Alle Fachwörter, die Sie rund um das Thema E-Rechnung kennen sollten

Die Elektronische Rechnung ist ein Dokument, das digital erstellt und versendet wird und Rechnungen in Papierform ersetzt. Mittels der E-Rechnung sollen Ämter und öffentliche Dienstleister entlastet werden. Dank der E-Rechnung können Unternehmen bis zu 80 Prozent Zeit und somit auch Kosten einsparen. Ab dem 27.11.2020 müssen außerdem zukünftig alle Rechnungen an Behörden in Form einer E-Rechnung gesendet werden. Daher sollten Sie sich mit diesem Thema zeitnah näher beschäftigen. Dabei wird Ihnen auffallen, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen E-Standard Formaten existieren und Sie mit Begriffen konfrontiert werden, die Ihnen nicht geläufig sind. Aus diesem Grund haben wir Ihnen hier ein Glossar zusammengestellt, das die wichtigsten Begriffe und Standards rund um E-Rechnungen für Sie erklärt.

Glossar: E-Rechnungen

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BMWi

Bundesministerium für Wirtschaft und Industrie.

CIUS

CIUS steht für „Core Invoice Usage Specification“ – der Begriff wurde im Rahmen der Normierung elektronischer Rechnungen für öffentliche Auftraggeber kreiert. Die EN16931-1 definiert ein semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung, die Core Invoice Usage Specification. Die fachlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung werden entsprechend in strukturierter Form definiert. So besteht oftmals die Forderung jedoch darin, dass bestimmte Informationen immer vorkommen müssen, wie beispielsweise die Lieferantennummer, die Bestellnummer oder eine Kostenstelle.

EDI

EDI steht für Electronic Data Interchange, dem elektronischen Datenaustausch. Durch den EDI-Standard können Geschäftsdokumente elektronisch zwischen Unternehmen ausgetauscht und übermittelt werden.

EDIFACT

EDIFACT steht für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport und ist als Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr einer von mehreren EDI-Standards.

E-Rechnung (E-Invoicing)

E-Rechnung bezeichnet den elektronischen Rechnungsversand (engl. electronical invoicing). Nach dem E-Rechnungsgesetz des Bundes vom 04.04.2017 sind öffentliche Auftraggeber zum Empfang und zur Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments legt mit der Norm EN 16931 die Kernelemente einer E-Rechnung fest. Damit hat die EU die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen geschaffen.

Factur-X

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD. Seit der Version ZUGFeRD 2.1 sind diese beiden Formate technisch und inhaltlich identisch. Beide Formate werden in Zusammenarbeit der beiden Organisationen FeRD und FNFE-MPE weiterentwickelt.

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FatturaPA

FaturraPA ist die italienische Lösung zum Versand elektronischer Rechnungen. Seit dem 01.01.2019 müssen alle Rechnungen für und innerhalb Italiens über die zentrale FatturaPA-Lösung ausgetauscht werden. So ist der Kernunterschied zu der deutschen Variante, dass alle Rechnungen auf einem Regierungsserver zentral abgelegt werden müssen. Dies ist speziell für unsere deutschen Kunden eine Herausforderung.

FeRD

FeRD steht für “Forum elektronische Rechung Deutschland”und ist Veröffentlicher des ZUGFeRD-Standards und Arbeitskreis der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung).

PEPPOL

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk für den verschlüsselten Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen Procurement-Formaten. Zugriff auf dieses Netzwerk erhalten zertifizierte ASP (Access Point Provider), die den Datenaustausch zwischen Partnern im Peppol-Netzwerk regeln.

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PDF/A-3

PDF (= Portable Document Format) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente. Das PDF/A-3 ist ein spezielles Format, das für die Langzeitarchivierung optimiert wurde. Es ist das verpflichtende Trägerformat für hybride ZUGFeRD-Rechnungen

SAP IDOC

SAP IDOC ist das zentrale Format zum Datenaustausch zwischen SAP-Systemen. Mit Daten sind Geschäftsbelege wie Rechnungen gemeint.

XML

Das ist die Abkürzung für Extensible Markup Language (dt. erweiterbare Auszeichnungssprache). XML ist ein weit verbreitetes Format zum Austausch elektronisch strukturierter Daten. Im Rahmen von eInvoicing sind zwei Syntaxen anzutreffen: CII (Crossindustry Invoice) und UBL (Universal Business Language). Erstere ist sozusagen die Sprache des ZUGFeRD-Formats, wohingegen letztere die Sprache des Peppol-Netzwerkes ist. XRechnung erlaubt beide Syntaxen, weshalb es möglich ist, mit ZUGFeRD

E-Rechnung

XRechnung

Die XRechnung ist ein Format deutscher Behörden für den elektronischen Rechnungsaustausch. Behörden sind seit November 2019 dazu verpflichtet, XRechnungen elektronisch verarbeiten zu können. Ab dem 27.11.2020 dürfen Behörden auf Bundesebene sowie in einzelnen Bundesländern (z. B. Bremen) keine Papierrechnungen mehr annehmen.

XSD

XSD steht für “XML Schema Definition” und definiert, wie eine XML aufgebaut sein sollte und welche Werte/Formen der Daten erlaubt sind.

ZUGFeRD

Dies ist das deutsche Format für den elektronischen Rechnungsversand zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern. ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ermöglicht den strukturierten Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger. In der Version ZUGFeRD 1.0 entsprach dieses Format noch nicht vollständig der europäischen Norm EN 16931. Seit der Version ZUGFeRD 2.0 ist eine hundertprozentige Konformität gewährleistet. Mit der Version ZUGFeRD 2.1 gelang es dem FeRD erstmalig, den Schulterschluss mit dem französischen Pendant Factur-X zu schaffen. Beide Formate sind seitdem komplett identisch und werden gemeinsam weiterentwickelt.

E-Rechnung

E-Rechnung - Digitaler Rechnungsversand

Wir stellen Ihnen eine E-Rechnungslösung bereit, die in Ihr bestehendes SAP-System integriert wird, alle E-Rechnungsformate abdeckt und Ihre Mitarbeiter problemlos ihr Tagesgeschäft weiter ausführen lässt.

Sie haben weitere Fragen zum Thema E-Rechnungen oder es gibt noch Begriffe, die Ihnen unklar erscheinen? Kontaktieren Sie mich gerne – ich helfe Ihnen dann bei Ihrem individuellen Anliegen.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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Ein Kommentar zu "Alle Fachwörter, die Sie rund um das Thema E-Rechnung kennen sollten"

Sven Bucher - 21. Oktober 2019 | 09:53

Die Bearbeitung der Daten durch EDIFACT-Software ist sicherlich zeitsparend und somit auch steigernd in der Effizienz. Vor allem bei der Bearbeitung von Rechnungen greife ich auf diese Software zurück. Die standardisierte Bearbeitung von EDIFACT-Daten ist durch die richtige Software optimierbar. Vielen Dank für die Erklärungen der Begrifflichkeiten!

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