Wer oder was ist eigentlich ZUGFeRD?
Wer oder was ist eigentlich ZUGFeRD?! Diese Frage habe ich mir schon vor einigen Wochen gestellt. Nachdem ich mich nun ein bisschen eingelesen habe möchte ich diese Frage beantworten.
ZUGFeRD – Eine Einführung
ZUGFeRD steht zunächst für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein Format für elektronische Rechnungen. Der Name klang für mich, als ich ihn das erste Mal gelesen habe, wenig erklärend.
Wenn Sie jetzt aber wissen, dass dieses Format vom “Forum elektronische Rechnung Deutschland” in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde, wird es schon deutlicher woher der Name kommt.
Das ZUGFeRD-Format wurde am 25. Juni 2014 mit der Version 1 veröffentlicht und kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Damit ist ein Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gegeben. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dabei ist besonders wichtig zu erwähnen, dass es den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht und auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden kann.
Funktionsweise
Wie funktioniert das Ganze jetzt genau, fragen Sie sich? Im Wesentlichen besteht eine ZUGFeRD-Rechnung aus zwei Teilen: Erstens, aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und zweitens aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container, sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.
Was diese neue Technologie so interessant macht, ist dass Sie im Gegensatz zu anderen Verfahren keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen stellt. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf ein Rechnungssender bis auf Widerruf elektronische Rechnungen versenden.
Vorteile
- Elektronischer Rechnungsversand ohne Absprache des Formats zwischen den Rechnungsparteien
- Zahlungsvorgänge automatisieren und verschlanken sich, da manuelle Datenübernahme und mögliche fehlerhafte Erfassung entfallen
- Rechnungsdaten lassen sich automatisch verarbeiten, das verschlankt die Prozesse
- Buchungsvorgänge vereinfachen sich.
Ihre Meinung
Wir hoffen wir konnten Ihnen ZUGFeRD ein bisschen näher bringen und werden Sie gerne auch zukünftig darüber auf dem Laufenden halten. Wenn Sie weiter Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne unter der 0211/ 9462 8572-38 oder per Mail unter girke@mind-forms.de zur Verfügung. Auch über einen Kommentar unter dem Blog würden wir uns sehr freuen.
