E-Rechnung versenden: So gelingt der digitale Prozess
Aktuell reicht es, wenn deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die meisten Unternehmen jedoch auch für das Versenden einer E-Rechnung bereit sein. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Übertragungswege sich dafür eignen und wie sie den Prozess professionell gestalten können.
Das Wichtigste im Überblick
- Ab 2027 müssen Unternehmen auch E-Rechnungen versenden.
- E-Rechnungen können per E-Mail, über ERP-Schnittstellen, spezielle Portale oder das Peppol-Netzwerk verschickt werden.
- SAP DRC ermöglicht eine automatisierte Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen.
- Peppol bietet einen sicheren, effizienten Versandweg und wird auch von öffentlichen Stellen eingesetzt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Inhalte strukturiert, beispielsweise im XML-Format, vorliegen und automatisiert verarbeitet werden können. In Deutschland geschieht dies mithilfe der Standards XRechnung und ZUGFeRD, die beiden EN 16931-konform sind, also alle offiziellen Vorgaben erfüllen.
E-Rechnung versenden: Welche Übertragungswege gibt es?
Technisch stehen Unternehmen mehrere Wege offen, eine E-Rechnung zu versenden. Ein strukturiertes XML-Dokument kann klassisch per E-Mail verschickt, in einem Portal wie OZG-RE hochgeladen oder über eine Schnittstelle aus dem ERP an den Empfänger übertragen werden. Wenn die Rechnungszustellung zuverlässig automatisiert erfolgen soll, empfiehlt sich außerdem das Peppol-Netzwerk.
Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist eine internationale Infrastruktur für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Hinter dem Netzwerk steht die Organisation OpenPeppol, deren Ziel es ist, grenzüberschreitende Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. Das Netzwerk etabliert sich mittlerweile weltweit und gängige Softwarelösungen für den Versand von E-Rechnungen verfügen oft über eine Peppol-Schnittstelle. Rechnungsversender profitieren dadurch von einem einheitlichen, sicheren und medienbruchfreien Transportweg. In Deutschland sind beispielsweise alle öffentlichen Stellen an das Netzwerk angebunden.
Besonders attraktiv ist Peppol, weil Rechnungen direkt aus dem ERP-System heraus verschickt werden können. Für hohe Rechnungsvolumina ist dies eine klare Effizienzsteigerung. Fehlerquellen sinken, Durchlaufzeiten verkürzen sich und Lieferanten erhalten schneller ihr Geld. Für alle Beteiligten entsteht Transparenz über den aktuellen Versand- und Zustellstatus einer Rechnung.
SAP als Ausgangspunkt: Moderne Lösungen für Ihren E-Rechnungsvorgang
Wer SAP im Einsatz hat, möchte Rechnungen nicht außerhalb des Systems erstellen und manuell übertragen. Unternehmen sollten deshalb auf eine Lösung setzen, die nahtlos in den bestehenden Prozess eingebettet ist.
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC)
SAP DRC ist eine zusätzliche Lösung für SAP-Systeme, um die Erstellung und Übermittlung von steuerrelevanten Dokumenten wie Reportings und Rechnungen zu ermöglichen. Mit DRC lassen diese Prozesse sich nicht nur automatisieren. Da die Lösung mittlerweile die Vorgaben von über 60 Ländern abdeckt, sind Unternehmen mit DRC rechtlich auf der sicheren Seite.
Dabei richtet sich DRC besonders an international tätige Unternehmen, die E-Rechnungen und Steuerreportings unter verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen übermitteln müssen. Die Lösung ist für SAP S/4HANA On-Premises und in der Cloud verfügbar, es gibt jedoch auch Möglichkeiten, DRC in älteren SAP-Versionen zu nutzen.
In Bezug auf E-Rechnungen ermöglicht DRC unter anderem:
- die Generierung von XRechnung oder ZUGFeRD direkt in SAP
- das automatisierte Versenden einer E-Rechnung über Peppol oder andere Kanäle
- Transparenz über den Status der ausgestellten E-Rechnungen
Wer international tätig ist oder viele gesetzliche Anforderungen parallel erfüllen muss, trifft mit DRC eine nachhaltige Wahl.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare
Für Unternehmen, denen DRC eine Nummer zu umfangreich ist und die vor allem die deutschen Anforderungen im Blick haben, bieten wir ein eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool an. Unsere Lösung konzentriert sich darauf, den rechtssicheren Versand elektronischer Rechnungen effizient umzusetzen, ohne in komplexe Infrastrukturmaßnahmen investieren zu müssen. Peppol-Anbindung, validierte Formate und klare Prozessführung sorgen für einen schnellen Start in die digitale Rechnungswelt.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Fazit
Der Versand von E-Rechnungen entwickelt sich in Deutschland mittelfristig zum neuen Standard. Behörden verlangen ihn, Unternehmen müssen ihn künftig aktiv umsetzen und digitale Effizienzgewinne sprechen ohnehin dafür. Wer die passenden Technologien nutzt, macht den Rechnungsversand nicht nur gesetzeskonform, sondern profitiert von der Automatisierung im Rechnungswesen.
Mit modernen Standards wie XRechnung und Übertragungswegen wie Peppol wird die E-Rechnung zum Motor einer zukunftsfähigen Finanzwelt. Lösungen wie SAP DRC oder unser SAP-integriertes E-Rechnungstool helfen dabei, die Umstellung pragmatisch und erfolgreich umzusetzen.
Websession: Versand von E-Rechnungen
Wenn Sie noch weitere Fragen zum Versand von E-Rechnungen haben, dann vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin mit unseren Experten. Wir beantworten Ihre Fragen und gehen gezielt auf die Anforderungen in Ihrem Unternehmen ein.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Inhalte strukturiert und automatisiert verarbeitet werden können, z. B. im XML-Format. In Deutschland wird sie mit den Standards XRechnung und ZUGFeRD umgesetzt.
Welche Übertragungswege gibt es für E-Rechnungen?
E-Rechnungen können per E-Mail, über Portale wie OZG-RE oder über Schnittstellen aus dem ERP-System verschickt werden. Das Peppol-Netzwerk bietet eine besonders effiziente Möglichkeit für den automatisierten Versand.
Was ist das Peppol-Netzwerk?
Peppol ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es ermöglicht einen medienbruchfreien Versand von E-Rechnungen und wird von vielen Softwarelösungen unterstützt.
Wie kann SAP beim Versenden einer E-Rechnung unterstützen?
SAP bietet mit der Lösung SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) eine Möglichkeit, E-Rechnungen direkt aus dem SAP-System zu generieren und über Peppol oder andere Kanäle zu versenden.
