E-Rechnungen in Deutschland effizient und gesetzeskonform ausstellen
Da seit Januar 2025 in Deutschland für B2B-Geschäfte die E-Rechnungspflicht gilt, sind viele Unternehmen aktuell noch mitten in der Umstellung. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie E-Rechnungen an Ihre Geschäftspartner in Deutschland ausstellen und übermitteln können, sind Sie hier genau richtig. Außerdem zeige ich Ihnen, wie wir bei mindsquare eine Softwarelösung für die E-Rechnungsstellung bei unseren Kunden implementieren.
Die E-Rechnung in Deutschland: Stand 2025
Deutsche Unternehmen müssen seit Januar E-Rechnungen empfangen können. Übergangsfristen gelten bis Januar 2028, ab dann müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, verschicken, empfangen und verarbeiten können. Die beiden Standards für die E-Rechnung in Deutschland sind die XRechnung, die eine reine XML-Datei ist, und die ZUGFeRD-Rechnung, bei der die XML-Datei mit allen Rechnungsinformationen in ein PDF-Dokument eingebunden ist.
Aktuell können Sie also noch auf Zeit spielen und nur eine Lösung für den Empfang von E-Rechnungen einsetzen. Mittelfristig werden Sie sich allerdings mit der Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen befassen müssen.
So gehen wir die Implementierung der E-Rechnungsstellung beim Kunden an
Grundsätzlich gibt es verschiedene Softwarelösungen am Markt, mit denen Unternehmen in Deutschland gesetzeskonform E-Rechnungen ausstellen können. Hierzu zählen beispielsweise die Lösungen von FastBill, Lexware Office oder sevdesk.
Aufnahme der Anforderungen
Interessant wird es jedoch, wenn Sie Ihre Rechnungsstellung möglichst effizient und automatisiert gestalten möchten. Wir beginnen hier bei den Kunden zunächst mit einer Anforderungsaufnahme. Hier gibt es einige entscheidende Faktoren: Nutzen Sie ein SAP-System und wenn ja, welches? Wie viele E-Rechnungen fallen bei Ihnen pro Monat an? Verschicken Sie E-Rechnungen ausschließlich an deutsche Geschäftspartner? Anhand dieser Fragen erstellen wir eine Liste mit Anbietern, die für Ihr Unternehmen infrage kommen und erstellen Ihnen einen groben Fahrplan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
Erarbeitung eines Feinkonzepts
Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Projekt zur Implementierung der E-Rechnungsstellung anzustoßen, erarbeiten wir ein Feinkonzept und konzipieren eine passende Strategie für Ihr Unternehmen. Hier spielt auch mit hinein, ob Sie aktuell im Begriff sind, größere SAP-Migrationen durchzuführen. Oft bietet sich hier auch die Implementierung einer Lösung für den Umgang mit E-Rechnungen an. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob Sie eine Lösung On-Premises oder in der Cloud bevorzugen. Neben den Lösungen gängiger Softwareanbieter können Sie auch auf unsere eigene Software für die Erstellung von E-Rechnungen zurückgreifen.
Implementierung
Haben Sie sich für eine Lösung entschieden, müssen wir die Rechnungsinformationen von Ihren bisherigen Rechnungen – als PDF oder noch auf Papier – sammeln und in die XML-Datei überführen.
Die Informationen müssen aus der PDF-Rechnung in die XML-Datei überführt werden.
Für diese Prozesse haben wir eigene SAP-Transaktionen, um alle wichtigen Informationen zügig in die XML zu überführen. Hier kommt es beispielsweise darauf an, dass die E-Rechnungsformate bestimmte Pflichtfelder haben, die Rechnungen in Deutschland nach § 14 UStG zwingend enthalten müssen.
Test und Einsatz
Sind alle Informationen in die XML-Dateien des von Ihnen gewählten Formats überführt und die Software in Ihrem System integriert, testen wir die E-Rechnungsstellung gerne mit einem realen Rechnungsempfänger. Nach positiver Rückmeldung auf die Testrechnung kann die Software für die produktive Nutzung freigeschaltet werden. Unser Ziel ist, dass Ihr Unternehmen nun automatisiert und digital E-Rechnungen erstellen und an Empfänger übermitteln kann.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
Fazit: E-Rechnungen in Deutschland stellen
Wenn Sie E-Rechnungen in Deutschland voll automatisiert und gesetzeskonform erstellen und übermitteln möchten, benötigen Sie für die Einführung einer Softwarelösung eine solide Strategie. Es gibt zwar einige Aspekte zu beachten, mit der richtigen Strategie steht der Einführung einer passenden Lösung für die elektronische Rechnungsstellung jedoch nichts mehr im Weg.
Websession: E-Rechnung
Suchen Sie noch nach der passenden Lösung für die automatisierte Ausstellung von E-Rechnungen? Fragen Sie uns kostenlos und unverbindlich an und wir klären Ihre Fragen.
