E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: So gelingt der digitale Rechnungsprozess
E-Rechnungen bieten Unternehmen eine effiziente, fehlerfreie und transparente Lösung für ihre Rechnungsprozesse. Mit der Einführung der gesetzlichen Pflicht Anfang 2025 sind das Empfangen und Verarbeiten der E-Rechnungen zum entscheidenden Faktor für erfolgreiche Rechnungsbearbeitung geworden. Lesen Sie hier, welche Vorteile die Automatisierung dieser Prozesse hat und welche Tools sich dafür eignen.
Das Wichtigste im Überblick
- E-Rechnungen sind digitale Rechnungen im strukturierten Format (in Deutschland XRechnung, ZUGFeRD), bei denen eine automatisierte Verarbeitung möglich ist.
- Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen bieten die Möglichkeit für eine vollständige Automatisierung von Prüf-, Freigabe- und Zahlungsprozessen.
- Fehler werden durch automatische Validierungen reduziert, was die Kostenkontrolle und Einhaltung von Skontofristen verbessert.
- Verschiedene Softwaretools, wie SAP Ariba und sevDesk, unterstützen Unternehmen bei der digitalen und automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format – in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD – erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet werden kann. Sie enthält dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung, bietet jedoch den entscheidenden Vorteil, dass sie durch eine Software ausgelesen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden kann. Mit der gesetzlichen Pflicht seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Wie sie die anschließende Verarbeitung gestalten, bleibt den Unternehmen selbst überlassen.
Empfang von E-Rechnungen
Der digitale Eingang einer E-Rechnung ist der erste Schritt in einem vollständig digitalisierten Verarbeitungsprozess – und die technische Basis dafür, E-Rechnungen später automatisiert weiterzuverarbeiten. Eingehende E-Rechnungen kommen in einem strukturierten XML-Format an und können dann ohne Medienbruch nachgeschaltete Systeme importiert werden, um sie dort automatisiert zu verarbeiten.
Der Empfang erfolgt über Kanäle wie E-Mail, PEPPOL oder ein eigenes Unternehmensportal. Moderne Lösungen prüfen die Dokumente automatisch auf Format- und Datenkonsistenz. So lassen sich Fehler früh erkennen und E-Rechnungen direkt korrekt in den Workflow geben. Ein sauber definierter Eingangskanal legt somit den Grundstein für eine durchgängige Automatisierung.
Verarbeitung von E-Rechnungen
Der zentrale Mehrwert der E-Rechnung entsteht vor allem in der automatisierten Verarbeitung. Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen es Unternehmen, manuelle Tätigkeiten zu minimieren und den Rechnungsworkflow digital, transparent und effizient abzuwickeln.
Während der Empfang die Grundlage schafft, entscheidet die Verarbeitung darüber, wie effizient Unternehmen mit ihren Rechnungsprozessen umgehen. Hier zeigt sich der größte Vorteil der E-Rechnung: Sie kann vollständig automatisiert verarbeitet werden. Ist der Verarbeitungsprozess einmal eingerichtet, benötigen nur ungewöhnliche oder besonders komplizierte E-Rechnungen ein manuelles Eingreifen. Eine gute Software kann so eingestellt werden, dass sie solche Fälle erkennt und manuelle Unterstützung anfordert.
Vorteile der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen
Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse
Automatisierte Systeme gleichen eingehende E-Rechnungen direkt mit Bestellungen, Lieferscheinen oder Verträgen ab. Stimmen die Angaben, übergibt die Software die Rechnung automatisch an die richtige Stelle zur Genehmigung oder bereitet sie direkt zur Zahlung vor. Dadurch entfällt ein Großteil des manuellen Aufwands.
Fehlerreduktion durch Validierungen
Da E-Rechnungen durch das XML-Format maschinenlesbar sind, kann eine Software alle relevanten Datenpunkte automatisiert prüfen. Unstimmigkeiten markiert eine Software automatisch oder gibt sie, wenn gewünscht, an die Lieferanten zurück. Das minimiert typische Fehler wie Zahlendreher, falsche Beträge oder unvollständige Angaben.
Kostenkontrolle durch automatisierte Abläufe
Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Rechnungen rechtzeitig freigegeben werden, was wichtig ist, um Skonti optimal zu nutzen und Verzugszinsen zu vermeiden. Mitarbeiter behalten über Dashboards den Überblick über ausstehende Rechnungen, Budgets und Zahlungsfristen.
Transparenz im gesamten Workflow
Digitale Workflows zeigen jederzeit, wo sich eine E-Rechnung im Prozess befindet, wer sie freigeben muss und ob Klärungsbedarf besteht. Diese Transparenz reduziert den Kommunikationsaufwand und schafft Sicherheit bei Audits und Compliance-Prüfungen.
Tools für den Empfang und die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen
Um E-Rechnungen empfangen und automatisiert verarbeiten zu können, gibt es eine Vielzahl an Softwaretools mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Im Folgenden sehen Sie eine Auswahl an Tools:
- SAP Ariba Invoice Management: Vollautomatisierte Verarbeitung im SAP-Umfeld inklusive Abgleich und Freigabe. Ideal für Unternehmen, die bereits Ariba nutzen.
- SAP Invoice Management by OpenText: Starke OCR- und Workflowlösung für den Rechnungseingang. Besonders geeignet, wenn sowohl digitale als auch Papierbelege verarbeitet werden müssen.
- sevDesk: Eine cloudbasierte Lösung für KMU, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und automatisierte Buchungsprozesse sowie DATEV-Export bietet.
- Lexware faktura+auftrag: Einfache und kosteneffiziente Lösung zur Erstellung, Verarbeitung und Buchung von E-Rechnungen inklusive automatisierter Validierung.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
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Fazit
Automatisiertes Verarbeiten von E-Rechnungen ist der Schlüssel zu einem effizienten, sicheren und zukunftsfähigen Rechnungswesen. Durch strukturierte Daten können Systeme Rechnungen automatisch prüfen, zuordnen, freigeben und archivieren – erheblich schneller und fehlerärmer als manuelle Abläufe. Die richtigen Tools sorgen dafür, dass Unternehmen Skontofristen einhalten, Kosten senken und jederzeit volle Transparenz über ihre Finanzprozesse behalten. Mit der E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025 lohnt es sich mehr denn je, die Prozesse nicht nur digital, sondern konsequent automatisiert aufzusetzen.
Websession: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
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FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt wird, sodass sie ohne Medienbruch verarbeitet werden kann.
Warum ist die Einführung der E-Rechnungspflicht Anfang 2025 wichtig?
Seit Anfang 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können, was den Übergang zu einer vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsbearbeitung beschleunigt.
Wie profitieren Unternehmen von der automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungen?
Automatisierte Verarbeitung reduziert Fehler, beschleunigt den Rechnungsworkflow und sorgt für eine präzisere Kostenkontrolle, was zu Einsparungen und schnellerer Verarbeitung führt.
Welche Tools unterstützen die Verarbeitung von E-Rechnungen?
Tools wie SAP Ariba, sevDesk und Lexware faktura+auftrag bieten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung und Verwaltung von E-Rechnungen, einschließlich der Validierung und Freigabeprozesse.
