SAP Formulare migrieren
Der Umstieg auf moderne Formulartechnologien ist eine Herausforderung und eine Chance zugleich. Jetzt besteht die Möglichkeit, eine optimale Kompatibilität mit dem ERP herzustellen, veraltete SAP Formulare zu migrieren und manuelle Abläufe zu automatisieren.
Was sind SAP Formulare?
SAP-Formulare bieten eine Möglichkeit, aus SAP-Systemen stammende Daten auf übersichtliche und strukturierte Weise darzustellen. In Unternehmen finden solche Formulare eine vielfältige Anwendung. Sie sind nützlich im Finanz- oder Personalwesen, ebenso wie in der Logistik. Bestellungen, Lieferscheine und Lohnabrechnungen sowie Rechnungen und viele andere Dokumente lassen sich damit ausgeben. Nützlich sind diese Formulare für interne Prozesse, ebenso wie für externe Partner.
Warum SAP Formulare migrieren?
Für die Migration von SAP-Formularen kann es viele Motive geben. Im Vordergrund stehen hier die Modernisierung von SAP-Systemen, die Prozessoptimierung und die Einführung effizienterer Technologien:
- Umstellung auf SAP S/4HANA: Um das ERP SAP S/4HANA optimal nutzen zu können, kann eine Umstellung der SAP-Formulare auf moderne Technologien erforderlich sein.
- Verbesserte Benutzererfahrung: Neue Formulartechnologien bieten Verbesserungen im Bereich dynamische Layouts und Benutzerfreundlichkeit.
- Prozessautomatisierung: Moderne SAP-Formulare ermöglichen die Einbettung interaktiver Funktionen, um zum Beispiel bei Dateneingaben Prozesse auszulösen.
- Einfachere Wartung: Neue Formulartypen lassen sich mit einem geringeren Aufwand warten und weiterentwickeln.
- Erhöhte Sicherheit und Compliance: Sensible Daten sind in neuen SAP-Formularen durch moderne Sicherheitstechnologien geschützt und lassen sich einfacher mit der Compliance in Einklang bringen.
- Mehr Leistung und Effizienz: In S/4HANA lassen sich Formulare und Dokumente schneller generieren und verarbeiten. Besonders hier lohnt es sich, SAP Formulare zu migrieren.
Historie: SAP Formulare
Die gängigen SAP Formulare
Jedes SAP-Formular bringt bei der Migration seine Besonderheiten mit. Hierfür jeweils eine passende Lösung zu finden, stellt den Erfolg in der Migration sicher.
SAPscript
Bei SAPscript handelt es sich um die älteste Formulartechnologie von SAP. Damit lassen sich standardisierte Unternehmensdokumente wie Rechnungen, Aufträge oder Lieferscheine gestalten. Typisch ist das statische und eher wenig flexible Layout. Die einfache Struktur kann bei der Erstellung aber auch ein Vorteil sein.
Was ist zu beachten: Bei der Migration zu Adobe Forms oder Smart Forms ist häufig eine komplette Neugestaltung der Formulare erforderlich. Dazu gehört eine Anpassung und Optimierung der bestehenden Textbausteine und Layouts. Hier sollte es das Ziel sein, zu einer dynamischeren Darstellung zu gelangen, um von den Vorteilen der neueren Technologie auch tatsächlich profitieren zu können.
Smart Forms
Smart Forms wurde als Nachfolger von SAPscript entwickelt. Die Erstellung und Anpassung von Formularen erfolgt über eine grafische Benutzeroberfläche. Zu den Vorteilen gehören die flexiblere Gestaltung und ein einfacheres Layout-Management. Zudem sind Funktionen für mehrsprachige Formulare integriert. Ebenfalls ist die klare Trennung zwischen Daten- und Layoutschicht wichtig.
Was ist zu beachten: Wer zu Adobe Forms oder Smart Forms migrieren möchte, sollte das Layout seiner Formulare neugestalten. Nur so ist es möglich, vollumfänglich von neuen Funktionen und Designmöglichkeiten zu profitieren. Viele Funktionen lassen sich ohne größere Probleme übertragen, es bestehen jedoch Unterschiede in der Datenlogik und Layoutsteuerung.
Adobe Forms
Adobe Forms ist die bevorzugte Technologie für SAP-Formulare. Das gilt insbesondere dann, wenn deren Verwendung innerhalb von S/4HANA stattfinden soll. Zu den Vorteilen gehören dynamische Layouts, die sich automatisch an den Inhalt anpassen. Die Formulare können auch interaktive Elemente enthalten wie etwa Schaltflächen, Eingabefelder oder Checkboxen. Zudem ist eine PDF-basierte Darstellung möglich.
Was ist zu beachten: Die Umstellung auf Adobe Forms ist aus technischer Sicht besonders vorteilhaft und gleichzeitig in der Migration am komplexesten. Es ist wichtig, dass die bestehenden Formulare den neuen Standards entsprechen und von den erweiterten Layout- und Interaktionsmöglichkeiten Gebrauch machen können. Der Fokus sollte hier auch auf einer Optimierung der Performance und der Lesbarkeit liegen. Zudem kann hier mit Formular-Frameworks gearbeitet werden, um weitere Ressourcen und Arbeitszeit einzusparen.
Weitere Formulare
Speziell für SAP Fiori-Anwendungen wurden zum Beispiel die FPM Forms entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine moderne Web-Technologie mit hoher Flexibilität in der Darstellung. Diese Forms sind gerade für mobile Anwendungen relevant und verfügen über ein Responsive Design.
Was ist zu beachten: Tatsächlich handelt es sich hierbei um einen aufwendigen Migrationsprozess, weil die FPM Forms auf einer völlig anderen Technologie basieren. Es ist erforderlich, die bestehenden Daten- und Layoutstrukturen komplett neu zu entwerfen, damit sich alle Vorteile der Webtechnologie nutzen lassen.
SAP Formulare migrieren auf SAP S/4HANA
Die Migration von SAP-Formularen auf SAP S/4HANA ist ein zentraler Schritt im Rahmen der Umstellung auf die neueste ERP-Generation von SAP. Da S/4HANA eine moderne, leistungsfähigere Plattform bietet, erfordert auch die Formulartechnologie eine Anpassung an die neuen Standards. Unternehmen, die bisher auf ältere Technologien wie SAPscript oder Smart Forms gesetzt haben, stehen vor der Herausforderung, diese Formulare auf Adobe Forms oder FPM Forms umzustellen. Denn dadurch erhalten sie die volle Funktionalität und Flexibilität der neuen Architektur.
Adobe Forms, als die bevorzugte Technologie in S/4HANA, bietet dynamische Layouts, verbesserte Interaktivität und eine nahtlose Integration in die digitalen Prozesse. Die Migration ermöglicht es, Formulare effizienter zu gestalten, eine ansprechende Benutzeroberfläche zu schaffen und auf die gestiegenen Anforderungen der Digitalisierung zu reagieren. Dabei gilt es, nicht nur das Design zu modernisieren, sondern auch die zugrunde liegende Datenlogik zu optimieren, um die Performance und Benutzererfahrung zu maximieren.
Praxisbeispiel: SAP Formulare migrieren
Am Anfang von Migrationsprojekten steht die Bestandsaufnahme der bestehenden Formulare. Ein mittelständisches Unternehmen nutzt hier noch Formulare, die auf SAPscript basieren und mittlerweile klar in die Jahre gekommen sind. Das äußert sich zum Beispiel durch Layout-Probleme, die bei der Darstellung mehrsprachiger Dokumente auftreten.
Im nächsten Schritt erfolgt die Entwicklung eines Migrationsplans, der sowohl technische als auch geschäftliche Anforderungen berücksichtigt. Das Unternehmen legt fest, welche Formulare sich migrieren lassen und bei welchen eine komplette Neugestaltung sinnvoller ist. Danach geht es in die Umsetzungsphase. Jedes Formular ist einzeln zu prüfen, zu optimieren und schließlich zu migrieren. Danach schließt ein umfangreicher Testlauf an, um die korrekte Funktion aller Formulare sicherzustellen.
Tipps, Fallstricke und Best Practices
Folgende Tipps und Best Practices sind zu berücksichtigen, um den komplexen Prozess einer SAP Formularmigration erfolgreich zu gestalten:
- Frühzeitige Bestandsaufnahme und Planung: Was muss überhaupt migriert werden?
- Wahl der richtigen Migrationsstrategie: 1:1-Übertragungen führen häufig zu suboptimalen Ergebnissen
- Schrittweise Migration statt alles auf einmal
- Engmaschige Tests und Qualitätssicherung (technische und Geschäftstests)
- Migrationstools nutzen, wie etwa das SAP Migration Tool für Smart Forms nach Adobe Forms oder das SAP S/4HANA Migration Cockpit
- Aufwand realistisch einschätzen in Hinblick auf die Zeit und Ressourcen
- Automatisierung akzentuieren: Die Migration ist der optimale Zeitpunkt, um von manuellen auf automatisierte Prozesse umzustellen
SAP Formular Berater
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Fazit: SAP Formulare migrieren
Die Migration von SAP-Formularen auf SAP S/4HANA ist ein essenzieller Schritt, um von den modernen Funktionen und der verbesserten Performance der neuen ERP-Plattform zu profitieren. Unternehmen müssen ihre alten SAPscript- und Smart Forms-Formulare auf die flexibleren und dynamischeren Adobe Forms umstellen, um interaktive Layouts, Mehrsprachigkeit und bessere Automatisierungsmöglichkeiten zu nutzen.
Dabei bieten Tools wie das SAP Migration Tool für Smart Forms, das S/4HANA Migration Cockpit und professionelle Migrationsservices von SAP hilfreiche Unterstützung. Erfolgreiche Migrationsprojekte erfordern eine gründliche Planung, schrittweise Umsetzung und umfassende Tests, um Geschäftsprozesse nicht zu unterbrechen und die Formulare zukunftssicher zu gestalten.
