Das Format einer E-Rechnung
Die E-Rechnung ist aktuell bei vielen Unternehmen Thema, da seit Anfang 2025 die E-Rechnungspflicht mit Übergangsfristen gilt. Aber welches Format hat eigentlich eine E-Rechnung und wie profitieren Unternehmen davon?
XML als Format einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digital in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Das strukturierte Format der Wahl ist üblicherweise XML (Extensible Markup Language). Die beiden in Deutschland relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD nutzen beide XML. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung enthält neben der XML noch eine PDF-Datei und sieht deshalb auf den ersten Blick aus wie eine normale PDF-Rechnung. Das sorgt dafür, dass eine ZUGFeRD-Rechnung im Anhang einer E-Mail verschickt und dann ganz herkömmlich von einem Menschen geprüft werden kann.
Auch international setzen die meisten Länder auf das XML-Format für E-Rechnungen, beispielsweise Frankreich mit Factur-X, Polen mit KSeF oder Italien mit FatturaPA.
Allerdings ist der Begriff „Format“ im Kontext der E-Rechnung nicht klar festgelegt, sodass auch der Standard wie XRechnung oder ZUGFeRD als „E-Rechnungsformat“ gilt.
Wie sieht eine XML-Datei aus?
Hier ein Beispiel, wie die XML-Datei einer XRechnung aussehen könnte:
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>2025-0001</ram:ID>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20250528</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
<rsm:SupplyChainTradeTransaction>
<ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:SellerTradeParty>
<ram:Name>Verkäufer GmbH</ram:Name>
</ram:SellerTradeParty>
<ram:BuyerTradeParty>
<ram:Name>Kunden GmbH</ram:Name>
</ram:BuyerTradeParty>
</ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
<ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
<ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode>
<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
<ram:InvoiceTotalAmount>1190.00</ram:InvoiceTotalAmount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
</ram:ApplicableHeaderTradeSettlement>
</rsm:SupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Zunächst sehen Sie, dass diese Beispiel-Rechnung dem Cross Industry Invoice-Standard (CII) folgt. Dabei handelt es sich um einen internationalen Standard für die Erstellung von XML-Dateien im Rechnungswesen. Neben CII gibt es noch die Universal Business Language (UBL). UBL wird ebenfalls international genutzt, ist jedoch weniger fokussiert auf Rechnungen, sondern wird auch für andere Arten von elektronischen Dokumenten wie Lieferscheine genutzt.
Ansonsten sind in der XML dieser Beispiel-Rechnung alle wichtigen Daten enthalten, zum Beispiel: Die Rechnungsnummer (2025-0001), das Rechnungsdatum (28. Mai 2025), Rechnungsaussteller (Verkäufer GmbH), Käufer (Kunden GmbH) und Betrag in Euro (1190,00). Wichtig für die Struktur einer XML-Datei ist, dass jeder Information immer eine Bezeichnung voran- und nachgestellt ist. Die nachgestellte Bezeichnung ist dabei immer durch einen Schrägstrich gekennzeichnet.
Zu sehen ist das beispielsweise bei dem Namen des Verkäufers: <ram:Name>Verkäufer GmbH</ram:Name>
Vorteile von XML als Format für E-Rechnungen
Dass Unternehmen XML als bevorzugtes Format für die Übermittlung von Rechnungsinformationen nutzen, hat mehrere Gründe:
Struktur
In einer XML-Datei sind die Rechnungsinformationen sehr klar strukturiert enthalten. Während das Auslesen der Informationen für Menschen etwas mühsam ist, kommt ein Computer viel besser mit einer XML-Datei klar als mit einer PDF-Rechnung.
Überführung der Rechnungsdaten aus einer PDF-Datei in das XML-Format.
Automatisierung
Da E-Invoicing-Software sehr gut mit dem XML-Format arbeiten kann, lassen sich die Prozesse im Rechnungswesen mithilfe der E-Rechnung sehr gut automatisieren. Gerade die Prüfung von täglich eintreffenden Standardrechnungen kann ohne menschliche Eingriffe erfolgen. Auch der Rechnungsausgang kann so effizienter gestaltet werden, indem Software wie SAP Document and Reporting Compliance die XML-Dateien automatisiert generiert und übermittelt.
Rechtskonform
Die europäische Norm EN 16931 gibt vor, dass E-Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellt werden müssen. XML erfüllt die Vorgaben dieser Norm vollumfassend, weshalb die E-Rechnungen auch international auf dem XML-Format basieren.
E-Rechnungen in SAP
Für SAP gibt es verschiedene Lösungen, um E-Rechnungen im XML-Format auszustellen und zu verarbeiten.
So bietet die E-Invoicing-Software von OpenText eine KI-gestützte Rechnungsprüfung sowie umfangreiche Integrationsmöglichkeiten in moderne SAP-Systeme. Kombiniert mit SAP DRC für den Rechnungsausgang eignet sich die Software perfekt für die Ausstellung und Verarbeitung von großen Mengen elektronischer Rechnungen im XML-Format. Dabei ist DRC besonders interessant für Unternehmen, die international agieren, da die Lösung mit den verschiedenen Standards innerhalb und außerhalb der EU umgehen kann.
Für Ariba-Nutzer gibt es das Ariba Invoice Management. Auch hier läuft die Prüfung der E-Rechnungen im XML-Format automatisiert ab. Die Integration in das Ariba-Ökosystem ist sehr gut möglich und die Nutzer profitieren von der intuitiven Bedienung der Software.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
Das Standardformat für E-Rechnungen ist sowohl in Deutschland als auch international XML. Dieses Format zeichnet sich durch seine klare Struktur aus und kann gut von Computern verarbeitet werden. Spezielle E-Invoicing-Software kann mithilfe von XML E-Rechnungen automatisiert ausstellen, übermitteln und verarbeiten.
Zur automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen im XML-Format benötigen Sie spezielle Software. SAP bietet hier verschiedene Lösungen an, passend für die Art und Struktur Ihrer SAP-Landschaft und den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Beratungsgespräch: E-Rechnung
Haben Sie noch weitere Fragen zum Format einer E-Rechnung? Kommen Sie gerne auf uns zu! In einem individuellen Gespräch beantworten wir Ihre Fragen und beraten Sie zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen!
