Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick: So profitieren Unternehmen von der Digitalisierung der Rechnungsprozesse
Die Einführung der E-Rechnung wird seit Anfang 2025 schrittweise zur Pflicht – doch sie bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Von der Reduzierung des administrativen Aufwands bis hin zu Kostensenkungen und einer höheren Datensicherheit: Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung ist ein Schritt in eine effizientere Zukunft. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile die E-Rechnung bietet und welche Tools sich für die Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen eignen.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen sind digitale Rechnungen im strukturierten XML-Format, die automatisiert erstellt und verarbeitet werden können.
- Vorteile: Reduzierung des administrativen Aufwands, Kostensenkung, verkürzte Umlaufzeiten und Umweltfreundlichkeit.
- Tools wie SAP DRC, mindsquare und sevDesk bieten Lösungen zur Implementierung der E-Rechnung.
- Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und ab 2027 auch versenden können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt wird. Dabei muss eine E-Rechnung alle relevanten Informationen in einem maschinenlesbaren Format wie XML enthalten. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Daten durch spezielle E-Rechnungssoftware. In Deutschland werden die beiden XML-basierten Formate ZUGFeRD und XRechnung genutzt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab Anfang 2027 müssen Unternehmen über einen Jahresumsatz von 800.000 Euro auch verschicken können. E-Rechnungen können sowohl per E-Mail als auch über spezifische Netzwerke wie Peppol übermittelt werden.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die gesetzliche Pflicht hinausgehen und eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Kostensenkung ermöglichen können.
Reduzierter administrativer Aufwand
Im Vergleich zur traditionellen Papierrechnung entfällt bei der E-Rechnung der Aufwand für Druck, Versand und Ablage. Aber auch verglichen mit einer PDF-Rechnung reduziert sich der Aufwand in der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, da E-Rechnungssoftware die XML-Dateien automatisiert verarbeiten kann. Dieser Prozess spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen, die beim Übertragen von Rechnungsdaten entstehen können. Unternehmen profitieren so von einer deutlichen Effizienzsteigerung.
Kostensenkung
Die Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen vollständig. Darüber hinaus führt die automatisierte Verarbeitung der E-Rechnungen im Tagesgeschäft zu Einsparungen in der Rechnungsprüfung.
Verkürzte Umlaufzeiten
Die schnelle Übermittlung von E-Rechnungen ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und reduziert den Zeitraum vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung. Dadurch können Unternehmen ihre Liquidität besser steuern und profitieren von einer schnelleren Zahlungsabwicklung. Dies kann insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung sein.
Umweltfreundlichkeit
Da für die Erstellung und den Versand der E-Rechnung keine physischen Materialien wie Papier oder Tinte erforderlich sind, trägt die digitale Rechnungsstellung zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.
Tools für die E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert geeignete Softwarelösungen, die sowohl die Erstellung als auch die Übermittlung von Rechnungen im strukturierten Format unterstützen. Hier einige Tools, die Unternehmen bei der Umstellung helfen können:
SAP Document and Reporting Compliance
Für Unternehmen, die bereits SAP nutzen, bietet SAP Document and Reporting Compliance (DRC) eine umfassende Lösung zur automatisierten Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Besonders für größere, international aufgestellte Unternehmen ist diese Lösung von Vorteil. DRC ermöglicht die Übermittlung von E-Rechnungen und anderen steuerrelevanten Dokumenten in einer Vielzahl von länderspezifischen Formaten. Mit dieser Software können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizient digitalisieren und Compliance-Risiken minimieren.
SAP-integrierte E-Rechnungslösung von mindsquare
Unsere SAP-integrierte E-Rechnungslösung bietet ebenfalls eine effiziente Möglichkeit, den Versand von E-Rechnungen direkt in Ihr bestehendes SAP-System zu integrieren. Diese Lösung ermöglicht es, Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen, zu versenden und zu empfangen – alles nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse eingebunden. So können Sie den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung schnell und ohne größere Umstellungen in Ihrem Unternehmen vornehmen.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Durch die vollständige Integration in Ihre SAP-Umgebung reduzieren Sie den manuellen Aufwand, steigern die Effizienz und stellen sicher, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Die Lösung unterstützt nicht nur die Automatisierung der Rechnungsstellung, sondern ermöglicht auch eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und Archivierung der E-Rechnungen, was zu einer besseren Kontrolle und Transparenz in Ihren Finanzprozessen führt.
SAP Invoice Management by OpenText
Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungen in SAP empfangen und automatisiert verarbeiten möchten, ist das SAP Invoice Management von OpenText eine ausgezeichnete Lösung. Diese Software automatisiert und optimiert die Rechnungsverarbeitung und ermöglicht eine nahtlose Integration in das SAP-ERP-System. Mit Funktionen wie automatisierter Datenerfassung, KI-gestützten Workflows und der Möglichkeit, Rechnungen direkt zu verarbeiten, steigert SAP Invoice Management die Effizienz und verringert Fehler. So können Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung deutlich beschleunigen und gleichzeitig den Cashflow verbessern.
sevDesk
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine SAP-Software verwenden, bietet sevDesk eine benutzerfreundliche Lösung zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen. Die Software ermöglicht es, Rechnungen schnell zu erstellen und im gesetzlich geforderten XML-Format zu versenden. Auch die Integration in bestehende Systeme ist einfach und flexibel. Besonders vorteilhaft ist die einfache Bedienung, die es Unternehmen ermöglicht, ohne großen Aufwand auf die E-Rechnung umzustellen.
Fazit: Die Vorteile der E-Rechnung
Mit der Einführung der E-Rechnung wird eine zukunftsorientierte und effiziente Art der Rechnungsstellung zur Pflicht. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umsteigen, profitieren von einer erheblichen Reduzierung des administrativen Aufwands, Kostensenkungen und einer Reduzierung der Fehlerquellen im Rechnungsprozess. Zudem führt die schnellere Bearbeitung von Rechnungen zu einer besseren Liquiditätsplanung und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit.
Die Umstellung auf die E-Rechnung kann durch den Einsatz der richtigen Softwarelösungen und die Integration in bestehende Systeme problemlos erfolgen. Trotz der Umstellungspflicht bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, die langfristig die Effizienz und Nachhaltigkeit in Unternehmen erhöhen.
Websession: E-Rechnung
Wenn Sie noch Fragen zur Implementierung der E-Rechnung haben oder Unterstützung bei der Auswahl der passenden Tools benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Vereinbaren Sie unverbindlich einen Termin und unsere Experten kümmern sich um Ihr Anliegen.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie XML erstellt und übermittelt wird. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch spezielle Software und erfüllt die seit Anfang 2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen?
E-Rechnungen reduzieren den administrativen Aufwand, senken Kosten durch den Wegfall von Papier und Porto, verkürzen Umlaufzeiten und unterstützen die Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
Welche Tools eignen sich für die Umsetzung der E-Rechnung?
Für die Umsetzung der E-Rechnung können Unternehmen auf Lösungen wie SAP Document and Reporting Compliance, SAP Invoice Management von OpenText, die SAP-integrierte E-Rechnungslösung von mindsquare oder sevDesk zurückgreifen.
Wann müssen Unternehmen E-Rechnungen einführen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 gilt die Pflicht auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro.
