Welches ZUGFeRD-Profil kann ich verwenden?
Während ZUGFeRD im Bereich des digitalen Rechnungsversands in aller Munde ist, wissen nur wenige, wofür ein Profil in ZUGFeRD benötigt wird. Obwohl es inzwischen bereits eine ZUGFeRD-Version 2.0 gibt, ist es in manchen Situationen noch gar nicht klar, wofür überhaupt ZUGFeRD in Version 1 eingesetzt wird. In diesem Artikel möchte ich dir ein bisschen mehr zu ZUGFeRD und den dazugehörigen Profilen erklären.
Was sind ZUGFeRD-Profile?
Sie legen fest, wie viele Informationen mittels der ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermittelt werden können.
Beispielhaft dafür sind vordefinierte Felder, die in jeder ZUGFeRD-XML vorhanden sein müssen. Dazu gehört beispielsweise eine Rechnungsnummer, welche ein elementarer Bestandteil von jeder Rechnung ist. Eine Positionsnummer hingegen ist kein elementarer Bestandteil einer Rechnung. Für einen elementaren Rechnungsaufbau ist es nicht relevant, ob eine Position an Nummer 3 oder 42 aufgeführt wird. Aus diesem Grund ist ein Feld für Positionsnummern erst in einem ZUGFeRD-Profil vorhanden, welches einen höheren Detailgrad aufweist.
In Version 1 existieren drei Profile, die einen unterschiedliche Detailtiefe in ihrer Struktur aufweisen: Basic (B), Comfort (C) und Extended (X).
Anhand dieser Grafik ist gut erkennbar, dass das Extended-Profil sowohl das Comfort-Profil als auch das Basic-Profil umfasst. Damit wird sichergestellt, dass zwischen den Profilen eine Kompatibilität herrscht. So kann eine ZUGFeRD-XML, die dem Basic-Format entspricht, nachträglich mit Feldern aus dem Comfort-Format ergänzt werden.
Dadurch ist die erweiterte XML kompatibel zum Comfort-Format, kann aber in der abgespeckten Version weiterhin mit einem Basic-Profil verarbeitet werden. Durch diese Methodik kann es vorkommen, dass eine Rechnung mehr strukturierte Informationen enthält, als es das jeweilige Profil erfordert.
Empfängt dieses System nun eine Rechnung wie im obigen Beispiel beschrieben oder sogar im Profil EXTENDED, so dürfen die zusätzlichen Informationen nicht verloren gehen, da sie für die Verbuchung und Verarbeitung der Rechnung relevant sein können.
Nicht immer lassen sich jedoch alle Informationen im Zielsystem entsprechend abbilden. Daher ist es ratsam, alle nicht abbildbaren Werte in Freitextfelder mit dem Aufbau „Elementname = Wert“ zu übertragen. So ist auch bei einfachen empfangenden Systemen gewährleistet, dass der Anwender auf alle in der XML-Datei enthaltenen Daten zugreifen kann.
Das Basic-Profil
Die Basic-Variante reduziert die Anforderungen an die Übermittlung strukturierter Daten, um vom Aufbau her einfachste Rechnungen abbilden zu können. So können im Basic-Profil zum Beispiel keine Positionsnummern oder Einzelpreise in strukturierter Form übermittelt werden. De für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs erforderlichen Daten stehen in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für darüber hinaus erforderliche Informationen ist es ausreichend, diese in Freitextform abzubilden. ZUGFeRD-Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow). Eine automatisierte Rechnungsprüfung ist jedoch nicht immer möglich, da je nach Geschäftsvorfall, nicht alle erforderlichen Informationen computerlesbar übermittelt werden.
Das Comfort-Profil
In der Comfort-Variante können alle Daten in strukturierter Form übermittelt werden, die für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsbearbeitung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Unterstützt werden dabei insbesondere die Prozesse Buchung, Zahlung und Rechnungsprüfung. Die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.
Außerdem können qualifizierte Textfelder zusätzlich mit einem Code versehen werden. Dieser besagt, wie das Feld verarbeitet werden kann und unterstützt bei der automatisierten Rechnungsbearbeitung.
Das Extended-Profil
In der Extended-Variante werden alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Damit deckt das Extended-Profil die branchenübergreifenden Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch möglichst vollständig ab. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).
Verwendung eigener Felder
Es kann jedoch passieren, dass das gewählte ZUGFeRD-Profil nicht alle Felder beinhaltet, die der Kunde oder der Lieferant haben möchte. In solchen Fällen ist es notwendig, dass kundeneigene Felder in die XML-Datei hinzugefügt werden. Diese sind dann ein Bestandteil der ZUGFeRD-XML, gehören dann jedoch nicht zum Standard, den das Profil definiert. Dementsprechend kann es sein, dass das kundeneigene Feld nicht (korrekt) ausgelesen und verarbeitet wird.
