Wie Sie E-Rechnungen mit PEPPOL verschicken
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein international genutztes Netzwerk, mit dem Unternehmen neben anderen elektronischen Dokumenten auch E-Rechnungen verschicken können. Aber wie funktioniert PEPPOL? Damit Sie das Netzwerk besser verstehen, ohne sich mit technischen Details quälen zu müssen, fasse ich Ihnen hier einige Informationen zusammen.
Das Wichtigste im Überblick
- PEPPOL ermöglicht den sicheren Austausch von E-Rechnungen über ein Netzwerk mithilfe von Access Points.
- Das 4-Corner-Modell wird genutzt, um Unternehmen über vier Access Points zu verbinden.
- Unternehmen müssen den sicheren Transport ihrer E-Rechnungen zum Access Point gewährleisten.
- PEPPOL spart Kosten und reduziert Fehler, insbesondere bei der EU-weit standardisierten digitalen Umsatzsteuermeldung.
Wie funktioniert PEPPOL?
PEPPOL funktioniert wie ein Mobilfunknetz: Für die Nutzung des Mobilfunknetzes benötigen Sie eine Mobilfunknummer, um telefonisch erreichbar zu sein und andere anrufen zu können. Diese Nummer erhalten Sie von einem Provider wie Vodafone oder Telekom. Das Schöne an einem Mobilfunknetz ist, dass es providerunabhängig funktioniert, d. h. Sie können auch Menschen anrufen, die ihre Nummer von einem anderen Provider erhalten haben.
Auf diese Weise funktioniert auch PEPPOL. Anstatt über Provider sind Unternehmen über sogenannte Access Points mit dem Netz verbunden. Verschiedene Unternehmen nutzen zwar unterschiedliche Access Points – dennoch können Sie die E-Rechnungen über das Netz austauschen. Zusätzliche Kosten entstehen dabei nicht.
4-Corner-Modell des PEPPOL-Netzwerks
Die Access Points werden von nationalen PEPPOL-Administratoren vergeben. In Deutschland kümmert sich zum Beispiel die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) um die Vergabe.
Darauf müssen Unternehmen besonders achten
Mit einem Mobiltelefon können Sie einfach Anrufe tätigen oder Nachrichten verschicken. Der Versand von E-Rechnungen ist bei PEPPOL leider etwas komplexer. Zwar ist das Netzwerk gut gesichert. Allerdings müssen sich Unternehmen auch über den Transport der E-Rechnung zu ihrem Access Point Gedanken machen. An dieser Stelle entstehen häufig Sicherheitslücken.
Um E-Rechnungen zum Access Point zu transportieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. So könnte ein Access-Point-Betreiber Rechnungen über ein verschlüsseltes Webportal entgegennehmen. Auch eine Übergabe per USB-Stick ist theoretisch möglich.
Wie der Transport zum Access Point funktioniert, hängt auch vom individuellen Betreiber ab. Unternehmen sollten mögliche Sicherheitsaspekte immer im Auge behalten.
Warum Sie von PEPPOL profitieren
Seit Anfang 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für den Rechnungseingang im B2B-Bereich. Da ab 2027 die E-Rechnungspflicht auch für den Ausgang kommen wird, müssen Unternehmen sich nach Lösungen umschauen, um ihre E-Rechnungen auch zu versenden. Während XRechnungen schon länger über PEPPOL verschickt werden können, ist dies nun auch mit ZUGFeRD-Rechnungen möglich. Unternehmen, die SAP nutzen, können mit SAP Document and Reporting Compliance auf das Netzwerk zugreifen und E-Rechnungen sowohl als XRechnung wie auch als ZUGFeRD-Rechnung übermitteln.
Mit E-Rechnungen passen Unternehmen sich nicht nur den gesetzlichen Vorschriften an, sondern profitieren vor allem auch durch Kosteneinsparungen. So kann die E-Rechnung automatisiert erstellt und verarbeitet werden. Aufgrund dieser automatisierten Verarbeitung durch moderne Buchhaltungssysteme müssen Mitarbeiter die Rechnungsdaten nicht mehr unnötig oft manuell in verschiedene Systeme eingeben. Unternehmen vermeiden mit E-Rechnungen also auch fehleranfällige und langwierige Medienbrüche. Perspektivisch bietet PEPPOL auch weitere Funktionen wie die Abbildung von Statusmeldungen zum Bearbeitungsgrad der E-Rechnungen.
Außerdem wird das Netzwerk im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Union weiter an Relevanz gewinnen. ViDA bezeichnet dabei die EU-weite Standardisierung der digitalen Umsatzsteuermeldung von Unternehmen. Diese Meldungen werden mithilfe von E-Rechnungen und voraussichtlich über das PEPPOL-Netzwerk abgewickelt.
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PEPPOL: Der sichere Übertragungsweg für E-Rechnungen
PEPPOL ermöglicht einen sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen über ein providerunabhängiges Netzwerk. Durch die Nutzung von Access Points wird der Versand von Rechnungen vereinfacht und automatisiert, was Kosteneinsparungen und Fehlerreduktion zur Folge hat. Angesichts der gesetzlichen Anforderungen und der EU-weiten Standardisierung der digitalen Umsatzsteuermeldung wird die Rolle des PEPPOL-Netzwerks in der digitalen Rechnungsstellung auch künftig weiter an Relevanz gewinnen.
Websession: PEPPOL
Sie haben weitere Fragen zum Thema PEPPOL? Kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen dann bei Ihrem individuellen Anliegen.
Dieser Artikel erschien bereits im September 2020. Der Artikel wurde am 17.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist PEPPOL und wie funktioniert es?
PEPPOL ist ein Netzwerk, das Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen sicher und effizient auszutauschen. Ähnlich wie ein Mobilfunknetz funktioniert es durch Access Points, die verschiedene Unternehmen verbinden, sodass diese auch über verschiedene Anbieter hinweg kommunizieren können.
Was ist das 4-Corner-Modell im PEPPOL-Netzwerk?
Das 4-Corner-Modell beschreibt die Struktur von PEPPOL, bei der Unternehmen über Access Points miteinander verbunden sind. Diese Access Points werden von nationalen PEPPOL-Administratoren vergeben, z. B. in Deutschland durch die KoSIT.
Welche Sicherheitsaspekte müssen Unternehmen bei PEPPOL beachten?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Transport ihrer E-Rechnungen zum Access Point sicher erfolgt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. die Nutzung verschlüsselter Webportale oder physischer Übergabe per USB-Stick, wobei immer auf die Sicherheit des Prozesses geachtet werden muss.
Warum sollten Unternehmen auf PEPPOL setzen?
PEPPOL bietet Unternehmen Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von Prozessen, die Vermeidung von Fehlern und Medienbrüchen. Zudem wird PEPPOL im Rahmen der ViDA-Initiative der EU zukünftig noch relevanter, da es für die digitale Umsatzsteuermeldung genutzt wird.
