ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung: Was denn jetzt?
Die elektronische Rechnungsverarbeitung hat viele Vorteile. Der Bürokratieaufwand wird minimiert, die Umwelt wird durch den geringeren Papierverbrauch weniger belastet und zusätzlich spart das Unternehmen auch noch Porto-Kosten ein. Begriffe wie ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung fallen im E-Rechnungsumfeld immer wieder. Aber worin unterscheiden sich die Formate? Und mit welchem Format sind Sie nach aktueller Gesetzeslage auf der sicheren Seite? Mit dem heutigen Beitrag möchte ich Ihnen gern diese Fragen zum Thema E-Rechnungsformate beantworten und den Dschungel an Möglichkeiten lichten.
ZUGFeRD – so fing alles an
Der Begriff ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, welches die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei kombiniert. Durch diese Standardisierung können Rechnungsdaten weiterhin manuell bearbeitet, aber auch automatisiert verarbeitet werden.
ZUGFeRD 1.0 kam bereits 2014 auf den Markt und hatte das Ziel, einen schnellen und komfortablen Austausch von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, ohne dabei einen hohen Umstellungsaufwand zu verursachen. In Reaktion auf die EU Richtlinie 2014/55/EU und der darauf basierenden europäischen Norm EN 16931 im Juni 2017 wurde ZUGFeRD 2.0 entwickelt.
Factur-X – das internationale ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD 2.0 wird im internationalen Kontext Factur-X genannt. Hinter diesen beiden Begriffen steht aber dasselbe E-Rechnungsformat. Verglichen zum Vorgänger ZUGFeRD 1.0, ermöglicht ZUGFeRD 2.0 auch die ausschließlich digitale Übermittlung im XML-Format und entspricht somit der EU Richtlinie 2014/55/EU.
XRechnung – offene Standards zur freien, kostenlosen Nutzung
Das Format ist ein nachhaltiger Standard, der bei Transaktionen innerhalb Deutschlands verwendet werden kann. XRechnung basiert auf offenen Standards und ist somit frei und kostenlos nutzbar. Dies ist auch der Grund, weshalb die XRechnung der zentrale Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland werden soll. Da XRechnung ein ausschließlich deutsches Format ist, stößt es im internationalen Geschäft auf wenig Akzeptanz. ZUGFeRD 2.0 ist aktuell das einzige Format, das auch über Landesgrenzen hinaus angenommen wird.
Eine Besonderheit und für viele Kunden der Nachteil dieses Formats ist, dass es auf eine visuelle Darstellung im PDF-Format verzichtet. Das bedeutet im Umkehrschluss: XRechnungen können nicht ohne Weiteres von Menschen gelesen werden. Dazu bedarf es dann weitere Systeme, die die XML-Codierung für den Menschen verständlich aufschlüsseln. Genau diese Besonderheit wird zum Problem, wenn Kunden eine Übergangszeit von manueller oder teilelektronischer Bezahlung planen. Denn XRechnung beinhaltet keine Option der hybriden Verarbeitung.
Fazit
Letztlich gibt es mit ZUGFeRD 2.0 (also Factur-X) und XRechnung mittlerweile zwei EN 16931 konforme Rechnungsstandards. Welches Format für Ihr Unternehmen das optimalste ist, hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und Ihrer Systemlandschaft ab. Falls Sie mit dem Rechnungsformat auch Endkunden und/oder Lieferanten beliefern möchten, empfehle ich das Hybridformat ZUGFeRD 2.0. So sind Sie gut für die digitale Zukunft vorbereitet, haben aber nach wie vor die Möglichkeit zur manuellen Bearbeitung.
ZUGFeRD: Einführung für SAP
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Unabhängig von Ihrer Entscheidung ist wichtig, dass Sie sich den 27.11.2020 merken. Denn ab diesem Tag sind alle deutschen Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Dabei ist es egal, ob Sie für diesen Prozess mit XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 arbeiten. Entscheidend ist, dass das von Ihnen gewählte Format der EN16931 Norm entspricht und das trifft sowohl für XRechnung als auch für ZUGFeRD 2.0 zu. Gern stehe ich Ihnen beratend zur Seite. Schreiben Sie mir direkt hier – oder per E-Mail an girke@mind-forms.de. Ich freue mich auf den Austausch.
