Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) zwischen Unternehmen. Alles, was Sie dazu wissen müssen und welche Software sich gut für die Verarbeitung von E-Rechnungen eignet, erfahren Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Kurz gesagt ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XML (Extensible Markup Language). Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung! Die XML-Datei einer E-Rechnung kann von Computern viel schneller automatisch verarbeitet werden als eine PDF-Rechnung.
Die beiden relevanten Standards für Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung eine reine XML-Datei ist, ist die XML-Datei bei einer ZUGFeRD-Rechnung in eine PDF-Datei eingebettet. Deshalb ist die ZUGFeRD-Rechnung für Menschen einfacher zu lesen, wohingegen die XRechnung zunächst durch ein spezielles Tool lesbar gemacht werden muss.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich (Quelle: mindsquare)
Was heißt „E-Rechnungspflicht“?
Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland im B2B-Bereich. Das heißt zunächst, dass Unternehmen für Umsätze, die sie mit anderen Unternehmen erwirtschaftet haben, eine E-Rechnung annehmen müssen. Wenn der Empfänger einverstanden ist, dürfen noch bis Ende 2026 Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF-Datei verschickt werden.
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro (im Jahr 2026) auch zwingend E-Rechnungen verschicken.
Ab Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen annehmen und verschicken können. Ausnahmen bestehen für Kleinstbeträge bis 250 Euro. Der B2C-Bereich, also Unternehmen zu Privatkunden, ist von den gesamten Regelungen nicht betroffen.
Welche Vorteile hat die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen?
Der erste Gedanke zum Thema E-Rechnung ist schnell „Bitte nicht noch so eine Vorgabe des Gesetzgebers!“. Und natürlich ist die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zunächst wieder eine weitere Vorschrift, an die sich Unternehmen halten müssen. Allerdings hat die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile für Unternehmen.
Durch die automatisierte Verarbeitung wird nicht nur Papier gespart. Die maschinelle Bearbeitung der Rechnungen reduziert menschliche Fehler und beschleunigt die Verarbeitung der E-Rechnungen. So reduziert sich das Umlaufvermögen und das Unternehmen hat mehr Geld zur Verfügung.
Die Vorgabe zur E-Rechnung wurde nicht eingeführt, um Unternehmen zu belasten. Ganz im Gegenteil wird so die Digitalisierung der Unternehmen gefördert und die Wirtschaft insgesamt zukunftsfähiger gestaltet.
Wie setzen Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung um?
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SAP nutzen, gibt es verschiedene Lösungen, die Sie verwenden können.
SAP Document Reporting and Compliance (DRC) ist eine umfangreiche Lösung, die sich für größere Unternehmen eignet und auch internationale Vorgaben berücksichtigt. Weitere Softwarelösungen sind beispielsweise das SAP Ariba Invoice Management oder das SAP Invoice Management by OpenText. Um alle Vorteile zu nutzen und alle Bereiche des E-Invoicings abzudecken, können Sie auch DRC mit der Lösung von OpenText kombinieren.
Für KMU ohne SAP-System gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen, die E-Rechnungen verarbeiten können. Anbieter wie sevdesk oder Fastbill haben die neuen Regelungen zur E-Rechnung im Blick und werben aktiv damit, dass alle relevanten Standards unterstützt werden. Oft bieten die Anbieter Pakete mit unterschiedlichem Umfang an, sodass für Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung dabei ist.
Fazit
Bei der E-Rechnungspflicht gibt es einige Aspekte zu beachten. Nutze ich XRechnung oder ZUGFeRD – oder doch beides? Und welche Software eignet sich für die Bedürfnisse meiner Rechnungsstellung am besten?
Wenn Sie Fragen hierzu haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir informieren Sie unverbindlich über die E-Rechnungspflicht für Unternehmen und beraten Sie dabei, wie Sie die Rechnungsstellung Ihres Unternehmens fit für die Zukunft machen.
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