Vergleich: Software für die E-Rechnung
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie einer XML-Datei erstellt und übermittelt wird. Diese XML-Datei muss gesetzliche Vorgaben erfüllen, die unter anderem in der EN 16931 festgehalten sind. Eine Rechnung als reine PDF-Datei ist also keine E-Rechnung. Die beiden relevanten Standards in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD.
Abgesehen davon, dass die Verarbeitung von E-Rechnungen für Unternehmen seit Januar 2025, mit gewissen Übergangsregelungen, verpflichtend geworden ist, ergeben sich für Unternehmen auch einige Vorteile, wenn sie E-Rechnungen nutzen. Buchhaltungssoftware kann XML-Dateien sehr schnell automatisiert verarbeiten. Menschliches Eingreifen ist dann nur noch in Ausnahmefällen nötig. Das vermeidet Flüchtigkeitsfehler, beschleunigt den Verarbeitungsprozess und spart außerdem Papier.
Vergleich: Software für die E-Rechnung passend für KMU
Aber welche Softwarelösung am Markt ist für Sie die richtige? Hier finden Sie einen Vergleich verschiedener Anbieter von Software für die Erstellung und Verarbeitung einer E-Rechnung. Der Funktionsumfang der Software hängt üblicherweise vom gewählten Tarif ab. Sie sollten außerdem überlegen, ob Sie eine Lösung benötigen, die sowohl den Rechnunsgeingang (Empfang, Verarbeitung, Bezahlung) als auch den Rechnungsausgang (Erstellung und Übermittlung) von E-Rechnungen abdeckt. Viele Lösungen bieten beide Bereiche an. Es ist jedoch möglich, dass Sie einen günstigeren Tarif einer Software auswählen können, wenn Sie nur einen der Bereiche abdecken möchten.
FastBill
- speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige konzipiert
- kann sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen
- vier flexible Tarife mit optionalen Add-Ons zur Ergänzung von Funktionen wie einem automatischen Mahnwesen oder Belegimport
- benutzerfreundliche Rechnungsmaske zur Erstellung von Rechnungen
- Rechnungsversand per Post ebenfalls möglich
easybill
- Fokus auf Erstellung von Rechnungen, explizit kein Buchhaltungsprogramm, Verarbeitung eingehender E-Rechnungen also nur eingeschränkt möglich
- unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung
- kostenfreie Variante mit grundlegenden Funktionen, die bereits den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht, Erstellung von E-Rechnungen nur mit kostenpflichtiger Variante möglich
- maßgeschneidertes Tarifmodell für Onlinehändler, angepasst an monatliche Bestellungen
Lexware Office
- deckt Eingang und Ausgang von E-Rechnungen ab
- einfache und automatisierte Erstellung von Rechnungen mithilfe einer fertigen Eingabemaske und Textvorlagen für E-Mails
- unterstützt nur die Erstellung von XRechnungen, keine Informationen zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
- spezielle Funktionen für die Übermittlung von Daten an das Finanzamt und den Steuerberater
- bei Rechnungseingang liest Lexware die XML-Datei aus, fügt die Zahlungsinformationen ein und verbucht die E-Rechnung automatisch
sevdesk Rechnung
- Nutzer können E-Rechnungen sowohl als XRechnung als auch im ZUGFeRD-Format online erstellen und empfangen
- DATEV-Export sowie die Erstellung von Angeboten ist möglich
- unterstützt die Verarbeitung von Fremdwährungen
- integrierte Buchhaltung erleichtert die Finanzverwaltung
- Versand von Rechnungen per Post ist möglich
Vergleich: SAP-Software für die E-Rechnung
SAP bietet erwartungsgemäß Lösungen für den Einsatz in größeren Unternehmen an. Im Folgenden sehen Sie einen Vergleich der wichtigsten Software von SAP für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC)
SAP DRC bietet eine digitale und zentrale Verwaltung verschiedenster elektronischer Dokumente. Unternehmen können damit sicherstellen, dass Lieferscheine, Bestellformulare und Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben unterschiedlicher Länder entsprechen. Zudem ermöglicht DRC eine schnelle Anpassung an sich ändernde Vorschriften. Dabei fokussiert DRC den Rechnungsausgang, also die Erstellung von E-Rechnungen. Für die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen empfehlen wir bei mindsquare, DRC mit Software von Drittanbietern wie dem Invoice Management von OpenText zu kombinieren.
E-Rechnungen mit SAP DRC
Bei der Erstellung von E-Rechnungen stellt DRC sicher, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und optimiert gleichzeitig deren Verarbeitung. Dabei unterstützt DRC die deutschen Standards XRechnung und ZUGFeRD sowie verschiedene internationale Formate, sodass auch grenzüberschreitende Rechnungsprozesse effizient abgewickelt werden können.
Problem: Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen
Ein Schwachpunkt von DRC liegt im Bereich der Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen, da die vorhandenen Funktionen nicht für eine vollständige Automatisierung ausreichen. Daher empfiehlt sich die Kombination mit Drittanbieter-Software, insbesondere mit SAP Invoice Management von OpenText. Diese Lösung ergänzt DRC um leistungsfähige Funktionen für die Verarbeitung eingehender Rechnungen.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab (Quelle: mindsquare)
Darüber hinaus ist DRC mit Ariba Central Invoice Management kompatibel, was die Übermittlung von E-Rechnungen über Peppol an Geschäftspartner weltweit ermöglicht. Wenn Sie DRC in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, finden Sie hier weiterführende Informationen.
SAP Invoice Management by OpenText
SAP Invoice Management von OpenText ist eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung der Verarbeitung von E-Rechnungen und eignet sich optimal für den Rechnunsgeingang. Die Software ist sowohl als Cloud-Anwendung als auch als On-Premise-Lösung verfügbar. Das macht sie besonders interessant für Unternehmen mit einer hybriden SAP-Landschaft. Durch die Automatisierung des Rechnungseingangs ist die Software, wie oben beschrieben, gut geeignet, um DRC an dieser Stelle zu ergänzen.
Intelligente Prüfung der E-Rechnungen
Die Lösung ermöglicht es, Prüfregeln für eingehende Rechnungen festzulegen, sodass eine automatisierte Validierung und Zuordnung nach vordefinierten Kriterien erfolgt. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und erhöht die Prozesssicherheit sowie Konsistenz.
Einbindung von Künstlicher Intelligenz
Mithilfe von KI verbessert sich die Rechnungsverarbeitung kontinuierlich. Unternehmen können festlegen, wann ein manueller Eingriff erforderlich ist. Falls Unregelmäßigkeiten auftreten oder spezielle Prüfungen notwendig sind, benachrichtigt die Software die Anwender automatisch. Standardfälle hingegen werden vollständig automatisiert bearbeitet und beglichen. Die KI hilft außerdem dabei, Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ohne XML-Datei zu verarbeiten, was Ihnen zusätzliche Flexibilität bringt.
Benutzeroberfläche des SAP Invoice Management von OpenText (Quelle: OpenText)
Tiefe Integration in bestehende SAP-Systeme
SAP Invoice Management von OpenText lässt sich nahtlos in die SAP Business Technology Platform (BTP), das SAP Business Network sowie in SAP S/4HANA integrieren. Dadurch wird eine durchgängige digitale Prozesskette gewährleistet, die manuelle Prüfungen reduziert, Fehlerquoten senkt und Zahlungsprozesse beschleunigt.
Unternehmen profitieren zudem von verbesserten Skonto-Möglichkeiten und optimierten Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen. Die Kombination aus S/4HANA-Kompatibilität und KI-gestützter Automatisierung macht SAP Invoice Management zu einer zukunftssicheren Lösung für Ihr Rechnungswesen.
SAP Ariba Invoice Management
Für Unternehmen, die bereits SAP Ariba-Produkte nutzen, ist das Ariba Invoice Management interessant. Diese cloudbasierte Software automatisiert den Rechnungseingang, die Verarbeitung und die Bezahlung. Sie ist vollständig mit anderen Ariba-Produkten kompatibel und in das SAP Business Network integriert, wodurch die Software auch E-Rechnungen über diese Plattform verarbeiten kann.
Automatisierte Rechnungsprüfung und Genehmigung
Korrekte Rechnungen werden automatisch verarbeitet und beglichen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Unternehmen können eigene Prüfregeln definieren, um den Genehmigungsprozess zu optimieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Fehlerhafte Rechnungen werden automatisch an die Lieferanten zur Korrektur zurückgesendet, wodurch sichergestellt wird, dass nur fehlerfreie Dokumente in das SAP-System gelangen.
Einfache Bedienung
Die Software bietet eine intuitive Drag-and-Drop-Bedienung, sodass Unternehmen den Bearbeitungsprozess individuell gestalten, Prioritäten setzen und den Rechnungsworkflow in Echtzeit überwachen können. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und modern gestaltet, um eine einfache Handhabung zu gewährleisten.
Effizienz und Kosteneinsparungen
Mit SAP Ariba Invoice Management lassen sich Rechnungen vollständig automatisiert verarbeiten, was Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglicht. Unternehmen können Skonti optimal nutzen und die Liquidität verbessern. Durch die weitreichende Automatisierung, nahtlose Integration und benutzerfreundliche Bedienung wird der gesamte Rechnungsprozess optimiert.
Benutzeroberfläche des SAP Ariba Invoice Management (Quelle: SAP)
SAP Ariba Central Invoice Management
Für Unternehmen, die keine weiteren Ariba-Produkte nutzen, bietet SAP Ariba Central Invoice Management eine zentrale Plattform zur Rechnungsverarbeitung. Die Software ermöglicht eine einheitliche Verwaltung aller Rechnungsformate und sorgt für eine durchgängige Transparenz über den Status aller E-Rechnungen. Auch das Central Invoice Management fokussiert den Rechnunsgeingang.
Als cloudbasierte Lösung ist SAP Ariba Central Invoice Management speziell auf SAP S/4HANA ausgelegt. Die Software nutzt KI zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung und basiert auf der SAP BTP, wodurch sie flexibel mit anderen ERP-Systemen erweiterbar ist. Im Vergleich zum Ariba Invoice Management ist sie weniger auf das Ariba-Ökosystem fokussiert und bietet eine breitere Integrationsfähigkeit.
Mit SAP Ariba Central Invoice Management profitieren Unternehmen von einer modernen, effizienten und transparenten Rechnungsverarbeitung, die sich optimal in bestehende SAP-Landschaften integrieren lässt. Die breiten Möglichkeiten zur Integration der Software unterscheidet diese Lösung von dem Ariba Invoice Management.
Fazit: Vergleich der Software für die Verarbeitung einer E-Rechnung
Um die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen, müssen Unternehmen über eine passende Buchhaltungssoftware verfügen. Wie der Vergleich zeigt, gibt es für KMU zahlreiche Angebote von Software für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Auswahl der passenden Anwendung richtet sich vor allem nach der Größe des Unternehmens, der Menge an Rechnungen, die verschickt werden soll sowie den benötigten Zusatzfunktionen. Die Lösungen decken oft sowohl den Rechnungseingang wie auch den Rechnungsausgang ab. Im Einzelfall sollten Sie jedoch prüfen, welchen Bereich Sie benötigen.
Für größere Unternehmen mit SAP-Systemen gibt es ebenfalls eine breite Auswahl an Lösungen. Dabei sind die Lösungen entweder auf den Rechnungseingang oder den -ausgang spezialisiert. Außerdem stellt sich die Frage, ob auch andere elektronische Dokumente verarbeitet werden sollen, was besonders mit SAP DRC möglich ist. Außerdem kommt es darauf an, wie heterogen Ihre SAP-Landschaft ist, ob Sie eine Lösung benötigen, die auch on-premise verfügbar ist und ob eine Integration mit Produkten außerhalb der Ariba-Suite gewünscht ist.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
Informieren Sie sich über E-Rechnungslösungen für SAP. Hier erhalten Sie alle Benefits, im Umgang mit allen E-Rechnungsformaten!
Die gezielte Auswahl der passenden Software für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ist von vielen Faktoren abhängig, von denen nicht alle in diesem Knowhow behandelt werden können. Gerne helfen wir Ihnen bei der Wahl einer geeigneten Software. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Experten für E-Rechnungen.
Weitere Informationen
- Artikel der Deutsche Mittelstandsschutz zur Einführung der E-Rechnung
- Artikel der DSAG zur gesetzlichen Regelung der E-Rechnung
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie einer XML-Datei erstellt und übermittelt wird. Sie muss gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die unter anderem in der Norm EN 16931 definiert sind. Eine reine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. In Deutschland sind die wichtigsten Standards die XRechnung und ZUGFeRD.
Warum sollten Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Ab Januar 2025 ist die Verarbeitung von E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend, mit bestimmten Übergangsregelungen. Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die Nutzung von E-Rechnungen auch Vorteile wie:
- Automatisierte Verarbeitung: Buchhaltungssoftware kann XML-Rechnungen schnell verarbeiten.
- Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben reduzieren das Risiko von Fehlern.
- Schnellere Abläufe: Rechnungen können effizient bearbeitet und bezahlt werden.
- Papierersparnis: Digitale Rechnungen sind umweltfreundlicher.
Welche Software gibt es für KMU für den Umgang mit E-Rechnungen?
Hier sind einige Beispiele für Software zur Verarbeitung von E-Rechnungen für KMU im Vergleich:
- FastBill: Besonders geeignet für kleine Unternehmen und Selbstständige, mit flexiblen Tarifen und benutzerfreundlicher Rechnungsmaske.
- easybill: Fokussiert auf Rechnungsstellung, mit einer kostenfreien Basisversion und speziellen Funktionen für Onlinehändler.
- Lexware Office: Bietet Lösungen für KMU mit Fokus auf Buchhaltung und Rechnungsstellung (unterstützt nur XRechnung).
- sevdesk Rechnung: Online-Tool mit vielen Funktionen wie DATEV-Export, Fremdwährungsverarbeitung und postalischem Rechnungsversand.
Welche SAP-Lösungen gibt es für den Umgang mit E-Rechnungen?
SAP bietet verschiedene Softwarelösungen für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, darunter:
- SAP Document and Reporting Compliance (DRC): Verwaltung elektronischer Dokumente, gesetzeskonform und anpassbar an verschiedene Länderstandards. Deckt die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ab.
- SAP Invoice Management by OpenText: Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützter Prüfung und tiefer SAP-Integration. Fokussiert den Rechnunsgeingang.
- SAP Ariba Invoice Management: Cloudbasierte Lösung für den automatisierten Rechnungseingang und die Bearbeitung.
- SAP Ariba Central Invoice Management: Zentrale Plattform zur Verwaltung von E-Rechnungen mit breiter Integrationsfähigkeit. Ebenfalls auf den Rechnungseingang spezialisiert.
Die Wahl der richtigen Software hängt von der Unternehmensgröße, der bestehenden IT-Landschaft und den gewünschten Funktionen ab.
