Microsoft Forms

Microsoft Forms ist eine cloudbasierte Web-App, die Sie zum unkomplizierten Erstellen, Teilen und Auswerten von Online-Umfragen einsetzen k├Ânnen. Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, k├Ânnen Sie sowohl interne als auch externe Personen dazu einladen, dieses auszuf├╝llen. So k├Ânnen Sie Microsoft Forms in der Unternehmensorganisation f├╝r schnelle Abstimmungen, zur Koordination von Terminen oder auch f├╝r umfangreiche Kundenbefragungen nutzen.

Was ist Microsoft Forms?

Umfragen, Quizfrageb├Âgen, Abstimmungen sowie einfache und leistungsf├Ąhige Analysen ÔÇô das sind die 4 Grundpfeiler von Microsoft Forms.

Forms erleichtert Ihnen das Erstellen von Umfragen im Unternehmensalltag. Durch die unkomplizierte und intuitive Bedienbarkeit k├Ânnen Sie ohne gro├čes Vorwissen Online-Umfragen jeglicher Art erstellen und direkt an Ihre Kunden und Mitarbeiter weiterleiten. Die integrierten Analysefunktionen fassen die Antworten strukturiert und mittels graphischer Veranschaulichungen zusammen und verschaffen Ihnen somit einen optimalen Ergebnis├╝berblick.

Das Tool gibt es bereits seit dem Jahr 2016. Zu dieser Zeit war der Zugriff auf die Webanwendung jedoch noch limitiert f├╝r die 0365-Education-Kunden. Ein Jahr sp├Ąter wurde Forms dann f├╝r alle Microsoft-User freigeschaltet. Mit Microsoft Forms Pro wurden dann im Jahr 2019 viele neue Funktionen, gerade im Hinblick auf die Analyse und Auswertung, hinzugef├╝gt.

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Forms kann von allen Personen genutzt werden, die Office 365 oder ein pers├Ânliches Microsoft-Konto besitzen. Um auf alle Funktionen zugreifen zu k├Ânnen, melden Sie sich einfach ├╝ber die Schaltfl├Ąche ÔÇ×Los gehtÔÇÖsÔÇť auf der offiziellen Forms-Seite https://forms.office.com an. Dort haben Sie dann direkt im Webbrowser die M├Âglichkeit, Formulare oder Quizfrageb├Âgen zu erstellen. Auch Personen ohne Office 365-Konto k├Ânnen an den erstellten Umfragen teilnehmen. Dies ist durch die Konfiguration der Umfrage-Einstellungen m├Âglich. So k├Ânnen auch unternehmensexterne Nutzer jederzeit teilnehmen.

Praxisbeispiele im Unternehmen

Microsoft Forms wird in Unternehmen haupts├Ąchlich f├╝r interne und externe Abstimmungen, Kundeninteraktionen und Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit genutzt. So k├Ânnen Sie beispielsweise eine standardisierte Online-Umfrage von Forms an Kunden verschicken, in der Sie diese zum Beispiel zu Ihren angebotenen Dienstleistungen befragen. Das Ergebnis zeigt Ihnen dann eine Analyse der Kundenzufriedenheit auf, woraus Sie Verbesserungspotenziale schlie├čen k├Ânnen. Ein anderes Beispiel ist der interne Betriebsausflug. Um Datum und Ausflugsziel mit Ihren Mitarbeitern abstimmen zu k├Ânnen, versenden Sie einfach die Einladung zur Umfrage per Mail und binden Sie Ihre Mitarbeiter so in die Planung aktiv mit ein.

So erstellen Sie eine Umfrage

Wenn Sie ein neues Formular erstellen, besteht die M├Âglichkeit, eine vorgefertigte Forms-Vorlage von Microsoft auszuw├Ąhlen oder eine eigene individuelle Online-Umfrage zu erstellen. Daraufhin k├Ânnen Sie dann beliebig viele Fragen und gegebenenfalls Antwortm├Âglichkeiten hinzuf├╝gen.

Microsoft Forms speichert das Formular bei jeder ├änderung, sodass nichts verlorengehen kann. ├ťber die Vorschaufunktion, die separat f├╝r die Ansicht auf Computern und Mobilger├Ąten verf├╝gbar ist, k├Ânnen Sie die Umfrage final hinsichtlich Inhalt und Gestaltung ├╝berpr├╝fen und gegebenenfalls korrigieren.

Die vier verschiedenen Fragetypen bei Microsoft Forms

Standardfragetypen Bild 1: Die vier verschiedenen Fragetypen bei Microsoft Forms ÔÇô Quelle: Microsoft

Insgesamt sind 4 verschiedene Fragetypen zu unterscheiden: Auswahl, Text, Bewertung und Datum. Nachdem Sie sich f├╝r einen Fragetyp entschieden haben, k├Ânnen Sie den dazugeh├Ârigen Frage- und Antworttext eingeben. Ebenfalls k├Ânnen Sie bei jeder Frage festlegen, ob es sich um eine Pflichtfrage handelt oder ob diese nicht zwingend beantwortet werden muss. Dar├╝ber hinaus k├Ânnen Sie auch thematisch passende Bilder oder Videos zur Veranschaulichung einf├╝gen.

Sie k├Ânnen die Fragen zu jedem Zeitpunkt nochmal bearbeiten, kopieren oder auch nach oben oder unten verschieben. Zudem k├Ânnen Sie bei jeder Frage einen erkl├Ąrenden Untertitel oder auch eine Verzweigung zu einer anderen Frage hinzuf├╝gen. Je nach Fragetypus k├Ânnen Sie noch weitere spezifische Einstellungen vornehmen.

Auswahlfrage

Wenn Sie eine Auswahlfrage oder auch ÔÇ×Multiple Choice FrageÔÇť nutzen, dann stellen Sie Ihren Umfrageteilnehmern mehrere Optionen zur Verf├╝gung. Sie k├Ânnen beliebig viele Antwortm├Âglichkeiten zu Ihrer Frage hinzuf├╝gen. Zudem entscheiden Sie dar├╝ber, ob mehrere oder lediglich eine Antwortm├Âglichkeiten ausgew├Ąhlt werden kann.

Ansicht Auswahlfrage

Bild 2: Ansicht Auswahlfrage ÔÇô Quelle: Microsoft

Textfrage

Eine Textfrage oder auch ÔÇ×offene FrageÔÇť bietet eine Eingabezeile f├╝r Textantworten. Dabei k├Ânnen Sie beispielsweise festlegen, dass eine ÔÇ×Lange AntwortÔÇť erforderlich ist. Ebenfalls k├Ânnen Sie bei Textfragen ÔÇ×Einschr├ĄnkungenÔÇť wie z. B., dass der Wert eine Zahl sein muss, vorgeben.

Ansicht Textfrage

Bild 3: Ansicht Textfrage ÔÇô Quelle: Microsoft

Bewertungsfrage

Bei einer Bewertungsfrage wird dem Umfrageteilnehmer eine Bewertungsmatrix zur Verf├╝gung gestellt. Dieser kann bei diesem Frageformat dann eine pers├Ânliche Wertung abgeben. Bei der Skalierung der Matrix k├Ânnen Sie zwischen 2 und 10 Stufen w├Ąhlen. Die Abstufungen k├Ânnen dar├╝ber hinaus auch beschriftet werden. Zudem k├Ânnen Sie entscheiden, ob Sie die Matrix im Sternen- oder Zahlenformat darstellen wollen.

Ansicht Bewertungsfrage

Bild 4: Ansicht Bewertungsfrage ÔÇô Quelle: Microsoft

Datumsfrage

Bei einer Datumsfrage kann Ihr Umfrageteilnehmer ein bestimmtes Datum ausw├Ąhlen. Dieser Fragetypus eignet sich besonders gut f├╝r gr├Â├čere Veranstaltungen und Terminabstimmungen, sodass Sie gemeinsam ein geeignetes Datum finden k├Ânnen.

Ansicht Datumsfrage

Bild 5: Ansicht Datumsfrage ÔÇô Quelle: Microsoft

Weitere Fragetypen

Die oben aufgef├╝hrten Standardfragetypen werden noch durch einige Weitere erg├Ąnzt. So k├Ânnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil noch weitere Optionen wie z. B. Ranking, Likert oder Net Promoter Score ausw├Ąhlen.

Ein Formular teilen

Das finale Formular k├Ânnen Sie dann unter dem Men├╝punkt ÔÇ×TeilenÔÇť versenden. Als Antwortoption k├Ânnen Sie ausw├Ąhlen, ob jede Person mit dem Link oder nur Personen der eigenen Organisation die M├Âglichkeit besitzen teilzunehmen. Zudem werden Ihnen verschiedene Funktionen zur Verf├╝gung gestellt, wie Sie die Umfrage adressieren k├Ânnen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen: ÔÇ×Hyperlink, QR-Code, Einbettung in Webseite oder E-Mail-VersandÔÇť.

Auswahloptionen zum Teilen einer Online-Umfrage

Bild 6: Auswahloptionen zum Teilen einer Online-Umfrage ÔÇô Quelle: Microsoft

Den Hyperlink k├Ânnen Sie einfach kopieren und je nach Bedarf streuen und teilen. Der QR-Code, welcher eine zweidimensionale Grafik darstellt, kann mittels Handykamera eingescannt werden und leitet den Teilnehmer dann direkt zu Ihrer Online-Umfrage auf Microsoft Forms weiter. Bei der Einbettung handelt es sich um einen speziellen Link, welchen Sie auf diversen Webseiten einbinden k├Ânnen. Durch die Auswahl des E-Mail-Versands wird direkt ├╝ber Ihren eigenen E-Mail-Client eine Einladung zur Umfrageteilnahme an ausgew├Ąhlte Kontakte verschickt.

Umfrageergebnisse auswerten

Der Auswertungs-Assistent von Microsoft Forms besitzt eine integrierte Analysefunktion, die automatisch und in Echtzeit arbeitet.

Sobald ausgef├╝llte Feedback-Formulare eintreffen, werden diese in der Registerkarte ÔÇ×AntwortenÔÇť dargestellt. Auf den ersten Blick ist die Status-Zusammenfassung der Forms-Umfrage ersichtlich. Dort wird angezeigt, wie viele Personen an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, welche durchschnittliche Zeit zum Ausf├╝llen ben├Âtigt wurde und ob Ihre Umfrage noch aktiv ist.

├ťberblick Registerkarte Antworten

Bild 7: ├ťberblick Registerkarte Antworten ÔÇô Quelle: Microsoft

Dar├╝ber hinaus gibt es noch f├╝r jede Frage eine Diagramm-Zusammenfassung der Ergebnisse. Dort werden alle eingegangenen Antworten zusammengefasst und je nach Fragetyp grafisch veranschaulicht. Zudem ist es m├Âglich, dass Sie ├╝ber die Schaltfl├Ąche ÔÇ×DetailsÔÇť, jede eingegebene Antwort separat betrachten k├Ânnen. Personen Ihres Unternehmens werden dabei mit dem Namen aufgef├╝hrt und externe Teilnehmer als ÔÇ×anonymousÔÇť. Ebenfalls k├Ânnen Sie zu der finalen Auswertung einen Link generieren und diesen an andere Personen weiterleiten, sodass auch diese auf die Zusammenfassung zugreifen k├Ânnen.

Zudem k├Ânnen Sie die Umfragedaten in eine Excel-Tabelle exportieren und dort dann in einer Kalkulationstabelle weiterbearbeiten. Dies eignet sich vor allem f├╝r besonders umfangreiche Umfragen.

Begrenzungen

Microsoft Forms besitzt einige wenige Einschr├Ąnkungen. So sind die Formulare auf maximal 100 Fragen pro Umfrage begrenzt. Die Fragetypen sind beschr├Ąnkt und k├Ânnen auch nicht individuell erweitert werden. Umfragen sind jeweils auf 50.000 Antworten limitiert, die Sie jedoch durch den Export in Excel erweitern k├Ânnen. Ein weiterer Nachteil ist, dass externe Umfrage-Teilnehmer stets als ÔÇ×anonymousÔÇť betitelt werden. Zudem k├Ânnen pro Nutzer maximal 200 Umfragen erstellt werden.

Microsoft Forms Pro

Ende 2019 wurde die Microsoft Forms Pro Version mit vielen neuen Funktionen eingef├╝hrt, die Ihrem Unternehmen den internen und externen Kontakt im Hinblick auf Abstimmungen bzw. Umfragen wesentlich erleichtern k├Ânnen. Im Vergleich zur Standardversion bietet Microsoft Forms Pro Ihnen viele Vorteile, wodurch Ihr Handlungsspielraum immens erweitert wird. Die Pro Version ist jedoch kostenpflichtig.

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Wie lange nutzen Sie schon Formulare in Ihrem Unternehmen? In dieser Zeit sind bestimmt viele Formulare von der Rechnung bis zur Lieferung ├╝berarbeitet, neu angelegt oder auf ein neues Corporate Design umgestellt worden.

Professionelle Umfrage erstellen

Das Erstellen von professionellen Umfragen, unabh├Ąngig von Vorkenntnissen, wurde deutlich vereinfacht. Mit der Pro Version k├Ânnen Sie nun ma├čgeschneiderte, markenbezogene Umfragen mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens unter Verwendung von KI-gest├╝tzten Fragevorschl├Ągen entwickeln. Dar├╝ber hinaus k├Ânnen komplexe Umfragefunktionen, wie z. B. erweiterte Verzweigungen, individualisierte Umfrage-Links oder auch mehrsprachige Funktionen eingebunden werden. Die Umfragen sind f├╝r mobile Endger├Ąte hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit optimiert worden, sodass die Zielgruppe noch besser ├╝ber E-Mails, QR-Codes, Webseiten und Apps erreicht werden kann.

Integration von Daten

Durch die Integration von Daten in Gesch├Ąftsanwendungen k├Ânnen (potenzielle) Kunden im richtigen Moment befragen. Es kommt zur automatischen Versendung von Umfragen auf der Grundlage von bestimmten, vorab festgelegten Ausl├Âsern. Zudem k├Ânnen Fragen durch integrierte Daten aus CRM-, ERP- oder HR-System personalisiert werden, was die Antwortquote erh├Âht.

Verbessern der Kundenbindung

Die Kundenbindung kann mit Entscheidungen auf der Grundlage von KI-gesteuerten Insights verbessert werden. So kann die aktuelle Motivation oder auch Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden durch KI-gesteuerte Insights ├╝berwacht werden. Darin enthalten sind beispielsweise Stimmungs- und Trendanalysen oder auch die Schl├╝sselworterkennung.

Fazit zu Microsoft Forms

Microsoft Forms ist ein kostenloses, schnelles und ├╝bersichtliches Tool zur Erstellung von Umfragen. Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit k├Ânnen Sie Forms ohne weitere Vorkenntnisse f├╝r unternehmensinterne und -externe Befragungen verwenden. Wenn Sie jedoch komplexe, anspruchsvolle Anforderungen an Umfragen haben, dann empfehlen wie Ihnen auf die Pro Version oder ein anderes Tool zur├╝ckzugreifen.

Teilen Sie uns Ihre Meinung zum Thema mit! Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungswerte oder Fragen zu Microsoft Forms.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld.Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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