E-Rechnungsverordnung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
- Wer für den öffentlichen Sektor arbeitet, ist von der E-Rechnungsverordnung betroffen.
- Von nun an sind nur noch elektronische Rechnungen möglich.
- Die E-Rechnung muss ein maschinenlesbares, strukturiertes Format aufweisen.
- Unternehmen können sich darauf verlassen, dass die Verwaltung ihre E-Rechnungen akzeptiert und prüfen und weiterverarbeiten kann.
Was ist E-Rechnung?
E-Rechnungen dienen der elektronischen Übermittlung und dem elektronischen Empfang von Rechnungsinformationen. Diese lassen sich dank der Verwendung eines strukturierten und maschinenlesbaren Datensatzes automatisiert weiterverarbeiten. Ziel ist es, den gesamten Bearbeitungsvorgang rund um Rechnungen digital abwickeln zu können, von der Erstellung bis zur Auszahlung. Sie erfüllen damit alle Funktionen, wie früher die Papierrechnungen.
Geschichte und Sinn der E-Rechnungsverordnung
Die Notwendigkeit zur Ausstellung einer E-Rechnung geht auf die E-Rech-V der Bundesregierung zurück, deren Verabschiedung bereits im September 2017 erfolgt ist. Hier ist geregelt, dass ab dem 27. November 2020 jeder Unternehmer E-Rechnungen verwenden muss, wenn er öffentliche Aufträge erfüllt. Gleichzeitig verpflichtet sich der Staat, entsprechende Rechnungen auch anzunehmen. Letztlich setzt Deutschland damit europäische Vorgaben um.
Unternehmen können die Ausstellung und Übermittlung der E-Rechnung selbst vornehmen oder dafür auf einen Dienstleister zurückgreifen. Entscheidend ist es, dass hierfür nur das vorgegebene strukturierte elektronische Format zur Anwendung kommen darf. Das bedeutet, dass Scans von Papierrechnungen sowie Bild- und PDF-Dateien der Vergangenheit angehören.
Inhalte der Verordnung
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick darüber, was in der E-Rech-V steht und worauf Sie besonders achten müssen.
Wer ist von der Verordnung betroffen?
Wer Aufträge für die öffentliche Hand erfüllt und eine Lieferung oder Leistung abrechnen möchte, muss eine E-Rechnung verwenden. Sowohl die Erstellung als auch die Übermittlung haben elektronisch zu erfolgen. Es bestehen jedoch Ausnahmen. Bis zu einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro für einen Direktauftrag ist keine E-Rechnung erforderlich. Ausnahmen sind auch für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und sonstige Beschaffungen im Ausland vorgesehen.
Welches Format müssen die Rechnungen einhalten?
Für die E-Rechnung ist ein Dokument mit einem strukturierten elektronischen Format erforderlich. Das gewählte Format muss eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Für den Datenaustausch ist auf beiden Seiten der Standard XRechnung zu verwenden. Andere Standards sind möglich, wenn diese den Anforderungen der europäischen Norm genügen. Die Übermittlung hat über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu erfolgen. Hier sind auch entsprechende Nutzerkonten zu registrieren. Erhält ein Empfänger eine Rechnung von jemanden, der sich keinem solchen Nutzerkonto zuordnen lässt, ist die Rechnung abzulehnen.
Was muss eine elektronische Rechnung alles enthalten?
Zu den Mindestangaben in der E-Rechnungen gehören die folgenden:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- De-Mail oder E-Mail-Adresse
Wenn bei der Rechnungsstellung die Lieferantennummer und die Bestellnummer bereits bekannt sind, sind diese ebenfalls aufzuführen.
Welche Anforderungen bestehen an die Verarbeitung der E-Rechnungen?
Öffentliche Stellen sind verpflichtet, die E-Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten.
Was muss ich in Hinblick auf den Datenschutz beachten?
Alle in den Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten darf der Empfänger nur weiterverarbeiten, soweit es für seine Aufgabenerfüllung notwendig ist. Dazu gehört zum Beispiel auch die Prüfung der Rechnung, die sich ebenfalls aus der Verordnung ergibt. Hinzu kommen haushaltsrechtliche Vorgaben. Der Rechnungsempfänger muss alle Maßnahmen umsetzen, damit die Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der gespeicherten Rechnungsdaten gewährleistet ist.
Vorteile
Die E-Rechnungsverordnung bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen, wenn Sie für den öffentlichen Sektor Aufträge ausführen:
- Medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungen
- Vermeidung von manuellen Fehlern etwa bei der Eingabe von Rechnungsdetails
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Keine Portokosten oder Transportwege
- Verringerter Papierverbrauch
- Anschluss weiterer automatisierter Verarbeitungsschritte
- Einfachere Archivierung der Rechnungen
- Garantierte Annahme elektronischer Rechnungen durch die Verwaltung
Nachteile
Die Vorteile überwiegen bei der E-Rech-V und der damit einhergehenden Verpflichtung zur E-Rechnung. Folgende Nachteile gilt es aber zu berücksichtigen:
- Umstellung auf digitale Prozesse erforderlich
- Keine Verwendung reiner PDF-Rechnungen mehr
- Eventuell Einarbeitung in XRechnung oder ZUGFeRD oder vergleichbare Standards notwendig
Fazit
Für viele Unternehmen gehört die Umstellung auf die E-Rechnung zu den wichtigen Maßnahmen hin auf dem Weg zu einem vollständig digitalisierten Rechnungswesen. Mit der E-Rech-V ist sichergestellt, dass das auch im Verhältnis zur öffentlichen Hand gilt. Diese fordert die E-Rechnung und verpflichtet sich im Gegenzug, diese auch tatsächlich zu akzeptieren. Insgesamt trägt die Verordnung dazu bei, für klare Verhältnisse in der Rechnungsstellung zu sorgen und den Aufwand und das Papieraufkommen im Zusammenhang mit Rechnungen zu reduzieren.
Sollten Sie Hilfe bei der gezielten Einführung der E-Rechnungs-Technologie in Ihrem Betrieb benötigen oder weitere Fragen haben, dann helfen wir gerne weiter. Schreiben Sie uns eine Mail an info@mind-forms.de oder stellen Sie uns eine unverbindliche Anfrage: Anfrage stellen.
FAQ
Was ist die E-Rechnungsverordnung?
Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) legt fest, dass Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen, verpflichtet sind, Rechnungen in elektronischer Form zu stellen. Sie zielt darauf ab, den gesamten Verwaltungsprozess rund um Rechnungen zu digitalisieren und zu vereinfachen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Die bekanntesten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Sie erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm und werden von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.
Wann ist die Verwendung einer E-Rechnung für mich verpflichtend?
Die Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung tritt ein, wenn Sie öffentliche Aufträge erfüllen und den Rechnungsbetrag abrechnen wollen. Ausnahmen existieren für Direktaufträge mit einem Rechnungsbetrag unter 1.000 Euro oder bei speziellen Anforderungen wie Geheimhaltung.
