Nützliche Transaktionen für die Archivierung in SAP

Die Archivierung ist ein essenzieller Bestandteil des Datenmanagements und sorgt dafür, dass Ihr SAP-System effizient und gesetzeskonform arbeitet. Daten, die nicht mehr unmittelbar benötigt werden, werden aus dem operativen System entfernt und in einem Archivsystem gespeichert. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Transaktionen für die Archivierung von Daten in SAP.

Was ist eine Transaktion?

Eine Transaktion ist ein Programm in SAP, das einen bestimmten Prozess ausführt. Jede Transaktion hat einen eigenen Transaktionscode, zum Beispiel „SARA“. Diesen Code können Sie im SAP GUI in das Kommandofeld eingeben, um die Transaktion auszuführen.

Transaktionen ändern Daten in der SAP-Datenbank. Dabei gibt es sehr viele verschiedene Transaktionen für die unterschiedlichsten Ziele, die Anwender erreichen möchten. Die in diesem Beitrag vorgestellten Transaktionen für die Archivierung stellen nur einen Bruchteil der Transaktionen in diesem Bereich dar. Sie decken jedoch die wichtigsten Funktionen ab, die Sie für die Archivierung benötigen.

Die wichtigsten SAP Archivierung Transaktionen

Im Folgenden werden die wichtigsten Transaktionen im Zusammenhang mit SAP Archivierung vorgestellt.

SARA

Bei SARA (SAP Archivierungsadministration) handelt es sich um die zentrale Transaktion, für die Archivierung von Daten. Diese Transaktion bietet verschiedene Funktionen.

Zunächst wählen Sie das Archivobjekt aus, das Sie archivieren möchten. Anschließend starten Sie den Archivierungsprozess. SARA schreibt die Daten, die für die Archivierung bestimmt sind, in die Archivdateien. Danach werden die erfolgreich archivierten Daten aus der Datenbank gelöscht. Die beiden Schritte laufen getrennt voneinander ab, damit keine Daten gelöscht werden, die noch nicht archiviert wurden.

Um den Archivierungsprozess zu überwachen, erstellt SARA nach jedem Schritt ein Protokoll, damit Sie Fehler oder Warnungen nachvollziehen können. Sie können sich außerdem die bereits archivierten Daten anzeigen lassen, ohne sie wieder in die Datenbank laden zu müssen.

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OAM1

Die Transaktion OAM1 (SAP ArchiveLink Monitoring) dient der Überwachung des Archivierungsprozesses und ergänzt die Transaktion SARA. Mit OAM1 haben Sie die wichtigsten Komponenten der Archivierung wie Spool, Warteschlange und Hintergrundverarbeitung. OAM1 protokolliert alle Schritte der Archivierung, auch die Fehler und bietet die Möglichkeit, fehlgeschlagene Archivierungsaufträge noch einmal anzustoßen. Mit OAM1 können Sie Drucklisten, ausgehende Dokumente und eingehende Dokumente mit Barcodes überwachen.

AOBJ

AOBJ (Definition Archivierungsobjekte) ist neben SARA und OAM1 die dritte wichtige Transaktion für die Archivierung in SAP.
Sie bietet die folgenden Funktionen:

• Übersicht aller verfügbaren Archivierungsobjekte
• Anlegen neuer Archivierungsobjekte
• Anpassung bestehender Archivierungsobjekte (Customizing-Einstellungen), beispielsweise des logischen Dateinamens, der Größe der Archivdatei sowie der Einstellungen des Löschprogramms der Datenobjekte aus dem operativen System nach der Archivierung

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SARI

Die Transaktion SARI (Archivinformationssystem) ermöglicht den Zugriff auf archivierte Daten. Dafür können Sie Archivinformationsstrukturen (Archivindizes) für jedes gewünschte Archivierungsobjekt konfigurieren. Die Indizes werden mit Daten aus dem Archiv gefüllt, damit später in den archivierten Daten recherchiert werden kann. Diese Strukturen können entweder in der Löschphase automatisiert oder nachträglich manuell aufgebaut werden.

Archivierung mit SAP ILM

Diese Archivindizes sind auch relevant für die Indizierung der Daten in der Ablage des Information Lifecycle Managements (ILM). Das ILM verwaltet die Datenflüsse und zugehörigen Metadaten Ihres Unternehmens automatisiert und DSGVO-konform. Ein Kernaspekt des ILM ist die Löschung von Daten, beispielsweise Personendaten, nach einer vorgegebenen Zeit. Außerdem ist die Archivierung von Daten für einen vorgegebenen Zeitraum wie 10 Jahre möglich, was für Dokumente wie Rechnungen wichtig ist.

ILM sorgt dafür, dass die Daten zunächst in das Archiv geladen und dann aus dem operativen System gelöscht werden, um benötigten Speicher freizugeben. Ihr System arbeitet durch die Entlastung von unnötigen Daten nicht nur effizienter, sondern Ihre Mitarbeiter finden auch schneller benötigte Daten im System wieder. Außerdem werden die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zur Datenarchivierung eingehalten.

Fazit

Bei der Archivierung von Daten in SAP helfen Ihnen die wichtigsten Transaktionen wie SARA, OAM1, AOBJ und SARI nicht nur dabei, die archivierten Daten übersichtlich abzuspeichern, sondern auch dabei, sie nach Jahren wiederzufinden. Besonders gut funktioniert dies mit dem ILM, das Sie bei der Archivierung und Verwaltung der archivierten Daten unterstützt.

Wenn Sie sich weiter über die Archivierung von Daten informieren möchten, kommen Sie gerne auf uns zu und vereinbaren Sie einen Termin.

Alex Wiefel

Als Management & Technologieberater im Bereich Formulare, Archivierung und E-Rechnung verbinde ich tiefgehende fachliche Expertise mit langjährigem Projektleitungs-Know-How. Diese Kombination liefert mir die Grundlage, meine Kunden-Projekte zum Erfolg zu führen. Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Formularlandschaft auf den neusten Stand zu bringen, Daten konform zu archivieren sowie Rechnungen zu digitalisieren.

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