Microsoft Forms

Microsoft Forms ist eine cloudbasierte Web-App, die Sie zum unkomplizierten Erstellen, Teilen und Auswerten von Online-Umfragen einsetzen können. Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie sowohl interne als auch externe Personen dazu einladen, dieses auszufüllen. So können Sie Microsoft Forms in der Unternehmensorganisation für schnelle Abstimmungen, zur Koordination von Terminen oder auch für umfangreiche Kundenbefragungen nutzen.

Was ist Microsoft Forms?

Umfragen, Quizfragebögen, Abstimmungen sowie einfache und leistungsfähige Analysen – das sind die 4 Grundpfeiler von Microsoft Forms.

Forms erleichtert Ihnen das Erstellen von Umfragen im Unternehmensalltag. Durch die unkomplizierte und intuitive Bedienbarkeit können Sie ohne großes Vorwissen Online-Umfragen jeglicher Art erstellen und direkt an Ihre Kunden und Mitarbeiter weiterleiten. Die integrierten Analysefunktionen fassen die Antworten strukturiert und mittels graphischer Veranschaulichungen zusammen und verschaffen Ihnen somit einen optimalen Ergebnisüberblick.

Das Tool gibt es bereits seit dem Jahr 2016. Zu dieser Zeit war der Zugriff auf die Webanwendung jedoch noch limitiert für die 0365-Education-Kunden. Ein Jahr später wurde Forms dann für alle Microsoft-User freigeschaltet. Mit Microsoft Forms Pro wurden dann im Jahr 2019 viele neue Funktionen, gerade im Hinblick auf die Analyse und Auswertung, hinzugefügt.

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Forms kann von allen Personen genutzt werden, die Office 365 oder ein persönliches Microsoft-Konto besitzen. Um auf alle Funktionen zugreifen zu können, melden Sie sich einfach über die Schaltfläche „Los geht’s“ auf der offiziellen Forms-Seite https://forms.office.com an. Dort haben Sie dann direkt im Webbrowser die Möglichkeit, Formulare oder Quizfragebögen zu erstellen. Auch Personen ohne Office 365-Konto können an den erstellten Umfragen teilnehmen. Dies ist durch die Konfiguration der Umfrage-Einstellungen möglich. So können auch unternehmensexterne Nutzer jederzeit teilnehmen.

Praxisbeispiele im Unternehmen

Microsoft Forms wird in Unternehmen hauptsächlich für interne und externe Abstimmungen, Kundeninteraktionen und Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit genutzt. So können Sie beispielsweise eine standardisierte Online-Umfrage von Forms an Kunden verschicken, in der Sie diese zum Beispiel zu Ihren angebotenen Dienstleistungen befragen. Das Ergebnis zeigt Ihnen dann eine Analyse der Kundenzufriedenheit auf, woraus Sie Verbesserungspotenziale schließen können. Ein anderes Beispiel ist der interne Betriebsausflug. Um Datum und Ausflugsziel mit Ihren Mitarbeitern abstimmen zu können, versenden Sie einfach die Einladung zur Umfrage per Mail und binden Sie Ihre Mitarbeiter so in die Planung aktiv mit ein.

So erstellen Sie eine Umfrage

Wenn Sie ein neues Formular erstellen, besteht die Möglichkeit, eine vorgefertigte Forms-Vorlage von Microsoft auszuwählen oder eine eigene individuelle Online-Umfrage zu erstellen. Daraufhin können Sie dann beliebig viele Fragen und gegebenenfalls Antwortmöglichkeiten hinzufügen.

Microsoft Forms speichert das Formular bei jeder Änderung, sodass nichts verlorengehen kann. Über die Vorschaufunktion, die separat für die Ansicht auf Computern und Mobilgeräten verfügbar ist, können Sie die Umfrage final hinsichtlich Inhalt und Gestaltung überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Die vier verschiedenen Fragetypen bei Microsoft Forms

Standardfragetypen Bild 1: Die vier verschiedenen Fragetypen bei Microsoft Forms – Quelle: Microsoft

Insgesamt sind 4 verschiedene Fragetypen zu unterscheiden: Auswahl, Text, Bewertung und Datum. Nachdem Sie sich für einen Fragetyp entschieden haben, können Sie den dazugehörigen Frage- und Antworttext eingeben. Ebenfalls können Sie bei jeder Frage festlegen, ob es sich um eine Pflichtfrage handelt oder ob diese nicht zwingend beantwortet werden muss. Darüber hinaus können Sie auch thematisch passende Bilder oder Videos zur Veranschaulichung einfügen.

Sie können die Fragen zu jedem Zeitpunkt nochmal bearbeiten, kopieren oder auch nach oben oder unten verschieben. Zudem können Sie bei jeder Frage einen erklärenden Untertitel oder auch eine Verzweigung zu einer anderen Frage hinzufügen. Je nach Fragetypus können Sie noch weitere spezifische Einstellungen vornehmen.

Auswahlfrage

Wenn Sie eine Auswahlfrage oder auch „Multiple Choice Frage“ nutzen, dann stellen Sie Ihren Umfrageteilnehmern mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können beliebig viele Antwortmöglichkeiten zu Ihrer Frage hinzufügen. Zudem entscheiden Sie darüber, ob mehrere oder lediglich eine Antwortmöglichkeiten ausgewählt werden kann.

Ansicht Auswahlfrage

Bild 2: Ansicht Auswahlfrage – Quelle: Microsoft

Textfrage

Eine Textfrage oder auch „offene Frage“ bietet eine Eingabezeile für Textantworten. Dabei können Sie beispielsweise festlegen, dass eine „Lange Antwort“ erforderlich ist. Ebenfalls können Sie bei Textfragen „Einschränkungen“ wie z. B., dass der Wert eine Zahl sein muss, vorgeben.

Ansicht Textfrage

Bild 3: Ansicht Textfrage – Quelle: Microsoft

Bewertungsfrage

Bei einer Bewertungsfrage wird dem Umfrageteilnehmer eine Bewertungsmatrix zur Verfügung gestellt. Dieser kann bei diesem Frageformat dann eine persönliche Wertung abgeben. Bei der Skalierung der Matrix können Sie zwischen 2 und 10 Stufen wählen. Die Abstufungen können darüber hinaus auch beschriftet werden. Zudem können Sie entscheiden, ob Sie die Matrix im Sternen- oder Zahlenformat darstellen wollen.

Ansicht Bewertungsfrage

Bild 4: Ansicht Bewertungsfrage – Quelle: Microsoft

Datumsfrage

Bei einer Datumsfrage kann Ihr Umfrageteilnehmer ein bestimmtes Datum auswählen. Dieser Fragetypus eignet sich besonders gut für größere Veranstaltungen und Terminabstimmungen, sodass Sie gemeinsam ein geeignetes Datum finden können.

Ansicht Datumsfrage

Bild 5: Ansicht Datumsfrage – Quelle: Microsoft

Weitere Fragetypen

Die oben aufgeführten Standardfragetypen werden noch durch einige Weitere ergänzt. So können Sie mit einem Klick auf den Pfeil noch weitere Optionen wie z. B. Ranking, Likert oder Net Promoter Score auswählen.

Ein Formular teilen

Das finale Formular können Sie dann unter dem Menüpunkt „Teilen“ versenden. Als Antwortoption können Sie auswählen, ob jede Person mit dem Link oder nur Personen der eigenen Organisation die Möglichkeit besitzen teilzunehmen. Zudem werden Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung gestellt, wie Sie die Umfrage adressieren können. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen: „Hyperlink, QR-Code, Einbettung in Webseite oder E-Mail-Versand“.

Auswahloptionen zum Teilen einer Online-Umfrage

Bild 6: Auswahloptionen zum Teilen einer Online-Umfrage – Quelle: Microsoft

Den Hyperlink können Sie einfach kopieren und je nach Bedarf streuen und teilen. Der QR-Code, welcher eine zweidimensionale Grafik darstellt, kann mittels Handykamera eingescannt werden und leitet den Teilnehmer dann direkt zu Ihrer Online-Umfrage auf Microsoft Forms weiter. Bei der Einbettung handelt es sich um einen speziellen Link, welchen Sie auf diversen Webseiten einbinden können. Durch die Auswahl des E-Mail-Versands wird direkt über Ihren eigenen E-Mail-Client eine Einladung zur Umfrageteilnahme an ausgewählte Kontakte verschickt.

Umfrageergebnisse auswerten

Der Auswertungs-Assistent von Microsoft Forms besitzt eine integrierte Analysefunktion, die automatisch und in Echtzeit arbeitet.

Sobald ausgefüllte Feedback-Formulare eintreffen, werden diese in der Registerkarte „Antworten“ dargestellt. Auf den ersten Blick ist die Status-Zusammenfassung der Forms-Umfrage ersichtlich. Dort wird angezeigt, wie viele Personen an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, welche durchschnittliche Zeit zum Ausfüllen benötigt wurde und ob Ihre Umfrage noch aktiv ist.

Überblick Registerkarte Antworten

Bild 7: Überblick Registerkarte Antworten – Quelle: Microsoft

Darüber hinaus gibt es noch für jede Frage eine Diagramm-Zusammenfassung der Ergebnisse. Dort werden alle eingegangenen Antworten zusammengefasst und je nach Fragetyp grafisch veranschaulicht. Zudem ist es möglich, dass Sie über die Schaltfläche „Details“, jede eingegebene Antwort separat betrachten können. Personen Ihres Unternehmens werden dabei mit dem Namen aufgeführt und externe Teilnehmer als „anonymous“. Ebenfalls können Sie zu der finalen Auswertung einen Link generieren und diesen an andere Personen weiterleiten, sodass auch diese auf die Zusammenfassung zugreifen können.

Zudem können Sie die Umfragedaten in eine Excel-Tabelle exportieren und dort dann in einer Kalkulationstabelle weiterbearbeiten. Dies eignet sich vor allem für besonders umfangreiche Umfragen.

Begrenzungen

Microsoft Forms besitzt einige wenige Einschränkungen. So sind die Formulare auf maximal 100 Fragen pro Umfrage begrenzt. Die Fragetypen sind beschränkt und können auch nicht individuell erweitert werden. Umfragen sind jeweils auf 50.000 Antworten limitiert, die Sie jedoch durch den Export in Excel erweitern können. Ein weiterer Nachteil ist, dass externe Umfrage-Teilnehmer stets als „anonymous“ betitelt werden. Zudem können pro Nutzer maximal 200 Umfragen erstellt werden.

Microsoft Forms Pro

Ende 2019 wurde die Microsoft Forms Pro Version mit vielen neuen Funktionen eingeführt, die Ihrem Unternehmen den internen und externen Kontakt im Hinblick auf Abstimmungen bzw. Umfragen wesentlich erleichtern können. Im Vergleich zur Standardversion bietet Microsoft Forms Pro Ihnen viele Vorteile, wodurch Ihr Handlungsspielraum immens erweitert wird. Die Pro Version ist jedoch kostenpflichtig.

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Wie lange nutzen Sie schon Formulare in Ihrem Unternehmen? In dieser Zeit sind bestimmt viele Formulare von der Rechnung bis zur Lieferung überarbeitet, neu angelegt oder auf ein neues Corporate Design umgestellt worden.

Professionelle Umfrage erstellen

Das Erstellen von professionellen Umfragen, unabhängig von Vorkenntnissen, wurde deutlich vereinfacht. Mit der Pro Version können Sie nun maßgeschneiderte, markenbezogene Umfragen mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens unter Verwendung von KI-gestützten Fragevorschlägen entwickeln. Darüber hinaus können komplexe Umfragefunktionen, wie z. B. erweiterte Verzweigungen, individualisierte Umfrage-Links oder auch mehrsprachige Funktionen eingebunden werden. Die Umfragen sind für mobile Endgeräte hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit optimiert worden, sodass die Zielgruppe noch besser über E-Mails, QR-Codes, Webseiten und Apps erreicht werden kann.

Integration von Daten

Durch die Integration von Daten in Geschäftsanwendungen können (potenzielle) Kunden im richtigen Moment befragen. Es kommt zur automatischen Versendung von Umfragen auf der Grundlage von bestimmten, vorab festgelegten Auslösern. Zudem können Fragen durch integrierte Daten aus CRM-, ERP- oder HR-System personalisiert werden, was die Antwortquote erhöht.

Verbessern der Kundenbindung

Die Kundenbindung kann mit Entscheidungen auf der Grundlage von KI-gesteuerten Insights verbessert werden. So kann die aktuelle Motivation oder auch Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden durch KI-gesteuerte Insights überwacht werden. Darin enthalten sind beispielsweise Stimmungs- und Trendanalysen oder auch die Schlüsselworterkennung.

FAQ

  • Was kann Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist eine cloudbasierte Web-App mit der sie Umfragen, Quizfragebögen, Abstimmungen sowie einfache und leistungsfähige Analysen erstellen und durchführen können. In Unternehmen wird es zum Beispiel für interne und externe Abstimmungen und Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit genutzt.

  • Ist Microsoft Forms kostenlos?

Die Grundfunktionen stehen jeder Person mit einem Microsoft-Account kostenfrei zur Verfügung.

  • Wie erstelle ich eine Umfrage mit Microsoft Forms?

Beim Erstellen eines neuen Formulars besteht die Möglichkeit, eine vorgefertigte Forms-Vorlage von Microsoft auszuwählen oder eine eigene individuelle Online-Umfrage zu erstellen. Daraufhin können Sie dann beliebig viele Fragen und gegebenenfalls Antwortmöglichkeiten hinzufügen.

  • Was ist Microsoft Forms Pro?

Die Pro Version wurde mit vielen neuen Funktionen 2019 eingeführt. Vorteile der Pro Version: Professionelle Umfragen erstellen, Integration von Daten, Verbesserung der Kundenbindung – Die Pro Version ist jedoch kostenpflichtig.

Fazit zu Microsoft Forms

Microsoft Forms ist ein kostenloses, schnelles und übersichtliches Tool zur Erstellung von Umfragen. Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit können Sie Forms ohne weitere Vorkenntnisse für unternehmensinterne und -externe Befragungen verwenden. Wenn Sie jedoch komplexe, anspruchsvolle Anforderungen an Umfragen haben, dann empfehlen wie Ihnen auf die Pro Version oder ein anderes Tool zurückzugreifen.

Teilen Sie uns Ihre Meinung zum Thema mit! Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungswerte oder Fragen zu Microsoft Forms.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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