschließend zu einem Dokument zusammengeführt werden. Über die Schaltfläche „PDF erstellen“ wird das kombinierte Dokument generiert und lokal gespeichert. Die Online-Version funktioniert ähnlich und erfordert keine Installation, wobei sensible Daten hier nicht hochgeladen werden sollten, wenn Datenschutz eine Rolle spielt.
PDF-Dokumente zusammenfügen in SAP
SAP bietet die Möglichkeit, PDF-Dokumente nativ ohne Drittanbieter-Software direkt im System zusammenzuführen. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe der ABAP-OO-Klasse cl_rspo_pdf_merge, die mehrere PDF-Dateien (als xstring) in ein einziges Dokument mergen kann.
Voraussetzung dafür ist, dass die Adobe Forms-Formulare nicht direkt ausgegeben, sondern als xstring zurückgegeben und in einer internen Tabelle gesammelt werden. Besonders hilfreich ist das Zusammenfügen von PDF-Dokumenten bei asynchron erzeugten Dokumenten, die in korrekter Reihenfolge gedruckt werden müssen, oder bei sehr großen Formularen mit über 1.000 Seiten. In solchen Fällen verbessert das Zusammenfügen nicht nur die Druckkonsistenz, sondern kann auch zur technischen Notwendigkeit werden.
Interaktive SAP Formulare auf dem Smartphone oder Tablet
Interaktive Formulare werden auf Tablets und Smartphones nicht angezeigt. Unsere Lösung macht Ihre Formulare mobil.
Einzeldokumente vermeiden, PDF zusammenfügen
Das Zusammenfügen von PDF-Dokumenten ist eine einfache, aber äußerst wirkungsvolle Maßnahme, um Übersichtlichkeit, Versandkomfort und Druckprozesse im Arbeitsalltag zu verbessern. Ob über Online-Tools, installierte Software oder direkt im SAP-System – je nach Anwendungsfall und Sicherheitsanforderung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung.
Besonders im Unternehmenskontext lohnt sich der Einsatz professioneller Lösungen, um auch große Datenmengen effizient und sicher zu verarbeiten. Wer PDFs sinnvoll kombiniert, schafft nicht nur Ordnung, sondern optimiert auch interne Abläufe.
Websession: PDF-Dokumente
Wenn Sie noch Fragen zur Verarbeitung von PDF-Dokumenten haben, kommen Sie gerne auf uns zu!
FAQ
Warum sollte man PDF-Dokumente überhaupt zusammenfügen?
Das Zusammenfügen mehrerer PDFs erleichtert die Übersichtlichkeit, spart Zeit bei der Dokumentensuche, vereinfacht das Versenden per E-Mail und sorgt für reibungslose Druckprozesse.
Welche Möglichkeiten gibt es, PDF-Dateien online zusammenzuführen?
Online-Tools wie das kostenlose PDF-Tool von Adobe ermöglichen das einfache Hochladen, Sortieren und Zusammenführen mehrerer Dokumente – auch aus anderen Formaten wie Word. Dabei sollte jedoch auf den Datenschutz geachtet werden.
Wie funktioniert das Zusammenfügen von PDF-Dokumenten mit installierter Software?
Programme wie Adobe Acrobat (kostenpflichtig) oder PDF24 (kostenfrei) bieten komfortable Funktionen zur Zusammenführung von PDFs per Drag-and-drop.
Wie lassen sich PDFs in SAP zusammenfügen?
SAP stellt mit der ABAP-OO-Klasse cl_rspo_pdf_merge eine native Möglichkeit bereit, mehrere PDF-Dokumente (als xstring) zu einem zusammenzuführen. Diese Lösung ist besonders geeignet für große Dokumentenmengen oder asynchron erzeugte Inhalte.
