Adobe Acrobat Sign
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Adobe Acrobat Sign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.
- Die Lösung ist rechtssicher, revisionssicher und konform mit Standards wie eIDAS & ISO 27001.
- Es sind direkte Integrationen in SAP SuccessFactors und SAP Ariba Contracts möglich.
- Es gibt automatisierte Signaturprozesse mit intuitiver Benutzerführung und vollständigem Audit-Trail.
Digitale Signatur: Ist das überhaupt rechtsgültig?
Bevor Sie über die Einbindung von Acrobat Sign nachdenken, sollten Sie sich kurz damit beschäftigen, welche Art der digitalen Signatur Sie benötigen. Es gibt drei verschiedene Formen der digitalen Signatur mit jeweils unterschiedlicher Rechtsgültigkeit.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die digitale Unterschrift mit der geringsten Rechtsgültigkeit. Sie umfasst etwa das Eintragen einer Unterschrift auf einem Tablet oder das Einscannen und Einfügen einer handschriftlichen Unterschrift in ein PDF-Dokument. Diese Form der Signatur bietet wenig Sicherheit, da sie leicht kopiert und die unterzeichnende Person nicht eindeutig identifiziert werden kann. Sie ist nur dann gültig, wenn das geltende Recht keine besondere Form verlangt.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet eine höhere Sicherheit als die EES, da sie eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person ermöglicht. Sie wird mithilfe elektronischer Mittel erzeugt und ist gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Eine FES ist besonders geeignet für Verträge mit höherem rechtlichen Anspruch, wie Arbeits- oder Kaufverträge.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen und hat nahezu die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfordert die Identitätsverifikation durch einen qualifizierten Anbieter, der die Identität des Unterzeichnenden meist mittels Videotelefonat und einem Personalausweis überprüft. Für die eindeutige Feststellung der Identität der unterzeichnenden Person ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Ausgestellt wird das Zertifikat für eine QES beispielsweise von D-Trust, einem Anbieter, der zur Bundesdruckerei-Gruppe gehört. Daneben gibt es viele weitere zertifizierte Anbieter.
Adobe Acrobat Sign
Das Einfügen einer einfachen elektronischen Signatur ist bereits mit der kostenlosen Basisversion des Adobe Acrobat Readers möglich. Als Unternehmen können Sie so einfach ein PDF-Dokument verschicken, das die betreffende Person mithilfe des Acrobat Readers mit einer eingescannten Version ihrer Unterschrift versehen kann.
Soll die Unterschrift jedoch höheren Sicherheitsanforderungen genügen, können Sie Acrobat Sign von Adobe nutzen. Diese Lösung ermöglicht das Einholen sowohl von fortgeschrittenen als auch von qualifizierten elektronischen Signaturen.
Im Falle einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur erhält die Person, die das Dokument unterzeichnen soll, eine E-Mail mit einem Link zum Dokument, den sie regulär im Browser öffnen kann. Das Dokument können Sie dabei dem Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen. Der Nutzer wird dann intuitiv durch den Vorgang der elektronischen Signatur geführt. Er kann auch, wenn gewünscht, die Unterschrift ablehnen. Nach der elektronischen Signatur erhält dieser Nutzer automatisch eine unterschriebene Version des Dokuments sowie ein Zertifikat über die Rechtsgültigkeit der Unterschrift. Das unterzeichnete Dokument nicht mehr veränderbar.
Soll ein Nutzer eine qualifizierte elektronische Signatur leisten, ist dies ebenfalls mit Acrobat Sign möglich. In diesem Fall muss er das Zertifikat, das für die Ausstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur nötig ist, von einem Drittanbieter erhalten. Hierfür arbeitet Adobe mit verschiedenen Anbietern zusammen, um auch das Unterschreiben mit einer QES so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.
Die kostenpflichtige Version von Adobe Acrobat, mit der auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen möglich sind, ist für Unternehmen ab 17 Euro pro Lizenz verfügbar.
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Acrobat Sign mit SAP
Es gibt einige direkte Integrationen von Adobe Acrobat Sign in SAP. Die zwei wichtigsten sind die Integrationen in SAP SuccessFactors und in Ariba Contracts.
SAP SuccessFactors
Die Integration von Adobe Acrobat Sign in SAP SuccessFactors ermöglicht es, Dokumente wie Verschwiegenheitserklärungen oder Urlaubsanträge direkt aus der SuccessFactors-Oberfläche heraus digital und rechtssicher zu unterzeichnen. Dadurch werden manuelle Unterschriftsprozesse ersetzt, Genehmigungszyklen beschleunigt und alle unterschriebenen Dokumente automatisch mit Audit-Trail in SuccessFactors archiviert. Die Lösung erhöht die Effizienz im HR-Bereich, sorgt für eine bessere Nutzererfahrung und erfüllt höchste Sicherheits- und Compliance-Standards wie ISO 27001 und eIDAS.
SAP Ariba Contracts
Sie können Acrobat Sign auch in SAP Ariba Contracts einbinden. Diese Integration hängt mit dem SAP Contract Lifecycle Management zusammen. Sie ermöglicht es, elektronische Unterschriften direkt aus Ariba heraus durchzuführen. Dafür muss das Adobe Sign-Konto der unterzeichnenden Person für die Ariba-Integration konfiguriert werden. Die Freigabe für die elektronische Signatur erfolgt dann durch den Administrator in Ariba.
Fazit: Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Sign ist eine professionelle Lösung für elektronische Signaturen, die sowohl einfache als auch fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen ermöglicht. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, digitale, sichere und rechtskonforme Signaturen direkt in PDF-Dokumenten oder integriert in SAP-Lösungen wie SuccessFactors und Ariba Contracts einzubinden. Auf diese Weise lassen sich Prozesse beschleunigen, manuelle Arbeitsschritte eliminieren und die Nutzererfahrung deutlich verbessern. Besonders im HR- und Vertragsmanagement ist Acrobat Sign ein leistungsstarkes Tool zur Digitalisierung sensibler Dokumente. Dabei ist die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Standards gewährleistet.
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Wenn Sie in den Formularen Ihres Unternehmens benutzerfreundliche elektronische Signaturen mithilfe von Adobe Acrobat Sign einbinden wollen, kommen Sie gerne auf uns zu! Vereinbaren Sie eine Websession und wir besprechen mögliche Lösungen abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse.
FAQ
Ist eine digitale Unterschrift mit Adobe Acrobat Sign rechtsgültig?
Ja, Adobe Acrobat Sign unterstützt rechtsgültige elektronische Signaturen – inklusive qualifizierter elektronischer Signaturen (QES), die der handschriftlichen Unterschrift nahezu gleichgestellt sind.
Welche Signaturarten unterstützt Adobe Acrobat Sign?
Adobe Acrobat Sign ermöglicht einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, je nach Sicherheits- und Rechtsanforderung.
Kann Adobe Acrobat Sign in SAP integriert werden?
Ja, Adobe Acrobat Sign lässt sich z. B. in SAP SuccessFactors für HR-Prozesse und SAP Ariba Contracts für Vertragsmanagement nahtlos integrieren.
Was passiert nach der elektronischen Unterschrift?
Nach der Signatur wird das Dokument inklusive Zertifikat automatisch archiviert. Es ist dann nicht mehr veränderbar und rechtssicher dokumentiert.
Wer kann mir beim Thema Adobe Acrobat Sign helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Adobe Acrobat Sign benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
