Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse an die E-Rechnungspflicht anpassen, die schrittweise ausgerollt wird. Welches E-Rechnungsformat ist gesetzeskonform? Wann sollte man auf ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung setzen? Für Unternehmen stellen sich viele Fragen. Die gute Nachricht: Es gibt nicht das eine richtige Format. Entscheidend ist, welche Anforderungen Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Systeme stellen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Verschiedene E-Rechnungsformate sind gesetzeskonform: ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung erfüllen beide die Anforderungen der EN 16931 – die Wahl hängt von den Anforderungen, Geschäftspartnern und der Systemlandschaft ab.
- ZUGFeRD/Factur-X verbindet PDF und strukturierte XML-Daten: Das hybride Format eignet sich besonders für den Austausch mit Kunden und Lieferanten, da Rechnungen sowohl menschenlesbar als auch automatisiert verarbeitbar sind.
- XRechnung hat sich als Standard für öffentliche Auftraggeber etabliert: Das reine XML-Format ermöglicht eine vollständig digitale Verarbeitung und hat sich in der deutschen Verwaltung durchgesetzt.
E-Rechnung – Was ist das?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Im gesetzlichen Sinne handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von Software elektronisch und automatisch verarbeitet werden kann. Grundlage hierfür ist die europäische Norm EN 16931.
Zu den gängigen E-Rechnungsformaten gehören XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Sie ermöglichen eine medienbruchfreie, digitale Rechnungsverarbeitung. Eine klassische PDF- oder Papierrechnung gilt hingegen nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Während der gesetzlichen Übergangsfristen können sonstige Rechnungen wie PDF- oder Papierrechnungen jedoch weiterhin zulässig sein.
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ZUGFeRD: Das erste etablierte E-Rechnungsformat
Der Begriff ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein einheitliches Format für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer strukturierten XML-Datei kombiniert. Durch diese Standardisierung können Rechnungsdaten weiterhin manuell bearbeitet, aber gleichzeitig auch automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden.
ZUGFeRD 1.0 kam bereits 2014 auf den Markt und hatte das Ziel, einen schnellen und komfortablen Austausch von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, ohne dabei einen hohen Umstellungsaufwand zu verursachen. In Reaktion auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die darauf basierende europäische Norm EN 16931 wurde im Jahr 2019 ZUGFeRD 2.0 veröffentlicht. Die aktuellen ZUGFeRD-2.x-Versionen enthalten verschiedene Profile. Für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht sind insbesondere die EN-16931-konformen Profile relevant.
Factur-X: Das internationale ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD 2.0 wird im internationalen Kontext als Factur-X bezeichnet. Hinter diesen beiden Begriffen steht aber dasselbe E-Rechnungsformat.
Factur-X ist die gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelte Spezifikation, die technisch mit ZUGFeRD ab Version 2.x identisch ist. Im Gegensatz zum Vorgänger ZUGFeRD 1.0 erfüllt ZUGFeRD 2.0 durch die Nutzung eines EN-16931-konformen Profils die europäischen Anforderungen an elektronische Rechnungen.
XRechnung: Offener Standard zur freien, kostenlosen Nutzung
Die XRechnung ist ein auf der europäischen Norm EN 16931 basierendes E-Rechnungsformat, das insbesondere für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland genutzt wird. Ein Grund: Der Standard ist frei und kostenlos nutzbar.
Grundsätzlich kann XRechnung jedoch auch für den B2B-Austausch von Rechnungen genutzt werden, sofern die beteiligten Systeme und Prozesse dies unterstützen.
Eine Besonderheit von XRechnung ist, dass das Format auf eine visuelle Darstellung im PDF-Format verzichtet. Der Fokus liegt auf der automatisierten Verarbeitung der Rechnungen. Anders als bei ZUGFeRD bzw. Factur-X liegen die Rechnungsinformationen daher ausschließlich in strukturierten XML-Daten vor. Moderne ERP- und Buchhaltungssysteme und spezielle Viewer können XRechnungen jedoch automatisch menschenlesbar darstellen.
Welches E-Rechnungsformat passt zu meinem Unternehmen?
Welches E-Rechnungsformat die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist, hängt vor allem davon ab, mit wem Sie Rechnungen austauschen und welche Systeme Sie einsetzen.
Abb. 1: Welche E-Rechnungsformate sind in welcher Situation für ihr Unternehmen das passende?
Eine pauschale Empfehlung für alle Unternehmen gibt es nicht. Entscheidend sind die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner, die Möglichkeiten Ihrer ERP- oder Buchhaltungssysteme sowie die geplanten Prozesse für die digitale Rechnungsverarbeitung.
Fazit
Mit ZUGFeRD 2.0/Factur-X und XRechnung existieren mittlerweile zwei weit verbreitete, EN-16931-konforme Rechnungsstandards. Welches Format für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen und Ihrer Systemlandschaft ab.
XRechnung eignet sich insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, während ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X durch die Kombination aus PDF-Darstellung und strukturierten XML-Daten häufig für den Austausch mit Kunden und Lieferanten genutzt wird.
Wenn Sie ein flexibles Format für unterschiedliche Geschäftspartner suchen, ist ZUGFeRD/Factur-X häufig eine pragmatische Wahl. Sie können damit menschenlesbare E-Rechnungen erzeugen, die automatisiert weiterverarbeitet werden und die Anforderungen der E-Rechnungspflicht einhalten.
Dieser Artikel wurde bereits im März 2020 veröffentlicht und am 10. August 2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
1) Was ist ein E-Rechnungsformat?
Ein E-Rechnungsformat ist ein strukturiertes elektronisches Format, das Rechnungsdaten so bereitstellt, dass sie von Software automatisch verarbeitet werden können. In der EU müssen E-Rechnungen die Vorgaben der Norm EN 16931 erfüllen. Zu den wichtigsten Formaten, die diesen Anforderungen gerecht werden, gehören XRechnung und ZUGFeRD bzw. Factur-X.
2) Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung?
ZUGFeRD und Factur-X sind hybride E-Rechnungsformate, die eine PDF-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombinieren. Dadurch sind Rechnungen sowohl für Menschen lesbar als auch automatisiert verarbeitbar.
XRechnung ist dagegen ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne eingebettete PDF-Datei. Der Fokus liegt auf der vollständig digitalen Verarbeitung von Rechnungsdaten und dem Einsatz insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern.
3) Ist ZUGFeRD automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung?
Nein. Entscheidend ist das verwendete ZUGFeRD-Profil. Um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen, sind die EN-16931-konformen Profile zu verwenden.
4) Welches E-Rechnungsformat ist für mein Unternehmen das richtige?
Das hängt von den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und Ihrer Systemlandschaft ab. XRechnung hat sich als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert. ZUGFeRD bzw. Factur-X ist eine flexible Lösung, die häufig für den B2B-Austausch verwendet wird, da das Format eine menschenlesbare Darstellung integriert und gleichzeitig von IT-Systemen automatisiert weiterverarbeitet werden kann.
