So digitalisieren Sie Ihre Rechnungen
Sie haben gehört, dass ab Januar 2025 E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend sind, wissen aber noch nicht, wie Sie dieses Konzept in Ihrem Betrieb umsetzen können? Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zum Thema Rechnungen digitalisieren und wie Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird automatisiert ausgestellt und versendet. Sie erfüllt dabei die gleichen inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen wie eine klassische Papierrechnung. Der Unterschied zu einer Rechnung im PDF-Format besteht darin, dass eine Software E-Rechnungen vollständig digitalisiert und automatisiert verarbeiten kann.
Eine E-Rechnung wird elektronisch innerhalb eines dafür vorgesehenen Softwaresystems und per E-Mail oder über eine spezielle Plattform wie PEPPOL (Pan-European Procurement Online) an den Empfänger übertragen. Die Rechnungsdaten können Sie dann automatisch in das Buchhaltungssystem übernehmen.
Warum sollten Sie Rechnungen digitalisieren?
Ab dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, verpflichtend. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen dann in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 01.01.2027 muss Ihr Unternehmen zudem in der Lage sein, E-Rechnungen auch versenden zu können.
Sie könnten zwar „auf Zeit spielen“ und weiterhin klassische Rechnungen auf Papier oder als PDF-Datei verschicken, indem Sie Ausnahmen und Übergangsfristen nutzen. Ab dem 01.01.2028 sind jedoch alle Unternehmen in Deutschland zur E-Rechnung verpflichtet. Davon abgesehen bietet die E-Rechnung für Ihr Unternehmen einige Vorteile, weshalb sich die Einführung schon jetzt lohnt.
Die Vorteile der digitalisierten Rechnung für Ihr Unternehmen
Rechnungen digitalisieren und dadurch Kosten sparen
Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung sind digitalisierte Rechnungen deutlich günstiger, da Druck, Kuvertierung und Porto wegfallen. Außerdem ist die Archivierung der Rechnungen deutlich sparsamer, da sie statt einem Regal lediglich eine Festplatte zur Aufbewahrung Ihrer Rechnungen benötigen. Der reduzierte Verbrauch von Papier und Tonerkartuschen schont außerdem die Umwelt.
Die digitalisierte Rechnung im PDF-Format verzichtet zwar auch auf Papier, jedoch sorgt die E-Rechnung durch die automatisierte Verarbeitung für eine Verringerung der Umlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung um durchschnittlich zwei Tage. So hat Ihr Unternehmen mehr Geld zur Verfügung und Sie können Skonti besser ausnutzen.
E-Rechnung Formate (Beispiel: ZUGFeRD)
Weniger Aufwand mit Rechnungen digitalisieren
E-Rechnungen werden viel schneller erstellt, verschickt und verbucht. Das Drucken, Sortieren und Verwalten der Papierrechnungen fällt weg. So senken Sie durch die Umstellung auf E-Rechnungen den administrativen Aufwand im Umgang mit Rechnungen deutlich. Außerdem können keine Tipp- oder Übertragungsfehler entstehen, da die digitalisierte Rechnung automatisiert ausgelesen wird.
Einfache Bedienung
Um eine Rechnung zu digitalisieren müssen Sie kein IT-Spezialist sein. Sie nutzen dafür in der Regel eine eigene und können die Vorlagen für Ihre Rechnungen individuell für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte anpassen.
Stärkung Ihrer Geschäftsbeziehungen
Wenn Sie die E-Rechnung einführen, zeigen Sie Ihren Geschäftspartnern, dass Sie auf dem neuesten Stand der Technik sind. Außerdem vermeidet die digitalisierte Rechnung durch die schnellere und genauere Verarbeitung Streitigkeiten im Zusammenhang mit fehlerhaften Rechnungen oder verspäteten Zahlungseingängen.
Wie können Sie Rechnungen digitalisieren?
In Deutschland gibt es zwei relevante gesetzeskonforme Standards für die digitalisierte Rechnungsstellung.
XRechnung
Bei XRechnung handelt es sich um einen XML-basierten Standard, den öffentliche Behörden bereits seit einigen Jahren für die digitale Rechnungsstellung nutzen. Nach diesem Standard erstellte Rechnungen können maschinell verarbeitet, jedoch nicht von einem Menschen gelesen werden. XRechnungen werden meistens über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt.
ZUGFeRD
Im Gegensatz zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) um ein hybrides Format. Das bedeutet, dass hier die Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument eingebettet werden. Nach diesem Standard erstellte digitale Rechnungen können sowohl von einer Software automatisiert verarbeitet als auch von einem Menschen gelesen werden. Eine manuelle Rechnungsprüfung ist hier im Gegensatz zur XRechnung also möglich. Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden per E-Mail übermittelt.
Beide Standards sind erprobt und bereits im Einsatz. Bei der Umstellung Ihrer Firma auf die E-Rechnung müssen Sie also entscheiden, ob Sie die Rechnungen künftig vollständig digital verarbeiten möchten oder ob es für Sie wichtig ist, dass die Rechnungen von einem Menschen geprüft werden können.
Tools zur Verarbeitung von digitalisierten Rechnungen
Nachfolgend finden Sie einige Tools, mit denen Sie Rechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisieren können.
SAP Document and Reporting Compliance
Mit SAP Document and Reporting Compliance (kurz: SAP DRC) bietet SAP eine eigene Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen. Hier können Sie verschiedene E-Dokumenten, unter anderem auch E-Rechnungen, erstellen. Sie können die E-Dokumente außerdem in Echtzeit überwachen und wenn nötig auch korrigieren. Das Tool kann auf Ihr ERP-System zugreifen und relevante Informationen übertragen. SAP DRC unterstützt die beiden relevanten Standards für E-Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD.
Datev Rechnungswesen
Die Software von DATEV können Sie ebenfalls für die digitale Verarbeitung von E-Rechnungen nutzen. Sie unterstützt die beiden relevanten Standards und dank der Integration in die Buchhaltung lassen sich Rechnungsdaten automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen.
Lexware faktura-auftrag
Dieses Angebot richtet sich vor allem an KMU. Über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche erfolgt die Erstellung der digitalen Rechnungen. Für eine effiziente Kunden- und Artikelverwaltung mit schneller Zuordnung und Verwaltung ist eine integrierte Datenbank vorhanden. Die Software automatisiert das Mahnwesen und kümmert sich um die Zahlungsüberwachung.
Rechnungen digitalisieren mit Sevdesk
Die Software sevdesk erlaubt ebenfalls die Verarbeitung von E-Rechnungen nach den beiden relevanten Standards. Außerdem bietet sevdesk weitere Buchhaltungssoftware an.
Umsetzung der digitalisierten Rechnungsstellung mit SAP
Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Lösungen für die digitalisierte Verarbeitung von Rechnungen. Eine SAP-Lösung der Implementierung von E-Rechnungen unterstützt ebenfalls die relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD und hat darüber hinaus noch weitere Vorteile:
- Keine Drittsoftware nötig: SAP übernimmt alle Schritte der digitalisierten Rechnungsstellung
- Einmalige Zahlung – egal wie viele Rechnungen Sie versenden oder wie viele Nutzer auf die Lösung zugreifen
- Ausgabe von digitalisierten Rechnungen aus verschiedenen SAP-Modulen
Wenn Sie die E-Rechnung in Ihr bestehendes SAP-System integrieren möchten, stehen Sie vor einigen Herausforderungen, die technisches und organisatorisches Know-How erfordern. Die erfolgreiche Implementierung hängt von der individuellen Anpassung und Konfiguration ab. Die digitalisierte Rechnung muss nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert werden.
Dabei können Sie folgendermaßen vorgehen:
1. Rechnung digitalisieren: Bestandsanalyse
Zunächst müssen Sie die aktuellen Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse analysieren, um Anpassungen zu identifizieren, die den neuen Anforderungen durch die E-Rechnung gerecht werden. Um ein umfassendes Verständnis der bestehenden Systeme und Abläufe zu gewährleisten, sollten alle relevanten Stakeholder in diesen Prozess einbezogen werden.
2. Systemanpassung in SAP
Sie müssen Ihre SAP-Systeme so konfigurieren werden, dass Sie XML-Dateien korrekt verarbeiten können. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Es ist möglich, dass Sie zusätzliche SAP-Module und Erweiterungen integrieren müssen, um die volle Funktionalität der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.
3. Schulung der Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sollten die neuen Prozesse verstehen und korrekt anwenden können. Schulungsprogramme sollten neben den technischen Aspekten auch die rechtlichen Anforderungen abdecken.
4. Testphase und Implementierung
Abschließend wird überprüft, ob alle Funktionen zuverlässig arbeiten. Potenzielle Fehler werden identifiziert und behoben. Ist die Testphase erfolgreich, kann die Implementierung im gesamten Unternehmen erfolgen, begleitet von kontinuierlicher Überwachung und Unterstützung.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit: Rechnungen digitalisieren als Chance
Das Digitalisieren der Rechnungen steigert die Effizienz Ihres Rechnungswesens. Darüber hinaus ergeben sich weitere Chancen für eine umfassendere digitale Umstellung Ihres Unternehmens, beispielsweise durch die Implementierung von Business Intelligence (BI) – Lösungen.
Es lohnt sich also, die E-Rechnung in Ihr Unternehmen einzuführen, um von den Vorteilen zu profitieren. Dabei sind wir Ihnen als spezialisierter SAP-Berater gerne behilflich. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
