Die E-Rechnung ist in vielen Unternehmen technisch angekommen. Jetzt folgt der nächste Schritt: die GoBD-konforme Archivierung. Denn wer E-Rechnungen empfängt und ausstellt, muss auch sicherstellen, dass die relevanten Daten über Jahre hinweg vollständig, nachvollziehbar und unverändert verfügbar bleiben.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnung und GoBD gehören zusammen: Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung rückt die revisionssichere Aufbewahrung stärker in den Fokus.
- Originalformat erhalten: Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Datenteil, etwa die XML-Datei, in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.
- Aufbewahrungsfrist: Rechnungen beziehungsweise Buchungsbelege müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden.
- Technik allein reicht nicht: Neben dem Archivsystem brauchen Unternehmen verlässliche Prozesse, Verantwortlichkeiten und eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einführung einer passenden Archivierungslösung, mit der Sie Daten sowie Dokumente einfach, DSGVO-konform und zuverlässig aus dem SAP-System heraus archivieren können.
Warum E-Rechnung und GoBD jetzt zur Priorität werden
Schon seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Ausstellung nähert sich nun die nächste Übergangsfrist dem Ende. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen auch ausstellen. Allein für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027.
Unternehmen haben diese Fristen im Blick und immer mehr von ihnen haben die technische Einführung abgeschlossen. In den Fokus rückt nun die Frage der Archivierung. Und hier treffen E-Rechnung und GoBD aufeinander.
Was bedeutet eine GoBD-konforme Aufbewahrung von E-Rechnungen?
Die GoBD stellen Anforderungen an digitale Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. Relevant sind unter anderem Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Verarbeitung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Änderungen dürfen also nicht einfach unbemerkt bestehende Informationen überschreiben.
E-Rechnungen sollten Sie nach Abschluss des Vorgangs nicht einfach irgendwo ablegen. Stattdessen brauchen Sie einen kontrollierten Prozess, der Eingang beziehungsweise Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Wiederauffindbarkeit nachvollziehbar abbildet.
Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt beispielsweise, wie elektronische Dokumente eingehen, verarbeitet, indiziert, gespeichert, vor Veränderungen geschützt und später wiedergefunden werden. Die Finanzverwaltung erwartet dabei, dass die Dokumentation für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entspricht.
Ob eine E-Rechnung revisionssicher archiviert ist, hängt nicht allein von der eingesetzten Software ab. Ebenso wichtig ist, dass Technik, Prozesse und organisatorische Kontrollen zuverlässig ineinandergreifen.
XML statt PDF: Was müssen Sie tatsächlich archivieren?
Gerade hier entstehen häufig Missverständnisse. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Sie enthält strukturierte Daten, die Systeme automatisiert weiterverarbeiten können. Zu den in Deutschland üblichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Bei einer XRechnung steht die XML-Datei im Mittelpunkt. ZUGFeRD kombiniert dagegen strukturierte Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung.
Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD im Juli 2025 ausdrücklich an die E-Rechnung angepasst. Bei E-Rechnungen reicht grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn dieser die GoBD-Anforderungen erfüllt. Den PDF-Teil einer hybriden Rechnung müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im strukturierten Teil fehlen oder davon abweichen.
Für Ihre Archivierungsstrategie ist deshalb besonders wichtig, dass Sie nicht nur die sichtbare PDF speichern und anschließend die XML-Datei löschen. Die strukturierten Daten sind bei einer E-Rechnung entscheidend.
Wie lange müssen Sie E-Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Auch die Abgabenordnung sieht für Buchungsbelege acht Jahre vor. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dabei reicht es nicht, dass die Datei acht Jahre lang irgendwo auf einem Server liegt. Aufbewahrungspflichtige elektronische Daten müssen während der Frist verfügbar und lesbar sein. Außerdem müssen sie sich unter den gesetzlichen Voraussetzungen maschinell auswerten lassen.
Das wird besonders bei Systemwechseln relevant. Tauschen Sie beispielsweise Ihr ERP-System aus oder migrieren Sie ein Archiv, sollten Sie frühzeitig sicherstellen, dass ältere E-Rechnungen weiterhin vollständig auffindbar und auswertbar bleiben.
Fünf typische Fehler bei der Archivierung von E-Rechnungen
- Das E-Mail-Postfach wird zum Archiv. Ein Postfach reicht zwar grundsätzlich aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Für einen kontrollierten und nachvollziehbaren Archivierungsprozess ist es jedoch keine gute Dauerlösung.
- Sie speichern nur die PDF. Gerade bei XRechnung und ZUGFeRD darf der strukturierte Datensatz nicht verloren gehen.
- Dateien lassen sich unkontrolliert überschreiben. Wenn Mitarbeiter Dokumente nachträglich verändern oder ersetzen können, ohne dass dies nachvollziehbar bleibt, entsteht ein GoBD-Risiko.
- ERP, Workflow und Archiv arbeiten nebeneinander. Manuelle Übergaben und Medienbrüche erhöhen das Risiko für verlorene, doppelte oder falsch zugeordnete Rechnungen.
- Die Verfahrensdokumentation wird vergessen. Ein technisch gutes System hilft nur bedingt, wenn niemand nachvollziehbar dokumentiert, wie Ihr tatsächlicher E-Rechnungsprozess funktioniert.
So machen Sie Ihre E-Rechnungsarchivierung zukunftsfähig
Ein belastbarer Prozess verbindet Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung. Idealerweise validiert Ihr System eingehende Rechnungen, übernimmt relevante Daten automatisiert, steuert Freigaben digital und archiviert den Originaldatensatz zusammen mit den erforderlichen Prozessinformationen.
Achten Sie außerdem auf Zugriffsrechte, Protokollierung, Wiederauffindbarkeit, Datensicherung sowie definierte Aufbewahrungs- und Löschregeln. Besonders wertvoll ist eine durchgängige Integration zwischen ERP-, Rechnungsworkflow- und Archivsystem.
Die E-Rechnung als Formatprojekt ist für viele Unternehmen abgeschlossen. Was sie jetzt aufbauen müssen, ist ein digitaler End-to-End-Prozess. Denn Unternehmen, die Empfang, Verarbeitung und GoBD-konforme Archivierung zusammendenken, schaffen die Basis, um ihre Finanzprozesse stärker als bisher zu automatisieren und ihre Effizienz zu steigern.
Sie möchten Ihre E-Rechnungsprozesse mit Ihrer SAP-, ERP- oder Archivlandschaft verbinden und die GoBD-Anforderungen direkt mitdenken? Sprechen Sie mit unseren Experten. Gemeinsam analysieren wir Ihren Prozess und zeigen Ihnen, wo Sie automatisieren, vereinfachen und Risiken reduzieren können.
FAQ zur E-Rechnung und GoBD
1) Muss eine E-Rechnung GoBD-konform archiviert werden?
Aufbewahrungspflichtige E-Rechnungen fallen unter die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften und die GoBD. Relevant sind dabei unter anderem die Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten.
2) Reicht es, eine E-Rechnung als PDF zu speichern?
Nein, nicht generell. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil entscheidend. Bei XRechnung handelt es sich typischerweise um eine XML-Datei. Bei ZUGFeRD müssen Sie den strukturierten Teil aufbewahren; der PDF-Teil wird zusätzlich relevant, wenn er steuerlich bedeutsame Zusatz- oder Abweichungsinformationen enthält.
3) Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Rechnungen beziehungsweise Buchungsbelege müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg entstanden ist.
4) Brauche ich zwingend ein spezielles Archivsystem?
Das Gesetz schreibt nicht pauschal ein bestimmtes Produkt vor. Entscheidend ist der gesamte Aufbewahrungsprozess. Ein geeignetes DMS oder Archivsystem kann die Einhaltung der Anforderungen jedoch erheblich erleichtern, beispielsweise durch Zugriffskontrollen, Protokollierung, schnelle Wiederauffindbarkeit und geregelte Aufbewahrungsfristen.
