ZUGFeRD in SAP integrieren – Lösungen im Vergleich
Aktuell müssen Unternehmen nur E-Rechnungen verarbeiten, ab 2027 müssen sie jedoch auch E-Rechnungen verschicken können. Um den Rechnungsausgang in SAP für ZUGFeRD-Rechnungen abzudecken, können Sie entweder auf die klassische SAP-Lösung setzen oder unser eigenes SAP-integriertes E-Rechnungstool verwenden. In diesem Beitrag vergleichen wir die beiden Optionen, damit Sie entscheiden können, was am besten zu Ihnen passt.
Das Wichtigste im Überblick
- ZUGFeRD-Format: ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei, die für die automatisierte Verarbeitung genutzt werden kann, während die PDF für die manuelle Prüfung dient.
- Unterschiede zwischen SAP-Lösung und unserem eigenen E-Rechnungstool: Die SAP-Lösung bietet viele Anpassungsoptionen, ist aber komplexer und weniger individuell; unser Tool setzt auf einfache Bedienbarkeit und maßgeschneiderte Erweiterungen.
- Support und Beratung: SAP bietet begrenzten Support per E-Mail, während wir intensivere persönliche Beratung und Unterstützung vor Ort bieten.
- Zusatzfunktionen unseres Tools: Funktionen wie die Verschlüsselung von E-Rechnungen und das Zusammenführen von XML- und PDF-Dateien, um zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen und Flexibilität zu gewährleisten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist neben der XRechnung eines der beiden in Deutschland für E-Rechnungen genutzten Formate. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Beide Dateien enthalten die gleichen Rechnungsinformationen. Die Idee: eine E-Rechnungssoftware kann automatisiert die XML-Datei verarbeiten, während der Mensch wie gewohnt die PDF-Rechnung prüfen kann.
Wenn Sie von den Vorteilen der automatisierten Verarbeitung – wie höhere Effizienz und geringere Fehlerquote – profitieren möchten, müssen Sie folgende Entscheidung treffen: Setzen Sie auf die SAP-eigene Software wie Document and Reporting Compliance (DRC) oder führen Sie die Software eines Drittanbieters ein, beispielsweise unser SAP-integriertes E-Rechnungstool?
Worin liegen die wesentlichen Unterschiede?
Grob betrachtet lassen sich vor allem Unterschiede in zwei Bereichen ausmachen: Technische Umsetzung und Support/Beratung.
Technische Umsetzung und Funktionsumfang
Die SAP-Lösung ist eine klassische Lösung „von der Stange“. Sie bietet einen großen Umfang an Customizing-Möglichkeiten an, die möglichst viele Besonderheiten möglichst vieler Kunden abdecken sollen. Das macht die Navigation gerade zu Beginn eher unübersichtlich.
Wir haben beim Entwurf unserer Lösung den Fokus anders gesetzt: Wir bieten weniger Standard-Customizing-Möglichkeiten, sondern setzen auf Übersichtlichkeit, Bedienbarkeit und modulare, kundenindividuelle Erweiterungen. Ihr Vorteil: Wir bauen Ihnen das Produkt so auf, wie Sie es benötigen und nicht so, wie es 100 andere Unternehmen einsetzen.
Wir haben in der Entwurfsphase bereits viel Wert auf die Erweiterbarkeit unseres E-Rechnungstools gelegt. So ist es uns gelungen eine Verarbeitung zu konstruieren, die, gegeben ein valides XML-Schema, komplett unabhängig vom darunterliegenden Format valide E-Rechnungen erzeugt.
Support und Beratung
Die SAP bietet zusammen mit ihrer Lösung einen begrenzten Support an. Dieser gestaltet sich so, dass Sie einen Ansprechpartner haben, dem Sie per Mail ihre Probleme schildern können. Positiv hervorzuheben ist die Geschwindigkeit, in der Anfragen bearbeitet werden. Meistens erhalten Sie innerhalb von 2 Tagen eine Antwort, deren Qualität jedoch variiert. Oft sind Rückfragen nötig und Sie geraten in ein E-Mail-Ping-Pong.
Bei Mindforms fahren wir einen anderen Ansatz. Wir setzen uns bei jedem Problem intensiv mit dem Kunden auseinander und erarbeiten zusammen mit ihm eine Lösung. Wir haben auch kein Problem damit, mal bei unseren Kunden vorbeizuschauen oder sogar mehrere Tage am Stück bei der Einrichtung und Problemlösung zu unterstützen. Den persönlichen Kontakt bevorzugen wir gegenüber E-Mail-Ping-Pong.
Was bietet unsere Lösung?
Auf den ersten Blick mag unsere Lösung für ZUGFeRD-Rechnungen gegenüber der SAP-Lösung schwächer und mit weniger Features erscheinen. Doch wie bereits beschrieben liegt unsere Stärke in der Individualität unserer Software und der direkten Beratung. Des Weiteren bieten wir kleine Features, die in den Augen unserer Kunden einen großen Unterschied ausmachen.
Verschlüsselung von E-Rechnungen
Zum einen haben wir eine Lösung in petto, mit der Sie Ihre E-Rechnungen verschlüsseln und so vor „Man-in-the-Middle”-Attacken schützen können. Ein Kunde berichtete uns, in der Vergangenheit bereits Opfer einer solchen Attacke geworden zu sein und wollte dies um jeden Preis beim Einführen der E-Rechnung vermeiden. Unsere eigene Lösung verhindert eine solche Attacke und die Übermittlung der ZUGFeRD-Rechnungen erfolgt sehr sicher.
SAP-integriertes E-Rechnungstool von mindsquare einführen
Unsere On-Premise-Lösung digitalisiert und automatisiert Ihre E-Rechnungsprozesse direkt in SAP. Erstellen Sie E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nahtlos in bestehenden Abläufen.
Zusammenführen von E-Rechnungen
Auch das Zusammenführen der E-Rechnung (also der XML-Datei, die die Rechnungsdaten enthält) mit Ihrer PDF-Rechnung ist für uns kein Problem. Unser Produkt ist in der Lage, PDFs zu generieren und die E-Rechnung anzuhängen. Dadurch ist die Ausgabe von ZUGFeRD-Rechnungen schnell und effizient möglich.
Fazit
Wenn Ihr System nicht großartig vom SAP-Standard abweicht und Sie an einer Lösung interessiert sind, die für viele Kunden gleichermaßen passt dann kann die SAP-Standard-Lösung etwas für Sie sein.
Allerdings würden Sie dabei auf die individuelle Anpassung an Ihr System, Flexibilität beim Rechnungsformat, eine hautnahe Beratung ganz nach Ihren Wünschen und einige Features, wie Verschlüsselung der Rechnungs-PDFs, verzichten. Kurzum: Mit unserer SAP-integrierten Lösung ist Ihr Rechnungsausgang zukunftsfähig aufgestellt und Ihre persönliche Beratung ist nur einen Telefonanruf entfernt.
Websession: ZUGFeRD in SAP
Klingt das interessant für Sie? Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren E-Rechnungsexperten und wir beraten Sie unverbindlich zu verschiedenen Lösungen für ZUGFeRD-Rechnungen in Ihrem SAP-System.
Dieser Artikel erschien bereits im Februar 2019. Der Artikel wurde am 18.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein E-Rechnungsformat, das eine PDF/A-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert, um sowohl die manuelle Prüfung als auch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen.
Was unterscheidet die SAP-Lösung von der Lösung von mindsquare?
Die SAP-Lösung ist eine standardisierte Lösung mit vielen Anpassungsmöglichkeiten, während mindsquare eine individuellere, benutzerfreundlichere Lösung bietet, die auf die speziellen Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten wird.
Wie unterscheidet sich der Support der SAP-Lösung von dem von mindsquare?
SAP bietet Support hauptsächlich per E-Mail mit begrenztem persönlichen Kontakt, während mindsquare intensivere, persönliche Beratung bietet und auch vor Ort unterstützt.
