E-Invoicing
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend und ersetzt Papier- und PDF-Rechnungen.
- EU-Vorgaben geben den Rahmen vor, die Umsetzung unterscheidet sich jedoch stark je nach Land.
- In Deutschland erfolgt der Rechnungsaustausch dezentral und ohne staatliche Vorabprüfung.
- Strukturierte Formate und automatisierte Prozesse schaffen Effizienz, Transparenz und Compliance.
Was ist E-Invoicing?
Das E-Invoicing stellt die Digitalisierung des Rechnungsprozesses dar und damit die Ablösung papierbasierter Abläufe. Die Ausstellung der Rechnungen erfolgt in einem strukturierten Format. In Deutschland gibt es dafür die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD, die beide XML-basiert sind. Während eine XRechnung die Rechnungsdaten ausschließlich in einer XML-Datei enthält, ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung die XML-Datei mit den Rechnungsinformationen in eine PDF/A-Datei eingebettet, die ebenfalls die Informationen als konventionelle PDF-Rechnung enthält.
Das strukturierte XML-Format bietet den erheblichen Vorteil eines automatisierten Einlesens und Überprüfens der Rechnungsdaten. Moderne Standards fordern daher strukturierte Daten für das E-Invoicing. So können die XML-Rechnungen automatisiert von einer Software erstellt, verschickt, empfangen und verarbeitet werden.
Der Versand kann beim E-Invoicing auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Portale wie Peppol. Viele europäische Regierungen, wie auch die deutsche, haben zudem eigene Portale für das E-Invoicing. Über diese Portale werden entweder alle E-Rechnungen des Landes abgewickelt oder nur diejenigen, die direkt an Organisationen der Regierung gestellt werden.
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Die gesetzliche Ausgangslage in der EU
Die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union bildet die EU-Norm EN 16931. Sie regelt verbindlich, wie Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) elektronisch zu übermitteln haben. Seit 2019 sind Unternehmen EU-weit verpflichtet, Rechnungen an Behörden als strukturierte E-Rechnung – in der Regel im XML-Format – einzureichen.
Über diese B2G-Vorgabe hinaus gehen viele Mitgliedstaaten inzwischen einen Schritt weiter. Um Steuerbetrug zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben, erweitern Länder wie Deutschland, Italien oder Frankreich die E-Rechnungspflicht sukzessive auf den B2B-Bereich. Damit entwickelt sich E-Invoicing von einer reinen Behördenanforderung zu einem zentralen Bestandteil des unternehmerischen Rechnungswesens in Europa.
Nationale Ausprägungen statt Einheitslösung
Trotz der gemeinsamen EU-Norm existiert in der Praxis kein einheitliches europäisches Format für die E-Rechnung. Jedes Land setzt die Vorgaben mit eigenen Formaten, Plattformen und Zeitplänen um. Während die Norm EN 16931 den inhaltlichen Rahmen definiert, regeln nationale Gesetze die technische Umsetzung.
Typisch sind dabei zwei Modelle:
- Austauschmodelle, bei denen E-Rechnungen direkt zwischen den Unternehmen oder über Netzwerke wie Peppol versendet werden.
- Clearing- bzw. Clearance-Modelle, bei denen Rechnungen zunächst an eine staatliche Plattform übermittelt und dort geprüft werden, bevor sie als rechtsgültig gelten.
Welche Variante gilt, hängt vom jeweiligen EU-Staat ab – und genau darin liegt für international tätige Unternehmen die Herausforderung.
Italien und Polen als Vorreiter im E-Invoicing
Italien und Polen zählen zu den konsequentesten Ländern beim E-Invoicing.
Polen verfolgt mit dem Krajowy System e-Faktur (KSeF) ebenfalls ein Clearance-Modell. Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich greift ab Februar 2026 für große Unternehmen und wird im Laufe des Jahres 2026 auf alle Unternehmen ausgeweitet. Auch hier gilt: Eine Rechnung ist erst nach erfolgreicher Validierung durch die staatliche Plattform rechtswirksam.
Italien hat früh auf ein zentrales Meldesystem gesetzt. Über das Sistema di Interscambio (SdI) müssen seit 2024 E-Rechnungen im Format FatturaPA verpflichtend im B2G- und B2B-Bereich eingereicht werden. Selbst im B2C-Bereich kann der private Kunde eine E-Rechnung verlangen. Rechnungen werden vor der Zustellung geprüft; fehlerhafte Dokumente gelten als nicht zugestellt und müssen korrigiert werden.
Weitere Entwicklungen in der EU
Auch andere EU-Staaten treiben die Einführung der E-Rechnung voran:
- Frankreich führt die E-Rechnung schrittweise im B2B-Bereich ein und setzt auf zertifizierte private Plattformen (PDP) statt auf den direkten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.
- Spanien, Belgien, Österreich und die Niederlande erfüllen bislang vor allem die B2G-Vorgaben, planen jedoch mittel- bis langfristig ebenfalls eine Ausweitung auf den B2B-Bereich.
Der Trend ist eindeutig: Die E-Rechnung wird in der EU zum Standard – zunächst im öffentlichen Sektor, perspektivisch flächendeckend im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
EU-Invoicing in Deutschland
Deutschland verfolgt bei der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung einen liberalen Ansatz. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur verbindlichen Ausstellung von E-Rechnungen greift schrittweise und gilt final ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Größere Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz pro Jahr müssen den Versand von E-Rechnungen bereits ab 2027 umsetzen.
Diese gestaffelte Einführung soll Unternehmen ausreichend Zeit für die organisatorische Umstellung geben und den Übergang planbar gestalten.
Kein Clearance-Verfahren in Deutschland
Im Unterschied zu Ländern wie Italien oder Polen verzichtet Deutschland bewusst auf ein Clearance-Verfahren. Elektronische Rechnungen müssen also nicht vorab bei einer staatlichen Stelle eingereicht oder freigegeben werden, um rechtswirksam zu sein. Die Prüfung erfolgt weiterhin nachgelagert, etwa im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen. Die Verantwortung für die formale und inhaltliche Richtigkeit der Rechnung liegt damit vollständig bei den beteiligten Unternehmen.
Dezentrale Übermittlung der E-Rechnung
Auch bei der Übermittlung setzt Deutschland auf einen dezentralen Ansatz. Eine verpflichtende staatliche Plattform für den Austausch von E-Rechnungen im B2B-Bereich existiert nicht. Unternehmen können den Übertragungsweg frei wählen, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Gängige Übermittlungsarten sind:
- Versand per E-Mail
- EDI-Verfahren
- Austausch über Netzwerke wie Peppol
Entscheidend ist nicht der Übertragungsweg, sondern dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthält.
Vorteile von E-Invoicing
Der wesentliche Vorteil des Electronic Invoicings besteht in der Verwendung strukturierter Daten. Diese lassen sich einfach auslesen und übermitteln und schaffen damit die Voraussetzung für automatisierte Prozesse rund um das Versenden, Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen. Rechnungen lassen sich schneller abwickeln und es können keine Fehler entstehen, wie sie bei manuellen Bearbeitungen typisch sind. Es erfolgt eine automatische Überprüfung der Rechnungen, sodass zum Beispiel noch fehlende Rechnungsdaten sofort auffallen. Aus Sicht des Staates bestehen Vorteile in Hinblick auf das Schließen von Mehrwertsteuerlücken. Manipulationen sind hier durch die neuen Systeme kaum noch möglich.
Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass die Unternehmen mit der Einrichtung einer EDI-Plattform Vorteile für weitere Digitalisierungsprojekte erhalten. Denn der Versand von Daten und Dokumenten beschränkt sich hier nicht auf Rechnungen.
Umsetzung von E-Invoicing im Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein unternehmensweiter Veränderungsprozess. Sie betrifft Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, IT und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Dauer und Aufwand der Umstellung hängen maßgeblich davon ab, wie klar Prozesse, Zuständigkeiten und Ziele definiert sind.
Grundsätzlich lässt sich die Umsetzung in zwei Ebenen gliedern: die organisatorische Einführung der E-Rechnung und – sofern relevant – die Umsetzung in SAP-Systemen.
Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse
Zu Beginn sollten Unternehmen ihre aktuellen Abläufe im Rechnungsein- und -ausgang analysieren:
- Welche Rechnungsformate werden genutzt?
- Wo bestehen Medienbrüche oder manuelle Schritte?
- Welche Abteilungen und Partner sind eingebunden?
Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen und ermöglicht eine realistische Zeit- und Aufwandseinschätzung.
Formate, Übertragungswege und Prozesse
Im nächsten Schritt legen Unternehmen fest, welche Formate sie künftig verwenden – in Deutschland insbesondere XRechnung oder ZUGFeRD. Parallel dazu wird definiert, wie Rechnungen übermittelt werden, etwa per E-Mail, EDI oder über Netzwerke wie Peppol.
Wichtig ist weniger der Übertragungsweg als die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Die Rechnung muss strukturiert, korrekt und revisionssicher archiviert sein.
Gleichzeitig sind interne Prozesse anzupassen. Prüf- und Freigaberegeln, Zuständigkeiten sowie der Umgang mit fehlerhaften Rechnungen sollten klar definiert werden. Schulungen und eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden erhöhen die Akzeptanz und reduzieren Reibungsverluste.
Abstimmung mit Geschäftspartnern
Auch ohne zentrale staatliche Plattform ist die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten entscheidend. Unternehmen sollten frühzeitig klären, welche Formate akzeptiert werden, welche Übertragungswege genutzt werden und ab wann ausschließlich elektronisch fakturiert wird. Eine klare Abstimmung beschleunigt die Einführung und vermeidet Rückfragen.
Umsetzung von E-Invoicing in SAP-Systemen
Unternehmen, die SAP einsetzen, können ihre E-Rechnungsprozesse weitgehend automatisieren. Dabei ist zu unterscheiden zwischen Rechnungsausgang und Rechnungseingang, die unterschiedliche Anforderungen haben und häufig durch verschiedene Lösungen abgedeckt werden.
SAP Document and Reporting Compliance (DRC)
SAP Document and Reporting Compliance eignet sich insbesondere für den Rechnungsausgang. Die Lösung unterstützt die gesetzeskonforme Erstellung, Validierung und Übermittlung von E-Rechnungen und deckt neben deutschen Standards auch internationale Anforderungen in über 60 Ländern ab. Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen ist DRC ein zentraler Baustein. Neben dem E-Invoicing ermöglicht DRC zudem die Erfüllung von Compliance-Vorgaben im Bereich Tax-Reporting.
SAP Invoice Management by OpenText
Für den Rechnungseingang bietet sich SAP Invoice Management by OpenText an. Die Lösung automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen, reduziert manuelle Tätigkeiten und ermöglicht eine regelbasierte sowie KI-gestützte Prüfung. Standardrechnungen werden automatisiert verarbeitet, komplexe Fälle gezielt an Mitarbeitende weitergeleitet.
Kombination der Lösungen
Da SAP DRC den Schwerpunkt auf den Rechnungsausgang legt und Lösungen wie OpenText primär den Rechnungseingang abdecken, setzen viele Unternehmen auf eine Kombination beider Ansätze. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Erstellung bis zur Verarbeitung der E-Rechnung.
Der zeitliche Aufwand der Einführung variiert stark. Kleinere Unternehmen können innerhalb weniger Wochen starten, größere Organisationen sollten mehrere Monate einplanen. Entscheidend für den Erfolg sind eine saubere Vorbereitung, klare Prozesse und eine frühzeitige Einbindung aller Beteiligten.
Fazit: E-Invoicing als neuer Standard
Das E-Invoicing wird im B2B-Bereich verbindlich zum neuen Standard und ersetzt die Papierrechnung endgültig. Unternehmen stehen damit vor der Aufgabe, nicht nur technische Anforderungen zu erfüllen, sondern ihre Rechnungsprozesse ganzheitlich zu überdenken. Wer frühzeitig klare Formate, Prozesse und Zuständigkeiten definiert, schafft die Grundlage für eine reibungslose Umstellung. Richtig umgesetzt bietet E-Invoicing nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch erhebliche Effizienz- und Automatisierungspotenziale. Gerade im SAP-Umfeld lassen sich diese Vorteile konsequent ausschöpfen.
Dieser Artikel erschien bereits im Mai 2024. Der Artikel wurde am 05.02.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Ab wann ist das E-Invoicing im B2B-Bereich verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift schrittweise und gilt spätestens ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
Welche Formate gelten in Deutschland als E-Rechnung?
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD zulässig. Beide basieren auf strukturierten XML-Daten und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Müssen E-Rechnungen in Deutschland über eine staatliche Plattform laufen?
Nein. Deutschland verzichtet auf ein Clearance-Verfahren. Unternehmen können den Übertragungsweg frei wählen, solange die Rechnung gesetzeskonform ist.
Warum ist E-Invoicing mehr als ein IT-Thema?
Die Einführung betrifft Prozesse, Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Ohne organisatorische Anpassungen lassen sich die Vorteile der E-Rechnung nicht vollständig nutzen.
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