Wie Sie E-Rechnungen mit PEPPOL verschicken
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Lösung, mit der Unternehmen E-Rechnungen verschicken können. Aber wie funktioniert dieses System? Damit Sie PEPPOL besser verstehen, ohne sich durch dutzende Aktenberge mit technischen Details quälen zu müssen, fasse ich Ihnen hier einige Informationen zusammen.
Mit diesem Vergleich verstehen Sie PEPPOL besser
PEPPOL ist eigentlich leicht zu verstehen: Das System funktioniert wie ein Mobilfunknetz. Für die Nutzung eines solchen Netzes benötigen Sie eine Mobilfunknummer, um telefonisch erreichbar zu sein und andere anrufen zu können. Diese Nummern erhalten Sie von verschiedenen Providern wie Vodafone oder Telekom.
Das Schöne an einem Mobilfunknetz ist, dass es providerunabhängig funktioniert, d. h. Sie können auch Menschen anrufen, die ihre Nummer von einem anderen Provider erhalten haben.
Auf diese Weise funktioniert auch PEPPOL. Anstatt über Provider sind Unternehmen über sogenannte Access Points mit dem Netz verbunden. Verschiedenen Unternehmen nutzen zwar unterschiedliche Access Points – dennoch können Sie die E-Rechnungen über das Netz austauschen. Zusätzliche Kosten entstehen dabei nicht.
Die Access Points werden von nationalen PEPPOL-Administratoren vergeben. In Deutschland kümmert sich zum Beispiel die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) um die Vergabe.
Darauf müssen Unternehmen besonders achten
Mit einem Mobiltelefon können Sie einfach Anrufe tätigen oder Nachrichten verschicken. Der Versand von E-Rechnungen ist bei PEPPOL leider etwas komplexer. Zwar ist das Netzwerk gut gesichert. Allerdings müssen sich Unternehmen auch über den Transport der E-Rechnung zu ihrem Access Point Gedanken machen. An dieser Stelle entstehen häufig Sicherheitslücken.
Um E-Rechnungen zum Access Point zu transportieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. So könnte ein Access-Point-Betreiber Rechnungen über ein verschlüsseltes Webportal entgegennehmen. Auch eine Übergabe per USB-Stick ist theoretische möglich.
Wie der Transport zum Access Point funktioniert, hängt auch vom individuellen Betreiber ab. Unternehmen sollten mögliche Sicherheitsaspekte immer im Auge behalten.
Warum Sie von PEPPOL profitieren
Immer mehr Auftraggeber verpflichten ihre Lieferanten zur E-Rechnung. Große Automobilhersteller setzen zum Beispiel auf ZUGFeRD und auch die öffentliche Verwaltung führt die E-Rechnung inzwischen schrittweise ein.
Mit E-Rechnungen passen sich Unternehmen aber nicht nur an ihre Kunden an, sondern profitieren auch durch Kosteneinsparungen. So kann die E-Rechnung im ganzheitlichen Computersystem abgebildet werden. Weil die E-Rechnung überall bearbeitet werden kann, müssen Unternehmen verschiedene Daten nicht mehr unnötig oft in andere Systeme eintippen. Unternehmen vermeiden mit E-Rechnungen also auch fehleranfällige und langwierige Medienbrüche.
Perspektivisch stehen PEPPOL weitere Entwicklungen bevor. Schon bald soll die Lösung zum Beispiel Statusmeldungen zum Bearbeitungsgrad der Rechnungen abbilden. In Zukunft soll es auch möglich sein, andere Dokumente über das Netzwerk zu verschicken.
Fazit
Über PEPPOL können Unternehmen ihre E-Rechnungen sicher verschicken. Dabei werden die Dokumente mithilfe von Access Points über ein Netzwerk versandt. Unternehmen sollten darauf achten, die Rechnung sicher zum Access Point zu transportieren: Somit schützen sie ihre Daten so umfangreich wie möglich.
Sie haben weitere Fragen zum Thema PEPPOL? Kontaktieren Sie mich gerne – ich helfe Ihnen dann bei Ihrem individuellen Anliegen.
