Datenarchivierung
Inhaltsverzeichnis
Was ist Datenarchivierung?
Von einer Datenarchivierung ist die Rede, wenn die Verschiebung nicht mehr aktiv verwendeter Daten in ein sicheres Speicherumfeld erfolgt. Entscheidend ist hier die Trennung von den regulären Betriebssystemen und Anwendungen, die Daten bleiben aber für zukünftige Anfragen und Untersuchungen weiterhin zugänglich. Typisch für die Archivierung ist die langfristige Ausrichtung. Der Zeitrahmen bemisst sich dabei nach den gesetzlichen Vorschriften oder eventuell auch aus geschäftlichen Erfordernissen. Der Speicherort muss zudem sicher sein, damit keine Beschädigungen oder Verluste auftreten. Bei der Nutzung eines solchen Archivs können auch Überlegungen zur Kosteneffizienz eine Rolle spielen. Zudem sind immer die gesetzlichen Anforderungen an die Compliance zu berücksichtigen.
Relevanz von Datenarchivierung für Unternehmen
Unternehmen können in mehrerlei Hinsicht von einer Archivierung ihrer Daten profitieren. Zum einen genügen sie damit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung ihrer Daten. Das ist gerade im Zusammenhang mit Daten wichtig, die kundenbezogene Informationen enthalten. Denn hier drohen bei Nichtbeachten empfindliche Strafen. Mit einer Archivierung gehen aber auch Vorteile in Hinblick auf die Effizienz und Leistung der eigenen IT-Systeme einher. Denn Zugriffszeiten können sich zum Beispiel verbessern, wenn weniger Daten die Produktionssysteme belasten. Wichtig ist die Archivierung aber auch für die historische Analyse und Business Intelligence. In den Archiven sind zahlreiche Daten enthalten, die etwa für Trendanalysen oder die Unterstützung von Geschäftsentscheidungen relevant sind.
Gesetzliche Vorgaben und DSGVO
Unternehmen können Daten nicht einfach so speichern, wie es ihnen in den Sinn kommt. Vielmehr sind umfangreiche gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen, wie sie zum Beispiel in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu finden sind. Die DSGVO ist eine Datenschutzverordnung der EU und sie regelt, wie der Umgang mit personenbezogenen Daten auszusehen hat. So haben Personen wie zum Beispiel Kunden eines Unternehmens ein Recht auf Vergessenwerden, sodass etwa nicht mehr verwendete Daten zu löschen sind. Zudem dürfen Unternehmen nur solche personenbezogenen Daten speichern, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind (Datenminimierung).
Bei der Archivierung ist auch sicherzustellen, dass eine Zweckbindung herrscht und die Daten sich auch weiterhin nur für den ursprünglichen Zweck verwenden lassen. Zudem sind technische Maßnahmen für eine sichere Speicherung zu treffen und das Unternehmen muss technisch und organisatorisch in der Lage sein, auf Anfragen der Personen eine Auskunft geben zu können (Auskunftsrecht).
Datenarchivierung im SAP-System (Quelle: SAP)
Datenarchivierung mit SAP
Nutzern von SAP stehen mehrere Wege offen, wie sie eine Archivierung ihrer Daten umsetzen können. Dazu gehört insbesondere das SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Mit dem SAP ArchiveLink steht zudem eine Schnittstelle zur Verfügung, mit der sich verschiedene Archivierungssysteme mit SAP integrieren lassen. Belege, Buchhaltungsdaten oder Aufträge gehören zum Beispiel zu den sogenannten Archivierungsobjekten, die sich innerhalb von SAP identifizieren und archivieren lassen. Es erfolgt zuvor eine Analyse, ob die Daten für die Archivierung bereit sind und die entsprechenden Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind. Bei der Archivierung selbst erfolgt dann eine Verschiebung von der aktiven Datenbank in eine Archivdatei. Da dieser Vorgang im Hintergrund stattfindet, sollte die Arbeit des Nutzers in der Regel davon nicht beeinträchtigt sein.
Datenarchivierung mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)
Mit ILM stellt SAP eine umfassende Lösung für die Archivierung von Daten bereit. Die SAP-Administratoren sind dazu angehalten, für die eigenen Anforderungen passende ILM-Richtlinien und -Regeln einzurichten, ebenso wie die darauf basierenden und regelmäßig durchzuführenden Archivierungsjobs. Es stehen auch Tools für das Monitoring der Archivierungsprozesse bereit sowie für die Erstellung von Berichten. Mit der Verwendung von ILM ist zum Beispiel die Einhaltung der DSGVO und anderer gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sichergestellt. Zudem verbessert sich die Systemleistung dank der Reduzierung der aktiven Datenbankgröße.
Archivierung mit SAP S/4HANA
SAP ILM ist als Archivierungs-Tool in SAP S/4HANA integriert und bietet hier zusätzliche Funktionen für das Datenmanagement und die Compliance. SAP S/4HANA selbst arbeitet mit vordefinierten Archivierungsobjekten, die auch schon in früheren Versionen des ERPs zu finden waren. Das können zum Beispiel Belege, Buchhaltungsdaten oder Materialstammdaten sein. Zu den weiteren Werkzeugen gehören SARA für die zentrale Verwaltung und Durchführung von Archivierungsläufen sowie SARI für die Suche nach archivierten Daten und den Zugriff darauf.
Vor-/Nachteile von Datenarchivierung
Das sind die wichtigsten Vorteile der Archivierung:
- Kostenreduktion
- Einhaltung der Compliance
- Performanceverbesserungen
- Höhere Datenintegrität und Sicherheit
- Mehr freier Speicherplatz
Das sind einige wesentliche Nachteile:
- Zugriffszeiten eventuell länger
- Hohe Komplexität in der Verwaltung der Archivierungssysteme
- Kosten für Archivierungslösung
- Risiko der Datenunzugänglichkeit
- Laufende Anpassungen an gesetzliche Änderungen notwendig
Fazit
Unternehmen sind gesetzlich zur Archivierung ihrer Daten verpflichtet, sie profitieren aber auch selbst davon. Denn mit der Archivierung ist sichergestellt, dass zum Beispiel wichtige Daten für die Durchführung der Business Intelligence zur Verfügung stehen. Mit Tools wie SAP ILM kann jede Organisation schnell in eine Archivierung einsteigen, die den Anforderungen an die Compliance genügt und dabei auch Vorteile in Hinblick auf die Kosten und Performance bietet.
Workshop SAP Archivierung und DSGVO
Mit unserem Workshop finden wir gemeinsam den Weg zur passenden SAP- Archivierungslösung - DSGVO-konform und effizient!
FAQ
Was versteht man unter Datenarchivierung?
Datenarchivierung bezeichnet die Verschiebung nicht mehr aktiv verwendeter Daten in ein sicheres Speicherumfeld, getrennt von den regulären Betriebssystemen und Anwendungen, wobei die Daten weiterhin für zukünftige Anfragen und Untersuchungen zugänglich bleiben.
Warum ist Datenarchivierung für Unternehmen wichtig?
Die Datenarchivierung ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die Effizienz und Leistung ihrer IT-Systeme zu verbessern und wertvolle historische Daten für Business Intelligence und Analysen bereitzuhalten.
Welche gesetzlichen Vorgaben sind bei der Datenarchivierung zu beachten?
Unternehmen müssen bei der Datenarchivierung umfassende gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigen, die Anforderungen an die Datenminimierung, das Recht auf Vergessenwerden, die Zweckbindung und die sichere Speicherung von Daten festlegt.
Weitere Informationen
- SAP Archivierung (Übersichtsseite)
- Leitfaden zum Information Lifecycle Management (SAP)
- Elektronische Archivierung (Wikipedia)
