E-Rechnung: Finden Sie das passende Tool
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. Damit stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Doch das richtige E-Rechnung Tool bietet nicht nur eine Lösung für die Einhaltung dieser Vorschriften, sondern steigert auch die Effizienz des gesamten Prozesses. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Tools sich für diese Ziele eignen und wie Sie Ihre Prozesse mit den richtigen Lösungen optimieren können.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die strukturiert, oft im XML-Format, erstellt, übermittelt und automatisch verarbeitet werden können.
- Für Unternehmen gibt es verschiedene Tools, wie SAP DRC für große Unternehmen, das eigene SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare oder sevDesk für KMU.
- Die Umstellung auf E-Rechnungen ist seit 01.01.2025 für Unternehmen Pflicht.
- E-Rechnungen bieten Vorteile wie automatisierte Prozesse, Fehlerreduktion und eine hohe Effizienz im Rechnungswesen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die digital ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden kann. Sie muss alle Informationen enthalten, die auch in einer traditionellen Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlich sind, wie Rechnungsnummer, Betrag und Empfänger. Der entscheidende Unterschied: Die E-Rechnung wird in einem strukturierten Format, meistens XML, übermittelt und ermöglicht so eine automatische Verarbeitung. In Deutschland werden die Formate XRechnung oder ZUGFeRD genutzt, international hat jedes Land sein eigenes Format wie beispielsweise Italien mit FatturaPA oder Polen mit dem Portal KSeF und dem Format FA(3).
Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung bietet die E-Rechnung Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Da die vollständige Automatisierung des Rechnungswesen möglich ist, reduziert sie den administrativen Aufwand und ist nicht anfällig für Flüchtigkeitsfehler. Wichtig: Die Pflicht gilt nur für E-Rechnungen, die Unternehmen an andere Unternehmen ausstellen (B2B).
Tools zur Umsetzung der E-Rechnung
Um die Vorgaben zu erfüllen und die Vorteile nutzen zu können, können Unternehmen aus einer Reihe von Tools auswählen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte Lösungen vor, sowohl für SAP-Systeme als auch für Nutzer von anderen Systemen.
SAP DRC: Internationale Compliance
SAP bietet mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) ein umfassendes Tool zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen und anderen geschäftlichen Dokumenten wie Steuerreportings. Dem Problem, dass jedes Land sein eigenes Format für E-Rechnungen nutzt, begegnet DRC mit einer umfassenden Kompatibilität für über 60 Länder mit stetiger Erweiterung. Die beiden deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD sind natürlich ebenfalls verfügbar.
Das Tool ist für S/4HANA sowohl On-Premises als auch in der Cloud verfügbar. Daneben werden auch ältere SAP-Versionen unterstützt. Anwender profitieren von dem integrierten Dashboard, das ihnen eine Übersicht über die aktuell relevanten Rechnungen ermöglicht.
SAP DRC ist ein starkes Tool, um E-Rechnungen automatisiert zu erstellen und Kunden in aller Welt zu schicken. Es eignet sich aufgrund des Umfangs und des vergleichsweise teuren Bezahlmodells vor allem für große Unternehmen.
Unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool
Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP integrieren möchten, bieten wir unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool. Mit dieser Lösung können Unternehmen E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format direkt innerhalb ihrer bestehenden SAP-Umgebung erstellen und versenden – ganz ohne Prozessänderungen und ohne Drittsoftware.
Ein großer Vorteil unserer Lösung ist, dass keine laufenden Lizenzgebühren anfallen. Das Tool ist flexibel und deckt zentrale SAP-Module wie SD, MM, FI sowie branchenspezifische Module wie RE-FX und IS-U ab.
Mit dieser Lösung können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren, den manuellen Aufwand reduzieren und die Compliance sichern. Dank flexibler Anpassungsmöglichkeiten bei den Versandkanälen (E-Mail, PEPPOL, Portal des Bundes) und der Möglichkeit, empfängerspezifische Formate festzulegen, reagieren Unternehmen flexibel auf Kundenanforderungen.
SAP Invoice Management von OpenText
SAP Invoice Management von OpenText ist eine Tool zur Automatisierung des E-Rechnungseingangs direkt in SAP und verarbeitet E-Rechnungen von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung. Es eignet sich gut zur Ergänzung von Tools für den E-Rechnungsausgang wie SAP DRC.
Die enge Integration in SAP ermöglicht eine nahtlose Abwicklung der Rechnungsprozesse. Darüber hinaus sorgt die Lösung für Transparenz und Kontrolle, indem sie präzise Berichte liefert. Außerdem ermöglicht sie eine verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten über das SAP Business Network.
Tools für KMU ohne SAP
Neben den SAP-basierten Lösungen gibt es auch Tools wie sevDesk und Lexware, die vor allem für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant sind. Diese Tools ermöglichen eine einfache Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen.
sevDesk
Die Software von sevDesk bietet für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen eine intuitive Benutzeroberfläche. Das macht es besonders für Kleinunternehmer und Selbstständige ohne Buchhaltungskenntnisse einfach, Rechnungen zu schreiben und zu versenden. Das Tool unterstützt die beiden deutschen Formate ZUGFeRD- und XRechnung, die automatisch validiert und verbucht werden. Die Lösung spart Zeit durch Automatisierungen, wie das Erstellen wiederkehrender Rechnungen und das Verarbeiten von Belegen via App.
Lexware
Das Tool faktura+auftrag des Anbieters Lexware ermöglicht ebenfalls die einfache Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format und sorgt so für eine rechtskonforme Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Neben der Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen bietet es auch Funktionen zur Rechnungskorrektur, Sammelrechnungen und das Verwalten von wiederkehrenden Rechnungen. Mit der DATEV-Export-Schnittstelle und der E-Shop-Anbindung ist es besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die eine effiziente und umfassende Lösung zur Rechnungsstellung und -verarbeitung suchen.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Fazit
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist für Unternehmen seit dem 01.01.2025 Pflicht und bietet gleichzeitig viele Vorteile. Mit den richtigen Tools können Unternehmen ihre E-Rechnungsprozesse effizient und compliant gestalten. Am Markt gibt es verschiedene Lösungen für SAP-Nutzer oder KMU ohne SAP-System.
Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit der Wahl des passenden E-Rechnung-Tools auseinandersetzen und die Einführung sorgfältig planen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Während die Tools für KMU häufig Testzeiträume anbieten, sind für SAP-Lösungen oft umfangreichere Vorarbeiten erforderlich.
Websession: E-Rechnung
In beiden Fällen können Sie gerne auf uns zu kommen und einen unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren. Wir hören uns Ihre Anforderungen an und ermöglichen Ihnen die fundierte Entscheidung für das passende Tool zur Umsetzung ihrer E-Rechnungen.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im strukturierten Format (z. B. XML) erstellt und übermittelt wird und automatisch verarbeitet werden kann.
Welche Tools gibt es zur Umsetzung der E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Tools wie SAP DRC für große Unternehmen, das eigene SAP-integrierte E-Rechnungstool von mindsquare sowie sevDesk oder Lexware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die bei der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen helfen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ermöglicht eine vollständige Automatisierung des Rechnungswesens, reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Flüchtigkeitsfehler.
Was müssen Unternehmen tun, um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden?
Unternehmen müssen ein geeignetes Tool auswählen und sicherstellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere hinsichtlich der Formate XRechnung und ZUGFeRD.
