Die Pflicht zur E-Rechnung kommt und bedeutet für viele Unternehmen: Sie müssen eine neue Software anschaffen. Die Auswahl am Markt ist groß. Wir haben eine Übersicht mit Tools für Unternehmen jeder Größe zusammengestellt, damit Sie schneller die Lösung finden, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen sind strukturierte XML-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Unternehmen müssen sie seit 2025 empfangen können. Der Versand wird ab 2027 sukzessive verpflichtend.
- Die Auswahl der passenden E-Rechnungssoftware hängt von Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen, Prozessanforderungen und bestehender IT-Landschaft ab.
- Für KMU gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die Rechnungseingang, -ausgang oder beides abdecken.
- Größere Unternehmen mit SAP-Systemen profitieren von spezialisierten Lösungen wie SAP DRC für den Rechnungsausgang und ergänzenden Tools für den Rechnungseingang.
- Das SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare ist eine pragmatische Alternative für Unternehmen, die eine schlanke On-Premises-Lösung für den deutschen Markt suchen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat – meist als XML-Datei – erstellt und übermittelt wird. Diese XML-Datei muss gesetzliche Vorgaben erfüllen, die unter anderem in der europäischen Norm EN 16931 festgehalten sind. Die beiden relevanten Standards, die die Norm umsetzen, sind die XRechnung und ZUGFeRD. Eine Rechnung als reine PDF-Datei zu versenden, erfüllt also nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Abgesehen davon, dass die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen für Unternehmen seit Januar 2025 verpflichtend geworden ist und der Versand von E-Rechnungen sukzessive verpflichtend wird, ergeben sich für Unternehmen auch einige Vorteile, wenn sie E-Rechnungen nutzen: Buchhaltungssoftware kann XML-Dateien sehr schnell automatisiert verarbeiten. Menschliches Eingreifen ist dann nur noch in Ausnahmefällen nötig. Das vermeidet Flüchtigkeitsfehler, beschleunigt den Verarbeitungsprozess und spart außerdem Papier.
Transparenz über Formate, Schnittstellen und Compliance – damit Sie die Lösung wählen, die zu Ihrer SAP-Landschaft und Prozessen passt.
Software für die E-Rechnung passend für KMU auf dem deutschen Markt
Kleine und mittlere Unternehmen können aus einer Vielzahl von Software-Lösungen für die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen auswählen. Wir stellen Ihnen hier vier der etabliertesten Lösungen vor.
Oft unterscheidet sich der Funktionsumfang je nach Tarif. Da die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für viele kleinere Unternehmen erst 2027 oder 2028 greift, könnten Sie überlegen, ob Sie einen kostengünstigen Tarif wählen, der ausschließlich den Empfang abbildet und erst später auf einen umfassenderen Tarif upgraden.
FastBill
- Speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige konzipiert
- Kann sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen
- Vier flexible Tarife mit optionalen Add-Ons zur Ergänzung von Funktionen wie einem automatischen Mahnwesen oder Belegimport
- Benutzerfreundliche Rechnungsmaske zur Erstellung von Rechnungen
- Rechnungsversand per Post ebenfalls möglich
easybill
- Fokus auf Erstellung von Rechnungen, explizit kein Buchhaltungsprogramm, Verarbeitung eingehender E-Rechnungen also nur eingeschränkt möglich
- Unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung
- Kostenfreie Variante mit grundlegenden Funktionen, die bereits den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht, Erstellung von E-Rechnungen nur mit kostenpflichtiger Variante möglich
- Maßgeschneidertes Tarifmodell für Onlinehändler, angepasst an monatliche Bestellungen
Lexware Office
- Deckt Eingang und Ausgang von E-Rechnungen ab
- Einfache und automatisierte Erstellung von Rechnungen mithilfe einer fertigen Eingabemaske und Textvorlagen für E-Mails
- Unterstützt nur die Erstellung von XRechnungen, keine Informationen zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
- Spezielle Funktionen für die Übermittlung von Daten an das Finanzamt und den Steuerberater
- Bei Rechnungseingang liest Lexware die XML-Datei aus, fügt die Zahlungsinformationen ein und verbucht die E-Rechnung automatisch
sevdesk Rechnung
- Nutzer können E-Rechnungen sowohl als XRechnung als auch im ZUGFeRD-Format online erstellen und empfangen
- Bietet DATEV-Export und Funktionen zum Erstellen von Angeboten
- Unterstützt die Verarbeitung von Fremdwährungen
- Integrierte Buchhaltung erleichtert die Finanzverwaltung
- Versand von Rechnungen per Post aus der Anwendung ist möglich
SAP-Software für die E-Rechnung für größere Unternehmen
SAP bietet erwartungsgemäß Lösungen für den Einsatz in größeren Unternehmen mit internationaler Ausrichtung an. Im Folgenden sehen Sie eine Übersicht über die wichtigste Software von SAP für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC)
SAP DRC bietet eine digitale und zentrale Verwaltung verschiedenster elektronischer Dokumente. Unternehmen können damit sicherstellen, dass Lieferscheine, Bestellformulare und Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben unterschiedlicher Länder entsprechen. Zudem ermöglicht DRC eine schnelle Anpassung an sich ändernde Vorschriften. Dabei fokussiert DRC den Rechnungsausgang, also die Erstellung von E-Rechnungen.
Bei der Erstellung von E-Rechnungen stellt DRC sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und optimiert gleichzeitig deren Verarbeitung. Dabei unterstützt DRC die deutschen Standards XRechnung und ZUGFeRD sowie verschiedene internationale Formate, sodass auch grenzüberschreitende Rechnungsprozesse effizient abgewickelt werden können.
Problem: Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen
Ein Schwachpunkt von DRC liegt im Bereich der Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen, da die vorhandenen Funktionen nicht für eine vollständige Automatisierung ausreichen.
Für die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen empfehlen wir bei mindsquare, DRC mit Software von Drittanbietern wie dem Invoice Management von OpenText zu kombinieren.
Daher empfiehlt sich die Kombination mit Drittanbieter-Software.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab (Quelle: mindsquare)
Darüber hinaus ist DRC mit Ariba Central Invoice Management kompatibel, was die Übermittlung von E-Rechnungen über Peppol an Geschäftspartner weltweit ermöglicht. Wenn Sie DRC in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, finden Sie hier weiterführende Informationen.
SAP Invoice Management by OpenText
SAP Invoice Management von OpenText ist eine leistungsstarke Lösung, um die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen zu automatisieren. Die Software ist sowohl als Cloud-Anwendung als auch als On-Premise-Lösung verfügbar. Das macht sie besonders interessant für Unternehmen mit einer hybriden SAP-Landschaft. Mit ihrem Fokus auf den Rechnungseingang ist die Software eine optimale Ergänzung zu DRC.
Intelligente Prüfung der E-Rechnungen
Anwender können Prüfregeln für eingehende Rechnungen festlegen, sodass die Lösung Rechnungen automatisiert nach vordefinierten Kriterien validiert und zuordnet. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Zusätzlich wird die Prozesssicherheit und Konsistenz der Bearbeitung erhöht.
Einbindung von Künstlicher Intelligenz
Mithilfe von KI verbessert Invoice Management die Rechnungsverarbeitung kontinuierlich. Unternehmen können festlegen, wann ein manueller Eingriff erforderlich ist. Falls Unregelmäßigkeiten auftreten oder spezielle Prüfungen notwendig sind, benachrichtigt die Software die Anwender. Standardfälle hingegen werden vollständig automatisiert bearbeitet und Rechnungen ohne manuelles Eingreifen verarbeitet. Die KI hilft außerdem dabei, Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ohne XML-Datei zu verarbeiten.
Benutzeroberfläche des SAP Invoice Management von OpenText (Quelle: OpenText)
Tiefe Integration in bestehende SAP-Systeme
SAP Invoice Management von OpenText lässt sich nahtlos in die SAP Business Technology Platform (BTP), das SAP Business Network sowie in SAP S/4HANA integrieren. Dadurch wird eine durchgängige digitale Prozesskette gewährleistet, die Fehler minimiert und Zahlungsprozesse beschleunigt.
Unternehmen profitieren zudem von verbesserten Skonto-Möglichkeiten und optimierten Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen. Die Kombination aus S/4HANA-Kompatibilität und KI-gestützter Automatisierung macht SAP Invoice Management zu einer zukunftssicheren Lösung für Ihr Rechnungswesen.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare (national)
Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse direkt in ihre bestehende SAP-Umgebung integrieren möchten, bietet sich das SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare an. Diese Lösung ermöglicht die nahtlose Erstellung und den Versand von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format – ganz ohne externe Software oder umfangreiche Prozessänderungen.
Statt auf komplexe, globale Compliance-Plattformen zu setzen, erhalten Sie eine schlank integrierte On-Premises-Lösung, die genau das abdeckt, was Sie für rechtssichere E-Rechnungen benötigen. Besonders für Unternehmen mit Fokus auf den deutschen Markt ist diese Lösung ideal, da sie gezielt auf nationale gesetzliche Anforderungen zugeschnitten ist und Ihre Rechnungsworkflows zuverlässig automatisiert.
Das Setup verbindet Effizienz, Compliance und nahtlose Integration. Für internationale Anforderungen oder komplexere Szenarien kann die Lösung zudem mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) kombiniert oder durch Drittanbieter-Software ergänzt werden.
Von der Konzeption bis zur sicheren Wartung. Wir bieten Ihnen eine zuverlässige und voll integrierte E-Rechnungslösung für SAP.
SAP Ariba Invoice Management
Für Unternehmen, die bereits SAP Ariba-Produkte nutzen, ist das Ariba Invoice Management interessant. Diese cloudbasierte Software automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Sie ist vollständig mit anderen Ariba-Produkten kompatibel. Da sie in das SAP Business Network integriert ist, können auch E-Rechnungen über diese Plattform verarbeitet werden.
Automatisierte Rechnungsprüfung und Genehmigung
Korrekte Rechnungen werden automatisch verarbeitet und beglichen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Unternehmen können eigene Prüfregeln definieren, um den Genehmigungsprozess zu optimieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Fehlerhafte Rechnungen werden automatisch an die Lieferanten zur Korrektur zurückgesendet, wodurch sichergestellt wird, dass nur fehlerfreie Dokumente in das SAP-System gelangen.
Einfache Bedienung
Die Software bietet eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche mit moderner Usability. Unternehmen können den Bearbeitungsprozess per Drag and Drop individuell gestalten, Prioritäten hinterlegen und den Rechnungsworkflow in Echtzeit überwachen.
Benutzeroberfläche des SAP Ariba Invoice Management (Quelle: SAP)
SAP Ariba Central Invoice Management
Für Unternehmen, die keine weiteren Ariba-Produkte nutzen, bietet SAP Ariba Central Invoice Management eine Plattform zur Rechnungsverarbeitung. Die Software ermöglicht eine einheitliche Verwaltung aller Rechnungsformate und sorgt für eine durchgängige Transparenz über den Bearbeitungsstatus aller eingehenden E-Rechnungen. Als cloudbasierte Lösung ist SAP Ariba Central Invoice Management speziell auf SAP S/4HANA ausgelegt. Die Software nutzt KI zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung und basiert auf der SAP BTP, wodurch sie flexibel mit anderen ERP-Systemen erweiterbar ist. Im Vergleich zum Ariba Invoice Management ist sie weniger auf das Ariba-Ökosystem fokussiert und lässt sich breiter integrieren.
E-Rechnungssoftware: Chance für grundlegende Modernisierung der Finanzprozesse
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur Pflicht, sondern die Chance für Unternehmen, ihre Finanzprozesse grundlegend zu modernisieren. Die Auswahl einer E-Rechnungslösung spielt hierbei eine zentrale Rolle. Sie sollte nicht isoliert als Compliance-Thema betrachtet werden, sondern als strategische Entscheidung für mehr Effizienz, Transparenz und Automatisierung.
Angebote für E-Rechnungssoftware gibt es zahlreich am Markt. Welche Lösung die richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem der Größe des Unternehmens, der Menge an zu verschickenden Rechnungen und benötigten Zusatzfunktionen ab. Gerne helfen wir Ihnen bei der Wahl einer geeigneten Software. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Experten für E-Rechnungen.
Weitere Informationen
- Artikel der Deutsche Mittelstandsschutz zur Einführung der E-Rechnung
- Artikel der DSAG zur gesetzlichen Regelung der E-Rechnung
Dieser Artikel erschien bereits im März 2025. Der Artikel wurde am 30.06.2026 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie einer XML-Datei erstellt und übermittelt wird. Sie muss gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die unter anderem in der Norm EN 16931 definiert sind. Eine reine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. In Deutschland sind die wichtigsten Standards die XRechnung und ZUGFeRD.
Warum sollten Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Seit Januar 2025 ist die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend. Für die Pflicht zum Versand gelten Übergangsregelungen. Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die Nutzung von E-Rechnungen auch Vorteile wie:
- Automatisierte Verarbeitung: Buchhaltungssoftware kann XML-Rechnungen schnell verarbeiten.
- Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben reduzieren das Risiko von Fehlern.
- Schnellere Abläufe: Rechnungen können effizient bearbeitet und bezahlt werden.
- Papierersparnis: Digitale Rechnungen sind umweltfreundlicher.
Welche Software gibt es für KMU für den Umgang mit E-Rechnungen?
Hier sind einige Beispiele für Software zur Verarbeitung von E-Rechnungen für KMU auf dem deutschen Markt im Vergleich:
- FastBill: Besonders geeignet für kleine Unternehmen und Selbstständige, mit flexiblen Tarifen und benutzerfreundlicher Rechnungsmaske
- easybill: Fokussiert auf Rechnungsstellung, mit einer kostenfreien Basisversion und speziellen Funktionen für Onlinehändler
- Lexware Office: Bietet Lösungen für KMU mit Fokus auf Buchhaltung und Rechnungsstellung (unterstützt nur XRechnung)
- sevdesk Rechnung: Online-Tool mit vielen Funktionen wie DATEV-Export, Fremdwährungsverarbeitung und postalischem Rechnungsversand
Welche SAP-Lösungen gibt es für den Umgang mit E-Rechnungen?
SAP bietet verschiedene Softwarelösungen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen:
- SAP Document and Reporting Compliance (DRC): Tool zur Verwaltung elektronischer Dokumente, gesetzeskonform und anpassbar an verschiedene Länderstandards. Deckt die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ab.
- SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare: Eine schlanke, lokale Alternative für den deutschen Markt. Nahtlos in SAP-System integrierbar. Erstellt E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format – ohne Prozessänderungen, ohne externe Software, mit voller Compliance und maximaler Automatisierung.
- SAP Invoice Management by OpenText: Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Prüfung und tiefer SAP-Integration. Fokussiert den Rechnungseingang.
- SAP Ariba Invoice Management: Cloudbasierte Lösung für den automatisierten Rechnungseingang und die Bearbeitung.
- SAP Ariba Central Invoice Management: Zentrale Plattform zur Verwaltung von E-Rechnungen mit breiter Integrationsfähigkeit. Auf den Rechnungseingang spezialisiert.
