E-Rechnung – Was ist das?
Die E-Rechnung (Englisch: E-Invoice) ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die mit Einführung der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich am 1. Januar 2025 an Bedeutung gewonnen hat. Doch was genau steckt hinter dem Begriff „E-Rechnung“ und warum ist sie so wichtig für Unternehmen? In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, welche Standards und Formate eine zentrale Rolle spielen und wie Unternehmen von der E-Rechnung profitieren können.
Das Wichtigste im Überblick
- Die E‑Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung (z. B. XML) und ist seit 2025 im B2B‑Bereich verpflichtend.
- Formate & Normen: Zentrale Formate in Deutschland sind XRechnung (rein XML) und ZUGFeRD (XML + PDF/A); beide müssen die europäische Norm EN 16931 erfüllen.
- Fristen & Ausnahmen: Übergangsfristen erlauben bis Ende 2026/2027 noch papier- oder PDF‑Rechnungen unter bestimmten Bedingungen; ab 2028 gilt die Pflicht flächendeckend für alle B2B‑Umsätze ab 250 Euro.
- Nutzen & Umsetzung: Vorteile sind Kosten‑ und Zeitersparnis, Fehlerreduktion und bessere Liquidität; empfohlen wird frühzeitige Anpassung von Software und Anbindung an Übertragungswege wie Peppol.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie XML erstellt und übermittelt wird. Um den gesetzlichen Anforderungen nach der Europäischen Norm EN 16931 gerecht zu werden, muss eine E-Rechnung alle relevanten Informationen gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten, wie etwa die Rechnungsnummer oder das Datum.
Das kann zum Beispiel so aussehen:
<rsm:ExchangedDocument> <ram:ID>RE-2025-0001</ram:ID> <ram:Name>Rechnung</ram:Name> <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <ram:IssueDateTime> <udt:DateTimeString format="102">20250224</udt:DateTimeString> </ram:IssueDateTime>
Hier sind im XML-Format die Daten Rechnungsnummer (RE-2025-0001), der Name (Rechnung), der Rechnungstyp (380) sowie das Datum (24.02.2025) aufgeführt. Durch dieses strukturierte Format ermöglicht die E-Rechnung eine effiziente Verarbeitung im Buchhaltungssystem, da sie keine manuellen Eingaben benötigt und Fehlerquellen reduziert.
Fristen für die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht ist seit Anfang 2025 in Kraft. Seitdem müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen an Privatkunden sind also ausgenommen.
Es gibt jedoch Übergangsfristen und Ausnahmen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungen, wie PDF-Dateien, versenden, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Ab Anfang 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen verschicken.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro weiterhin unstrukturierte Rechnungen verschicken.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland für B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen und empfangen.
Formate für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland gibt es zwei Formate für die elektronische Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD. Hier die Eigenschaften der beiden Formate auf einen Blick:
XRechnung
Dieses Format ist rein strukturiert und besteht ausschließlich aus einer XML-Datei mit den Rechnungsinformationen. Lange Zeit war die XRechnung für den B2G-Bereich (Business to Government) relevant, da hier bereits seit 2020 die E-Rechnungspflicht gilt. Die XRechnung war dann das vorgeschriebene Format für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden und Institutionen in Deutschland.
Aber auch im B2B-Bereich ist die XRechnung weit verbreitet und wird von vielen Unternehmen eingesetzt. Die verfügbare Software für die Verarbeitung von E-Rechnungen ist üblicherweise kompatibel mit XRechnungen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine XML-Datei mit einer PDF/A-Datei, die ebenfalls alle Rechnungsdaten enthält. Dies macht ZUGFeRD besonders benutzerfreundlich, da die PDF-Datei von Menschen gelesen und geprüft werden kann, während die XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung verwendet wird. Dieses Format eignet sich besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU), da es die manuelle Prüfung der Rechnung erleichtert. Große Unternehmen führen das Format jedoch ebenfalls ein, um möglichst flexibel zu sein.
Grundsätzlich können E-Rechnungen auch mithilfe von EDI-Systemen erstellt und übermittelt werden. Hierfür müssen die Voraussetzungen jedoch genau geprüft werden, um die Gesetzmäßigkeit der erzeugten E-Rechnungen sicherzustellen. Außerdem ist es möglich, dass in Zukunft das XML-Format als Standard festgelegt wird, weshalb Unternehmen mit EDI-Rechnungen ein gewisses Risiko eingehen.
Übermittlung von E-Rechnungen
Unternehmen müssen sich nicht nur um die Erstellung und den Empfang kümmern, sondern auch beachten, dass die Übermittlung ebenfalls Neuerungen mit sich bringt. In Deutschland verschicken Unternehmen ihre E-Rechnungen aktuell vor allem per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk. Insgesamt ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Übermittlung via Peppol langfristig vorherrschend, wenn nicht sogar verpflichtend sein wird. Das Netzwerk wird bereits seit einiger Zeit für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Stellen genutzt und ist international verbreitet.
Moderne Software für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen verfügt normalerweise über die Möglichkeit der Anbindung an das Peppol-Netzwerk. Prüfen Sie bei der Auswahl einer E-Rechnungssoftware auf jeden Fall, ob eine Peppol-Schnittstelle verfügbar ist. Mit diesem Übertragungsweg sind Sie für die Zukunft gut aufgestellt.
Vorteile der E-Rechnung
Durch die Umstellung auf die E-Rechnung erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern profitieren auch von einer Reihe von Vorteilen:
- Kostensenkung: Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Archivierung werden sowohl Porto- als auch Papierkosten signifikant reduziert.
- Zeitersparnis: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verkürzt die Bearbeitungszeiten und erhöht die Effizienz.
- Fehlerreduktion: Da die Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, entfällt die manuelle Eingabe und damit das Risiko von Fehlern.
- Verbesserte Liquidität: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Zahlungsabwicklung, was zu einer besseren Liquidität führt.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Abwicklung reduziert den Papierverbrauch und schont damit Ressourcen.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber
Die E-Rechnung ist eine moderne, rechtskonforme und effiziente Form der Rechnungsstellung, die seit Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 für Unternehmen an Relevanz gewonnen hat. Durch strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie Übertragungswege wie Peppol lassen sich Prozesse automatisieren, Kosten senken und Fehlerquellen minimieren. Übergangsfristen bis 2028 geben Unternehmen zwar Zeit zur Umstellung, machen aber eine aktive Planung von Software und Schnittstellenanpassungen erforderlich.
Websession: E-Rechnung
Haben Sie noch Fragen? Vereinbaren Sie gerne unverbindlich einen Termin mit uns und wir beantworten Ihre Fragen!
FAQ
Wer ist von der E‑Rechnungspflicht betroffen?
Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen im B2B‑Bereich E‑Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen können, ab 2028 alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Formate muss ich unterstützen?
Insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, da sie beide EN 16931‑konform sind. EDI ist möglich, muss aber die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Wie werden E‑Rechnungen übermittelt?
Gängig sind E‑Mail‑Anhang und zunehmend das Peppol‑Netzwerk, eine Peppol‑Anbindung ist zukunftssicher und empfehlenswert.
Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?
- Prüfung und ggf. Anpassung der Buchhaltungssoftware
- Sicherstellung von EN 16931‑Konformität
- Festlegung des Übertragungswegs
- Testläufe mit Geschäftspartnern
