ZUGFeRD und XRechnung gehören zu den wichtigsten Formaten für E-Rechnungen in Deutschland. Während eine XRechnung aus strukturierten XML-Daten besteht, kombiniert ZUGFeRD diese grundsätzlich mit einer menschenlesbaren PDF-Datei. Welches ZUGFeRD-Profil sich eignet, hängt vor allem vom Geschäftsprozess und dem benötigten Detailgrad ab.
Das Wichtigste im Überblick
- Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.5 wurde im Juni 2026 veröffentlicht und sollte seit dem 1. Juli 2026 verwendet werden.
- Profile: ZUGFeRD unterscheidet fünf reguläre Profile sowie das zusätzliche Referenzprofil XRECHNUNG.
- Steuerliche Eignung: Die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED können vollständige E-Rechnungen abbilden. MINIMUM und BASIC WL dienen dagegen lediglich als Buchungshilfen.
- Profilauswahl: EN 16931 eignet sich für viele übliche Geschäftsprozesse, während EXTENDED zusätzliche Daten für komplexere Abläufe unterstützt.
Was sind ZUGFeRD-Profile?
Die ZUGFeRD-Profile legen fest, welche Informationen und Geschäftsregeln in der XML-Datei strukturiert abgebildet werden können. Je umfangreicher ein Profil ist, desto detaillierter lassen sich Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten.
Bestimmte Angaben müssen in jeder ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein. Dazu gehört beispielsweise die Rechnungsnummer als Pflichtangabe nach § 14 UStG. Andere Informationen sind zwar nicht zwingend umsatzsteuerrechtlich vorgeschrieben, können aber für die automatische Verarbeitung wichtig sein. Dazu zählen etwa detaillierte Positionsangaben, Zahlungsbedingungen oder Lieferinformationen.
Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht und sollte seit dem 1. Juli 2026 verwendet werden. Sie aktualisiert unter anderem die Validierungsregeln und Codelisten. Zudem enthält das Profil EXTENDED zusätzliche Elemente für komplexe Geschäftsprozesse.
ZUGFeRD umfasst fünf reguläre Profile sowie das zusätzliche Referenzprofil XRECHNUNG.
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Minimum und Basic WL
Die Profile MINIMUM und BASIC WL können nicht alle Angaben einer vollständigen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz strukturiert abbilden. Deshalb gelten sie in Deutschland nicht als vollständige E-Rechnungsprofile.
Beide Profile können jedoch als Buchungshilfe dienen. BASIC WL enthält beispielsweise Informationen auf Dokumentenebene, bildet aber keine einzelnen Rechnungspositionen ab.
Basic
Das ZUGFeRD-Profil BASIC enthält die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Rechnungsangaben und bildet auch einzelne Rechnungspositionen ab. Es eignet sich insbesondere für einfache Geschäftsprozesse, bei denen nur wenige zusätzliche Informationen strukturiert übertragen werden müssen.
Im Vergleich zum Profil EN 16931 stehen weniger strukturierte Datenfelder zur Verfügung. Unternehmen sollten deshalb vorab prüfen, welche Angaben ihre Kunden, Lieferanten und eingesetzten Systeme benötigen.
EN 16931 (ehemals Comfort)
Das Profil EN 16931 ist nach der europäischen Norm benannt, die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen vorgibt. Früher trug dieses Profil die Bezeichnung COMFORT.
Das Profil bildet die EN 16931 vollständig ab und enthält bei korrekter Befüllung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben. Darüber hinaus unterstützt es zahlreiche strukturierte Informationen auf Rechnungs- und Positionsebene. Dadurch eignet es sich für viele typische B2B-Geschäftsprozesse.
Extended
Das Profil EXTENDED erweitert das Profil EN 16931 und eignet sich für komplexe Geschäftsprozesse. Unternehmen können damit beispielsweise mehrere Lieferungen oder Lieferorte, detaillierte Zahlungsbedingungen und zusätzliche Informationen auf Positionsebene strukturiert abbilden.
ZUGFeRD 2.5 hat das Profil nochmals erweitert. Neu hinzugekommen sind unter anderem zusätzliche Zahlungsinformationen, Angaben zu Zahlungen durch Dritte sowie weitere steuerliche Felder. Außerdem sind negative Einzelpreise unter den definierten Voraussetzungen zulässig.
Welche Datenfelder ein Unternehmen tatsächlich verwendet, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess ab. Ergänzende Informationen können teilweise als Freitext oder Anlage übermittelt werden. Umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben müssen jedoch vollständig im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.
XRechnung
Das Referenzprofil XRECHNUNG wurde bereits 2020 mit ZUGFeRD 2.1.1 eingeführt. Es übernimmt die Anforderungen des von der KoSIT veröffentlichten Standards XRechnung und unterstützt dabei die XML-Syntax Cross Industry Invoice, kurz CII.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung wird das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG seit dem 1. März 2022 akzeptiert. Bei der Einreichung über die Plattformen des Bundes muss die Rechnung jedoch als reine XML-Datei ohne PDF-Sichtkomponente übertragen werden.
Der Standard XRechnung bleibt im B2G-Bereich die maßgebliche Lösung. Ob eine Behörde alternative EN-16931-konforme Formate akzeptiert, hängt außerdem von den Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes oder Rechnungsempfängers ab.
Verwendung eigener Felder in ZUGFeRD-Profilen
Nicht jeder Geschäftsprozess lässt sich vollständig mit den Feldern des gewählten Profils abbilden. Unternehmen sollten kundeneigene Felder jedoch nicht einfach in die ZUGFeRD-XML aufnehmen.
Zusätzliche Elemente außerhalb des vorgesehenen Datenmodells können dazu führen, dass eine Rechnung die Schema- oder Geschäftsregelvalidierung nicht besteht. Zudem kann der Empfänger solche Angaben möglicherweise nicht automatisiert auslesen.
Prüfen Sie deshalb zunächst, ob sich die Information über ein vorhandenes Datenfeld, das Profil EXTENDED, eine Notiz oder eine eingebettete Anlage übertragen lässt. Ist dennoch eine individuelle Erweiterung erforderlich, sollten Rechnungsaussteller und -empfänger das Format, das Mapping und die Verarbeitung verbindlich miteinander abstimmen. Das vereinbarte Format muss weiterhin die vollständige Extraktion aller umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben ermöglichen.
Fazit: ZUGFeRD-Profile
Für viele übliche B2B-Prozesse bietet das Profil EN 16931 einen sinnvollen Ausgangspunkt. BASIC kann für einfache Rechnungsprozesse ausreichen, während EXTENDED zusätzliche Möglichkeiten für komplexe Anforderungen bietet. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sollten Unternehmen dagegen genau prüfen, ob der Empfänger den Standard XRechnung oder das ZUGFeRD-Referenzprofil XRECHNUNG verlangt.
Entscheidend ist nicht nur, ob ein Profil genügend Datenfelder bereitstellt. Die Rechnung muss auch korrekt befüllt, validiert und vom System des Empfängers verarbeitet werden können.
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Dieser Artikel wurde bereits im Mai 2025 veröffentlicht und am 31. Juli 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Wie viele ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD umfasst fünf reguläre Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Hinzu kommt das Referenzprofil XRECHNUNG, das auf den Vorgaben des Standards XRechnung basiert.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?
Nach den aktuellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Was ist der Unterschied zwischen EN 16931 und EXTENDED?
EN 16931 bildet die Kernelemente der europäischen E-Rechnungsnorm vollständig ab. EXTENDED erweitert dieses Datenmodell um zusätzliche Informationen für komplexere Geschäftsprozesse, beispielsweise mehrere Lieferorte oder detaillierte Angaben auf Positionsebene.
Darf ich eigene Felder in eine ZUGFeRD-Datei einfügen?
Eigene XML-Felder sollten nicht ohne Weiteres ergänzt werden, da sie die Standardkonformität und automatische Verarbeitung gefährden können. Nutzen Sie möglichst vorhandene Felder, das Profil EXTENDED oder eingebettete Anlagen. Individuelle Erweiterungen müssen Sie eng mit dem Rechnungsempfänger abstimmen.
