E-Invoicing
Inhaltsverzeichnis
Was ist E-Invoicing?
Das Electronic Invoicing stellt die Digitalisierung des Rechnungsprozesses dar und damit die Ablösung papierbasierter Abläufe. Die Ausstellung der Rechnungen erfolgt in einem elektronischen Format. Zum Einsatz kommen hier strukturierte Daten wie etwa XML. Es sind jedoch auch unstrukturierte Daten möglich, zum Beispiel bei Rechnungen in PDF-Form. Strukturierte Daten bieten jedoch den erheblichen Vorteil eines automatisierten Einlesens und Überprüfens der Rechnungsdaten. Moderne Standards fordern daher strukturierte Daten für das E-Invoicing.
Der Versand kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, zum Beispiel per E-Mail oder als Computer-Fax sowie durch die Bereitstellung als Web-Download. Es ist davon auszugehen, dass bereits mehr als die Hälfte aller heute erstellten Rechnungen elektronisch vorliegen.
Wie funktioniert E-Invoicing?
Der entscheidende Unterschied zwischen dem Electronic Invoicing und den für automatisierte Prozesse deutlich schlechter geeigneten PDF-Rechnungen liegt in der einfacheren Erfassung und Verarbeitung der Rechnungsdaten. Um den Austausch von elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten zu verbessern, bestehen mit der XRechnung und ZUGFeRD gleich zwei geeignete Standards. Bei der XRechnung handelt es sich dabei um ein semantisches Datenmodell, das auf XML basiert. Dieses Format ist ausschließlich maschinenlesbar. ZUGFeRD wiederum ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das sich gleichermaßen auf die menschenlesbaren PDFs und das maschinenlesbare XML bezieht. Hier ist das XML direkt in die PDF-Datei eingebettet. Dieses Format genießt die Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi).
In Hinblick auf die Regelung der elektronischen Rechnungen sind das durch die Finanzbehörde zentralisierte Clearance- und das bilateral zwischen den Unternehmen stattfindende Post-Audit-Verfahren zu unterscheiden. Beim Clearance-Verfahren ist die Möglichkeit von Echtzeit-Kontrollen gefordert und die Verwendung von digitalen Signaturen. Das Begleichen der Rechnungen erfolgt im jeweiligen Land über eine zwischengeschaltete Behörde. Beim Post-Audit-Verfahren hingegen legen die einzelnen Länder eine Mindestdauer für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen fest. Diese müssen sich während dieser Dauer automatisiert überprüfen lassen. Es ist dieses Verfahren, das in der EU dominiert.
EU-Rechtslage
Für Unternehmen ist es entscheidend, dass sich aufgrund solcher Richtlinien wie 2014/55/ EU und der daraus abgeleiteten EU-Norm EN16931 eine Verpflichtung ergibt, die elektronische Rechnung einzuführen. Dieses soll zuerst im B2B und B2G und später entsprechend im B2C erfolgen. Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine”) ist dabei die Bezeichnung für den internationalen Standard, der einer Vereinfachung der elektronischen Beschaffung über Grenzen hinweg dienen soll. Vereinfacht gesagt ist Peppol die Triebkraft hinter der Umsetzung der Richtlinien für die Beschaffung in den Behörden der EU. Peppol haben sich aber längst auch Länder außerhalb der EU angeschlossen für ein weltweites E-Procurement, das die Bezeichnung wirklich verdient.
Umsetzung des E-Invoicings in Italien
Die italienische Regierung hat frühzeitig auf die Umsetzung eines elektronischen Meldesystems gesetzt, um den Umsatzsteuerbetrug im Land effektiv bekämpfen zu können. Seit 2019 hat die Verwaltung hier flächendeckend verpflichtend ein System für die Freigabe von Rechnungen implementiert, das direkte Kontrollen ermöglicht.
Umsetzung des E-Invoicings in Polen
Das verpflichtende E-Invoicing wurde in Polen bereits Anfang 2023 eingeführt. Jetzt wurden die Termine für die verpflichtende Umstellung auf das E-Invoicing für alle in dem Land ansässigen Unternehmen angekündigt: So wurde das verpflichtende E-Invoicing-System (KSeF) für den 1. Februar 2026 (Großunternehmen) bzw. den 1. April 2026 (KMUs) gesetzlich beschlossen.
Fristen für E-Invoicing in anderen EU-Staaten
Andere Länder treiben ebenfalls E-Rechnungssysteme voran und planen die verpflichtende Einführung des Electronic Invoicings im Rahmen unterschiedlicher Zeitpläne:
- Frankreich: Hier ist der Start eines E-Invoicing-Systems für den 1. Juli 2024 geplant.
- Spanien: Spanien möchte sein E-Invocing ab dem 1. April 2024 für große Steuerzahler mit einem Jahresumsatz oberhalb von 8 Millionen Euro einführen. Die restlichen Steuerzahler sollen dann ein Jahr später am 1. April 2025 folgen.
Viele weitere Länder haben vergleichbare E-Invoicing-Roadmaps entwickelt. Wer sich darüber einen Überblick verschaffen möchte, erhält auf dieser Seite mit den weltweiten E-Invoicing-Regulierungen die Möglichkeit dazu.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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EU-Invoicing in Deutschland
Für Deutschland existiert ebenfalls ein Zeitplan für die Umsetzung des E-Invoicings. Hier soll der Start am 01. Januar 2025 verpflichtend für alle Unternehmen erfolgen. Ab dann soll nur noch das Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen erlaubt sein. Deutschland entscheidet sich aber im Unterschied zu einigen anderen europäischen Ländern wie etwa Polen oder Italien gegen das Clearance-Verfahren. Es erfolgt also keine Vorlage bei den Finanzbehörden zur Überprüfung.
Stattdessen nutzen die Rechnungsversender eine eigens dafür eingerichtete Plattform für den elektronischen Datenaustausch (EDI) und durchlaufen dort einen Prozess, der neben einer inhaltlichen Prüfung und Formatkonvertierung auch die Übergabe der Meldedaten an die Finanzverwaltung umfasst. Zugleich erfolgt eine Übermittlung der E-Rechnung an den Empfänger bzw. an dessen eRechnungs-Plattform. Für eine reibungslose Weitergabe der Daten ist das jeweilige ERP-System der betroffenen Parteien an die entsprechenden E-Rechnungs-Plattformen angebunden.
Vorteile von E-Invoicing
Der wesentliche Vorteil des Electronic Invoicings besteht in der Verwendung strukturierter Daten. Diese lassen sich einfach auslesen und übermitteln und schaffen damit die Voraussetzung für automatisierte Prozesse rund um das Versenden, Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen. Rechnungen lassen sich schneller abwickeln und es können keine Fehler entstehen, wie sie bei manuellen Bearbeitungen typisch sind. Es erfolgt eine automatische Überprüfung der Rechnungen, sodass zum Beispiel noch fehlende Rechnungsdaten sofort auffallen. Aus Sicht des Staates bestehen Vorteile in Hinblick auf das Schließen von Mehrwertsteuerlücken. Manipulationen sind hier durch die neuen Systeme kaum noch möglich.
Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass die Unternehmen mit der Einrichtung einer EDI-Plattform Vorteile für weitere Digitalisierungsprojekte erhalten. Denn der Versand von Daten und Dokumenten beschränkt sich hier nicht auf Rechnungen.
Wie lange dauert die Umstellung auf E-Invoicing im Unternehmen?
Wie viel Zeit der Umstellungsprozess erfordert, hängt davon ab, wie gut das Unternehmen mit seinem ERP-System bereits darauf vorbereitet ist. Denn von hier aus erfolgt die Einspeisung der erforderlichen Daten. Eine Beschleunigung des Prozesses ist möglich, wenn zum Beispiel externe IT-Dienstleister bei der Anbindung des ERP-Systems an die E-Rechnungs-Plattform helfen.
Fazit
An der E-Rechnung führt kein Weg vorbei. Da Unternehmen zu deren Nutzung ohnehin verpflichtet sind, sollten sie mit der Anpassung ihrer Abläufe keine Zeit verlieren. Vorteile haben diejenigen, deren ERP-System bereits jetzt gut etabliert ist und für die Anbindung an die E-Rechnungs-Plattform bereitsteht.
