Der 1. Januar 2027 rückt immer näher: Dann wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verbindlich. Ist das noch zu schaffen? Die E-Rechnung-Projektdauer hängt von Ihren bestehenden Prozessen, Systemen und Anforderungen ab. Wer frühzeitig startet, kann die Umstellung strukturiert angehen und die Fristen noch einhalten. Hier erfahren Sie, was Sie beachten müssen und was auf Sie zukommt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- E-Rechnung Projektdauer: Die Dauer hängt von Systemlandschaft, Rechnungstypen, Stammdaten und Anforderungen der Geschäftspartner ab.
- Umstellung strukturiert planen: Erfassen Sie zunächst Rechnungssysteme und -prozesse, prüfen Sie Stammdaten und legen Sie Format sowie Übertragungsweg fest.
- Einführung testen: Vor dem Go-live sollten verschiedene Rechnungsszenarien getestet und möglichst ein Pilotversand mit ausgewählten Geschäftspartnern durchgeführt werden.
Müssen Sie nun handeln?
Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ausstellen, müssen Sie die neuen Vorgaben auf Relevanz für Sie prüfen. Für den Empfang gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft bereits seit 2025. Dafür genügt in vielen Fällen ein geeignetes E-Mail-Postfach.
Für die Ausstellung ist Ihr Gesamtumsatz des Vorjahres entscheidend. Liegt dieser im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 inländische B2B-Rechnungen grundsätzlich strukturiert elektronisch ausstellen. Für Unternehmen bis zu dieser Umsatzgrenze gilt die Übergangsregelung bis Ende 2027. Ab 2028 betrifft die Ausstellungspflicht grundsätzlich alle Unternehmen, abgesehen von wenigen Ausnahmen.
Transparenz über Formate, Schnittstellen und Compliance – damit Sie die Lösung wählen, die zu Ihrer SAP-Landschaft und Prozessen passt.
E-Rechnung einführen – das kommt jetzt auf Sie zu
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF. Sie enthält strukturierte Daten, die Ihr Rechnungssystem und das System Ihres Kunden automatisch verarbeiten können.
In der Praxis kommen für den Versand in Deutschland primär zwei Formate infrage:
- XRechnung: Ein XML-Format, das sich bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert hat.
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus PDF-Darstellung und eingebettetem XML. Grundsätzlich geeignet sind ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Prüfen Sie zunächst, wo in Ihrem Unternehmen Rechnungen entstehen. Neben Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem können auch Warenwirtschaft, Abonnement-Tools, Zeiterfassung oder manuelle Excel-Vorlagen beteiligt sein.
Was können Sie jetzt tun, wenn Sie noch nicht begonnen haben?
Auch wenn Sie bisher noch nicht mit dem Wechsel zum E-Rechnungsversand gestartet sind, können Sie die Umstellung noch rechtzeitig schaffen. Gehen Sie strukturiert, am besten in diesen Schritten vor:
- Betroffenheit prüfen: Klären Sie, ob und ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen. Prüfen Sie außerdem, ob Sie bereits E-Rechnungen empfangen können.
- Prozesse und Systeme erfassen: Dokumentieren Sie, wo Rechnungen entstehen und verarbeitet werden – etwa in ERP, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Excel-Vorlagen oder Kundenportalen.
- Stammdaten bereinigen: Kontrollieren Sie Kundenanschriften, Umsatzsteuer-IDs, Rechnungsnummern, Zahlungsbedingungen, Steuerschlüssel und gegebenenfalls Leitweg-IDs.
- Format und Übertragungsweg wählen: Entscheiden Sie, ob XRechnung oder ZUGFeRD zu Ihren Kunden und Prozessen passt. Klären Sie außerdem, ob der Versand per E-Mail, Schnittstelle, Portal oder Peppol erfolgen soll.
- Software prüfen: Fragen Sie Ihren ERP- oder Buchhaltungsanbieter, ob die benötigten Formate, Schnittstellen, Validierungen und Archivierungsfunktionen verfügbar sind.
Technische Lösungen umsetzen und testen
Passen Sie Systeme und Prozesse an und testen Sie verschiedene Rechnungsszenarien. Ein Validator kann dabei helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen.
Pilotieren und einführen
Wenn sinnvoll, starten Sie zunächst mit ausgewählten Geschäftspartnern und führen die Lösung anschließend schrittweise ein.
Nachbessern
Beobachten Sie den Prozess nach dem Go-live und beheben Sie auftretende Fehler oder Anpassungsbedarfe.
Bestimmen Sie frühzeitig Verantwortliche aus Buchhaltung, IT und Fachabteilungen. Ihr erster Schritt sollte eine Übersicht aller Rechnungssysteme und Rechnungstypen sein. Damit können Sie den Aufwand realistisch einschätzen und einen passenden Zeitplan erstellen.
Was ist in welcher Zeit möglich?
Eine pauschale Angabe zur Projektdauer gibt es nicht. Wie viel Zeit die Einführung der E-Rechnung benötigt, hängt unter anderem von Ihrer Systemlandschaft, den Rechnungstypen, der Qualität Ihrer Stammdaten und den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner ab.
Bei einer geeigneten Standardlösung und überschaubaren Anforderungen kann die Umstellung möglicherweise innerhalb weniger Monate gelingen. Mehrere ERP-Systeme, individuelle Schnittstellen, EDI, Behördenkunden oder zahlreiche Sonderfälle können den Aufwand aber deutlich erhöhen.
Planen Sie ausreichend Zeit für Prozessanalyse, Einrichtung, Stammdatenprüfung, Tests und Schulungen ein. Der Verband elektronische Rechnung nennt drei Monate als mögliches Umsetzungsszenario, betont jedoch, dass Eigenentwicklungen und internationale Anforderungen deutlich längere Projektlaufzeiten verursachen können. Die Angabe dient daher lediglich als Orientierung.
Welche Fallstricke sollten Sie im Blick haben?
Achten Sie besonders auf diese Aspekte der Umstellung:
- Unvollständige Stammdaten: Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass Rechnungen zurückgewiesen werden.
- Mehrere Rechnungssysteme: Für jedes System muss sichergestellt werden, dass E-Rechnungen erzeugt und übermittelt werden können.
- Nicht getestete Sonderfälle: Prüfen Sie auch Gutschriften, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen.
- Unklare Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer sich um Stammdaten, Validierung, Fehlerkorrekturen und Archivierung kümmert.
- Falsche Archivierung: Bewahren Sie den strukturierten Datensatz in seiner ursprünglichen Form auf.
- Zu später Projektstart: Planen Sie genügend Zeit für Pilotversand und Nachbesserungen ein.
Ebenfalls wichtig: Bei hybriden Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich, damit die Rechnung digital ausgelesen werden kann. Stimmen PDF-Ansicht und XML-Daten nicht überein, kann Ihr Kunde die Rechnung zurückweisen oder manuell bearbeiten müssen.
Fazit
In einfachen Fällen können Sie die E-Rechnung gegebenenfalls innerhalb von einigen Wochen einführen. Bei mehreren Systemen, individuellen Prozessen oder vielen Geschäftspartnern dauert die Umstellung meist mehrere Monate.
Starten Sie deshalb jetzt mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Rechnungssysteme und Prozesse. So erkennen Sie frühzeitig, welche Aufgaben auf Sie zukommen und ob Sie zusätzliche Unterstützung benötigen.
Sie möchten Ihre E-Rechnung strukturiert einführen? Lassen Sie Ihre Prozesse und Systeme prüfen und entwickeln Sie daraus einen realistischen Projektplan.
FAQ
Wie lange dauert die Einführung der E-Rechnung?
Die E-Rechnung Projektdauer hängt von Ihrer Systemlandschaft und den bestehenden Prozessen ab. In einfachen Fällen kann die Umstellung innerhalb von vier bis acht Wochen gelingen. Bei mehreren Systemen, individuellen Schnittstellen oder komplexen Anforderungen sollten Sie mehrere Monate einplanen.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Für den Empfang gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich bereits seit 2025. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich elektronische B2B-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen.
Was muss bei der Einführung der E-Rechnung beachtet werden?
Prüfen Sie zunächst Ihre Rechnungssysteme und Prozesse. Anschließend sollten Stammdaten bereinigt, das passende Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgewählt und die Software geprüft werden. Vor der Einführung sind Tests und ein Pilotversand mit ausgewählten Geschäftspartnern sinnvoll.
Wer kann mir beim Thema E-Rechnung einführen: Projektdauer & Zeitplan helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema E-Rechnung einführen: Projektdauer & Zeitplan benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
