Elektronische Rechnungsverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
Was ist elektronische Rechnungsverarbeitung?
Die elektronische Rechnungsverarbeitung bezeichnet die automatisierte Bearbeitung eingehender Rechnungen in digitaler Form. Im Gegensatz zur klassischen papierbasierten Verarbeitung ermöglicht sie eine durchgängige, systemgestützte Prüfung, Freigabe und Archivierung von Rechnungen – meist vollständig innerhalb eines ERP-Systems wie SAP.
Der Begriff der Rechnungsverarbeitung bezieht sich dabei im engeren Sinne auf den Rechnungseingang, während der Rechnungsausgang die Erstellung und den Versand von Rechnungen an Kunden beschreibt.
Ziel der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist es, Medienbrüche zu vermeiden, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und den gesamten Rechnungsworkflow effizient, nachvollziehbar und revisionssicher zu gestalten. Eingehende Rechnungen können in unterschiedlichen Formaten eingehen – als strukturierte Daten, PDF-Dateien oder in hybriden Formaten. Für den deutschen Raum haben sich zwei E-Rechnungsstandards etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturierter, XML-basierter Standard, der speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Seit November 2020 ist sie im Rahmen der E-Rechnungsverordnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Informationen und verzichtet auf ein visuell lesbares PDF.
Beispiel für die Überführung von Rechnungsdaten in das XML-Format (Quelle: mindsquare)
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format mit einem PDF/A-3-Dokument. Dadurch ist es sowohl für automatisierte Verarbeitungssysteme als auch für den menschlichen Leser geeignet. ZUGFeRD wird besonders in KMU eingesetzt, da es die Vorteile strukturierter Daten mit einer klassischen Rechnungsansicht verbindet.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Papierdokumenten hinausgehen:
Automatisierung von Routineaufgaben
Durch den Einsatz intelligenter Workflows können Rechnungen automatisch erfasst, ausgelesen, geprüft und an zuständige Stellen weitergeleitet werden. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt den gesamten Durchlaufprozess – vom Rechnungseingang bis zur Buchung und Zahlung.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Bearbeitungsschritt wird digital dokumentiert und ist bei Bedarf lückenlos nachvollziehbar. Das erleichtert sowohl interne Kontrollen als auch externe Prüfungen und erfüllt Anforderungen an die Revisionssicherheit gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Fehlerminimierung
Manuelle Dateneingaben sind fehleranfällig – insbesondere, wenn viele Rechnungen eingehen. Durch den Einsatz von E-Rechnungen können strukturierte Daten direkt ausgelesen und mit Bestellungen oder Lieferscheinen abgeglichen werden. Das vermeidet fehlerhafte oder doppelte Buchungen.
Kostenersparnisse
Studien zeigen, dass die digitale Bearbeitung einer Rechnung deutlich günstiger ist als die papierbasierte Variante – insbesondere wenn auch die Archivierung digital erfolgt. Lagerkosten entfallen und die Recherche nach alten Dokumenten wird deutlich vereinfacht. Außerdem können sich die Mitarbeiter, die für die Prüfung der Rechnungen zuständig sind, auf die komplizierten Rechnungen konzentrieren, während die Standardfälle automatisiert verarbeitet werden.
Schnellere Zahlungsabwicklung
Durch die höhere Geschwindigkeit der elektronischen Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Skonti besser nutzen. Außerdem können sie Mahngebühren durch fristgerechte Bearbeitung vermeiden. So verbessern sich Liquiditätssteuerung und Cashflow-Prognosen.
Elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Um zu verstehen, wie die elektronische Rechnungsverarbeitung konkret in einem Unternehmen umgesetzt werden kann, ist ein Beispiel hilfreich.
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen hat seine Buchhaltungsprozesse vollständig in SAP integriert. Die Firma nutzt SAP S/4HANA in Kombination mit einem Add-on zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, um den Rechnungseingang effizient, digital und nachvollziehbar zu gestalten.
Rechnungen treffen auf unterschiedlichen Wegen ein – per E-Mail, als PDF oder als strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Papierdokumente werden direkt nach Eingang gescannt und über ein zentrales Eingangsportal in das SAP-System überführt. Dort erfolgt die automatische Datenerkennung mithilfe von OCR-Technologie sowie die Validierung und Zuordnung der Inhalte zu Bestellungen, Lieferungen und Kreditoren.
Im SAP-System läuft ein vordefinierter Workflow an: Rechnungen, die vollständig mit den Bestell- und Wareneingangsdaten übereinstimmen, werden automatisch verbucht – dieser Prozess wird als Dunkelbuchung bezeichnet. Rechnungen mit Abweichungen oder unvollständigen Daten gelangen über digitale Freigabeprozesse an die zuständigen Sachbearbeitenden. Diese erhalten systemgestützt alle relevanten Informationen und können Rückfragen oder Klärungen direkt im Workflow dokumentieren.
Die gesamte Rechnungsverarbeitung ist nahtlos in SAP integriert. Berechtigungskonzepte, Prüfmechanismen und Freigaberegeln werden zentral gesteuert und lassen sich flexibel anpassen. So sind Rechnungen über SAP jederzeit auffindbar, inklusive Freigabehistorie und Archivzugriff. Prüfpfade und Compliance-Anforderungen werden durchgängig erfüllt.
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung im SAP-Umfeld führt zu spürbaren Verbesserungen: Der Bearbeitungsaufwand sinkt, Prozesse laufen schneller und transparenter und die Finanzabteilung gewinnt deutlich an Übersicht und Kontrolle. Zudem verbessert sich die Liquiditätsplanung, da Zahlungsziele und Skontofristen systematisch überwacht und genutzt werden. Die Digitalisierung des Rechnungseingangs wird so in diesem Unternehmen zum integralen Bestandteil einer modernen, effizienten SAP-Finanzarchitektur.
Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP
Um eingehende Rechnungen wie im dargestellten Beispiel zu verarbeiten, bietet SAP eine Vielzahl integrierter Tools an. Ziel ist immer die durchgängige Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung und Archivierung.
SAP Ariba Invoice Management
Diese cloudbasierte Lösung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen innerhalb des SAP Business Network. Rechnungen werden digital empfangen, mit Bestell- und Wareneingangsdaten abgeglichen und regelbasiert weiterverarbeitet. Fehlerhafte oder unvollständige Belege können automatisch erkannt und zur Korrektur zurückgewiesen werden.
Die Lösung ist auf eine standardisierte Verarbeitung im internationalen Kontext ausgelegt und unterstützt eine medienbruchfreie Kommunikation mit Lieferanten. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits einige Ariba-Produkte im Einsatz haben.
SAP Invoice Management by OpenText
Diese in SAP ECC und S/4HANA integrierte Lösung bildet den gesamten Rechnungsworkflow im System ab. Sie umfasst OCR-basierte Belegerfassung, Abgleich mit Bestellungen, konfigurierbare Workflows zur Prüfung und Genehmigung sowie die revisionssichere Archivierung. OpenText VIM ist auf die Verarbeitung großer Rechnungsvolumen ausgelegt und unterstützt sowohl Bestell- als auch Kostenrechnungen. Die Integration erfolgt über SAP-GUI, Weboberflächen und Fiori-Apps.
Bei mindsquare empfehlen wir gerade größeren Unternehmen, die Anwendung von OpenText für den Rechnungseingang zu nutzen. Kombiniert mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) für den Rechnungsausgang sowie den Empfang von Rechnungen ist die vollständige Automatisierung aller Rechnungsprozesse im Unternehmen möglich.
Die Kombination aus DRC und der Lösung von OpenText deckt den gesamten Prozess ab (Quelle: mindsquare)
SAP Concur Invoice
SAP Concur Invoice bietet eine cloudbasierte Plattform zur Rechnungsverarbeitung mit Fokus auf die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, die im Rahmen von Reisetätigkeiten auftreten. Die Mitarbeiter können unterwegs mithilfe ihres Smartphones Belege erfassen und die Vorgesetzten können die Ausgaben dann ebenfalls mobil freigeben. Eine Anbindung an SAP ERP-Systeme ist über standardisierte Schnittstellen möglich.
xSuite Invoice
xSuite Invoice ist eine SAP-zertifizierte Lösung, die direkt im SAP-System läuft und tief in verschiedene SAP-Module sowie S/4HANA integriert ist. Sie bietet Funktionen zur digitalen Belegerfassung, Datenextraktion, Prüfung und Workflow-Steuerung. Die Software unterstützt verschiedene Rechnungstypen und Eingangsformate und lässt sich flexibel an unternehmensspezifische Freigabeprozesse anpassen.
E-Rechnung für SAP – Digitaler Rechnungsversand und Empfang
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Fazit
Die elektronische Rechnungsverarbeitung stellt einen zentralen Baustein der digitalen Transformation im Finanz- und Rechnungswesen dar. Durch die Automatisierung des Rechnungseingangs können Unternehmen nicht nur Effizienzpotenziale realisieren, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien sicherstellen. Digitale Workflows ersetzen manuelle, papierbasierte Prozesse, wodurch Unternehmen Durchlaufzeiten reduzieren, Fehlerquellen minimieren und Kosten einsparen können.
Die Auswahl und Kombination geeigneter Lösungen hängt von Faktoren wie Rechnungsvolumen, internationalen Aktivitäten, Systemarchitektur und internen Kontrollanforderungen ab. Unabhängig von der konkreten Ausgestaltung bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP eine solide Grundlage, um Prozesse im Rechnungswesen zukunftssicher, transparent und regelkonform zu gestalten.
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Weitere Informationen:
- Überblick des Innenministeriums zur E-Rechnung
- Fragen und Antworten des Finanzministeriums zur E-Rechnungspflicht
FAQ:
Was ist elektronische Rechnungsverarbeitung?
Die elektronische Rechnungsverarbeitung bezeichnet die automatisierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen. Im Gegensatz zur klassischen papierbasierten Verarbeitung ermöglicht sie eine durchgängige, systemgestützte Prüfung und Bezahlung von Rechnungen, meist vollständig innerhalb eines ERP-Systems wie SAP.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile:
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Reduktion manueller Arbeitsschritte und somit auch die Vermeidung von Fehlern
- Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
- Eliminierung von Papierdokumenten
- Beschleunigung der Zahlungsabwicklung und dadurch eine bessere Ausnutzung von Skonti
Welche Lösungen bietet SAP für die elektronische Rechnungsverarbeitung?
SAP bietet verschiedene Lösungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung an:
- SAP Ariba Invoice Management: besonders interessant für Unternehmen, die bereits auf Ariba-Produkte setzen
- SAP Invoice Management by OpenText: in Kombination mit SAP DRC eine umfassende Lösung sowohl für den Eingang als auch für den Ausgang von Rechnungen
- SAP Concur Invoice: ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Spesen auf Geschäftsreisen
