Die Pflicht zum E-Rechnungsausgang ab 2027 rückt näher, viele SAP-Kunden sind aber noch nicht startklar. Erfahren Sie, welche Lösungswege infrage kommen und wie die mindsquare E-Rechnungs-Suite eine schnelle Umsetzung unterstützt.
Das Wichtigste in Kürze
- Versandpflicht ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im deutschen B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden.
- Mehrere Lösungswege: Für die Umsetzung kommen unter anderem SAP DRC, die mindsquare E-Rechnungs-Suite oder eine SAP-integrierte Lösung infrage. Welche davon passt, hängt von Systemlandschaft, Zeitrahmen und gewünschtem Betriebsmodell ab.
- Zeitdruck richtig auffangen: Wenn wenig Vorlauf bleibt, sichern Sie zuerst den E-Rechnungsversand ab. Die langfristige Zielarchitektur können Sie anschließend ohne denselben Termindruck planen.
- Kurzfristig versandfähig werden: Mit der mindsquare E-Rechnungs-Suite können Unternehmen die Pflicht bei knapper Zeit umsetzen, ohne die bestehende SAP-Landschaft grundlegend verändern zu müssen.
E-Rechnung 2027: Der Countdown läuft
Ab dem 1. Januar 2027 greift die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen versenden. Als Formate kommen XRechnung und ZUGFeRD infrage, der Versand läuft per Peppol oder E-Mail. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen übrigens schon seit 2025.
Die eigentliche Arbeit beginnt vorher: Unternehmen müssen Zuständigkeiten, Budget und betroffene Rechnungsprozesse klären. Gleichzeitig schrumpfen die freien Kapazitäten bei Dienstleistern. Wer 2027 E-Rechnungen versenden muss, sollte deshalb die entscheidenden Weichen 2026 stellen.
Von der Konzeption bis zur sicheren Wartung. Wir bieten Ihnen eine zuverlässige und voll integrierte E-Rechnungslösung für SAP.
Drei Wege zum E-Rechnungsausgang in SAP
Neben Partnerlösungen über externe Plattformen kommen für SAP-Kunden vor allem drei Wege infrage.
- SAP DRC: Die SAP-Standardlösung eignet sich für internationale Szenarien und unterstützt länderspezifische Formate und Meldeverfahren. Dafür brauchen Unternehmen mehr Vorlauf und müssen mit höherem Wartungsaufwand rechnen.
- mindsquare E-Rechnungs-Suite: Die Suite richtet sich an Unternehmen, die nur in Deutschland E-Rechnungen versenden müssen, wenig Zeit bis zur Versandpflicht haben und mit kleinem Budget planen. Die Suite verarbeitet SAP-Rechnungsdaten zu XRechnung oder ZUGFeRD, ohne dass Unternehmen ihr SAP-System grundlegend umbauen müssen. Vor dem Versand validiert sie jede Rechnung automatisch.
- mindsquare SAP-integriertes E-Rechnungstool: Das Tool erzeugt E-Rechnungen direkt im eigenen SAP-System und lässt sich in bestehende Prozesse einbinden. Es eignet sich für Unternehmen mit Fokus auf ein Land, die bewusst auf ein On-Premises-System setzen und ihre E-Rechnungsprozesse nah an der bestehenden SAP-Landschaft abbilden möchten.
Erst die Pflicht absichern, dann das Zielbild entwickeln
Wenn der 1. Januar 2027 näher rückt, sollten Sie die kurzfristige Pflicht und die langfristige Strategie bewusst voneinander trennen.
- Versandpflicht schnell absichern: Setzen Sie zunächst den E-Rechnungsversand fristgerecht um. Die E-Rechnungs-Suite schafft dafür den zeitlichen Spielraum. Unsere Berater machen sie innerhalb eines Tages einsatzbereit, in wenigen Wochen sind Sie live.
- Langfristige Architektur festlegen: Klären Sie danach, welche Länder, Belegarten und Prozesse Sie langfristig abdecken wollen.
In unserem Webinar erhalten Sie einen Überblick über führende E-Rechnungs-Tools und deren optimale Einsatzmöglichkeiten.
Praxisbeispiel: E-Rechnungsausgang trotz wenig Vorlauf
Ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen mit rund 4.000 Mitarbeitern und 430 Millionen Euro Umsatz startete erst wenige Monate vor der Frist mit der Umsetzung. Der Kunde nutzte SAP ECC 6.0 und suchte eine schlanke Lösung für den deutschen Rechnungsausgang.
Für die Einführung der E-Rechnungs-Suite standen zwei Varianten zur Wahl:
- Integriert über IDoc: Die E-Rechnungs-Suite übernimmt bestehende strukturierte Rechnungsdaten direkt aus dem IDoc-Ausgang der SAP-Prozesse. Dieser Weg passt vor allem, wenn bereits geeignete IDoc-Strukturen vorhanden sind.
- Manuell über PDF: Die Suite nutzt die bestehende PDF-Rechnung als Ausgangspunkt und ergänzt die nötigen E-Rechnungsdaten. Diese Variante eignet sich bei hohem Zeitdruck und wenn SAP möglichst unverändert bleiben soll.
Der Kunde entschied sich für den manuellen Weg. Der Weg zum Go-live blieb dabei überschaubar: Die mindsquare-Berater analysierten zunächst den bestehenden Rechnungsprozess, konfigurierten anschließend die Suite und prüften die erzeugten E-Rechnungen mit dem offiziellen Validator. Zum Schluss starteten sie den produktiven Versand.
So ist der Kunde trotz der späten Entscheidung schon vor Fristbeginn versandfähig. Eine einheitliche Lösung deckt dabei zwölf unterschiedliche Rechnungsprozesse ab. Kommen neue hinzu, lässt sich die Lösung schnell erweitern. Auch nach dem Go-live begleitet mindsquare den Kunden weiter und unterstützt ihn im laufenden Betrieb.
E-Rechnungsausgang: Jetzt pragmatisch entscheiden
Für viele Unternehmen wird die Zeit bis 2027 knapp. Verschaffen Sie sich deshalb jetzt Klarheit: Welche Rechnungsprozesse sind betroffen, welche Daten stehen bereits zur Verfügung und welche Lösung passt zur bestehenden SAP-Landschaft? Mein Tipp: Wählen Sie für 2027 eine Lösung, die den E-Rechnungsversand schnell und verlässlich absichert. Die langfristige Architektur können Sie anschließend mit mehr Zeit und einer fundierteren Entscheidungsgrundlage aufbauen.
Sie müssen den E-Rechnungsausgang bis 2027 noch umsetzen? Kontaktieren Sie uns gerne, dann schauen wir gemeinsam, welcher Weg zu Ihrer SAP-Landschaft passt.
FAQ
Welche Möglichkeiten haben SAP-Kunden für den E-Rechnungsausgang?
Je nach Systemlandschaft kommen SAP DRC, die mindsquare E-Rechnungs-Suite oder ein SAP-integriertes E-Rechnungstool infrage. Unterschiede gibt es vor allem bei Einführungsaufwand, Betriebsmodell und langfristiger Ausrichtung.
Was können Unternehmen tun, wenn bis 2027 nur wenig Zeit bleibt?
Bei engem Zeitplan hilft ein klarer Fokus auf die unmittelbar nötigen Rechnungsprozesse. Eine schnell einsatzbereite Lösung kann den Versand für 2027 absichern, während Unternehmen die langfristige Architektur später mit mehr Ruhe und auf Basis erster Projekterfahrungen weiterentwickeln.
Wann eignet sich die IDoc-Lösung und wann die manuelle PDF-Lösung?
Wenn strukturierte Rechnungsdaten in SAP bereits per IDoc bereitgestellt sind, bietet sich die integrierte Verarbeitung an. Fehlt dafür die technische Grundlage oder drängt die Zeit, können Unternehmen stattdessen mit bestehenden PDF-Rechnungen starten und den E-Rechnungsausgang schneller umsetzen.
