Die Formularentwicklung in SAP
Inhaltsverzeichnis
Was sind SAP Formulare?
Am Ende eines Geschäftsprozesses wird üblicherweise ein Formular ausgegeben. Dabei kann es sich um Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen handeln. Im Gegensatz zu Papierformularen werden heute oft Formulare in elektronischer Form genutzt wie beispielsweise als PDF-Dokument. Während Formulare für den internen Gebrauch vor allem funktional sein sollten, ist bei Formularen für die Interaktion mit Kunden wichtig, dass sie möglichst ansprechend gestaltet sind. Das Stichwort hier ist ein einheitliches Corporate Design.
Technologien zur Formularentwicklung in SAP
Für die Formularentwicklung in SAP gibt es drei relevante Technologien, die Stand Mai 2025 von Unternehmen genutzt werden.
SAPscript
SAPscript ist die älteste Formulartechnologie in SAP und wird seit den 1980ern verwendet. Die Technologie ist also sehr weit verbreitet und nach wie vor im Einsatz. Es gibt keinen grafischen Editor, um das Layout der Formulare anzupassen, was unerfahrenen Anwendern die Bedienung der Anwendung erschwert. Erfahrene Nutzer mit ABAP-Kenntnissen können gut mit der Anwendung arbeiten, für komplexe und moderne Formular eignet sich diese Lösung jedoch nur sehr eingeschränkt. Die Änderung bestehender Formulare ist zudem kompliziert und erfordert eine längere Einarbeitung.
Smart Forms
Smart Forms ist der Nachfolger von SAPscript und wurde 2001 veröffentlicht. Im Gegensatz zu SAPscript verfügt Smart Forms über einen grafischen Editor, was die Entwicklungszeit und den Wartungsaufwand von Formularen deutlich verkürzt. Nutzer können hier mithilfe von Drag & Drop arbeiten, was die Zeit zur Einarbeitung verkürzt und die Arbeit mit der Software insgesamt komfortabler gestaltet.
Ein großer Nachteil von Smart Forms ist, dass SAP das Tool nicht konsequent mit Standardformularen ausgestattet hat. Auch die Nutzung von Barcodes in Formularen ist mit Smart Forms nur bedingt möglich. In dieser Hinsicht ist der Nachfolger Adobe Forms im Bereich der SAP-Formularentwicklung auf jeden Fall überlegen.
Adobe Forms
Adobe Forms ist die modernste Formulartechnologie von SAP, jedoch bereits seit 20 Jahren etabliert. Die Software wurde gemeinsam mit Adobe entwickelt und bietet im Vergleich zu den Vorgängern einen hohen Gewinn an Komfort und Funktionalität.
Besonders die Interaktivität der Formulare ist für viele Unternehmen ein Grund, auf Adobe Forms zu setzen. Nutzer können die interaktiven Formulare dann sogar ohne Internetverbindung ausfüllen und Adobe Forms überträgt die eingetragenen Daten in das SAP-System.
Der grafische Editor Adobe LiveCycle Designer ermöglicht den Anwendern eine deutlich einfachere und komfortablere Entwicklung von Formularen im Vergleich zu den Vorgängern. Unternehmen müssen jedoch im Blick behalten, dass die Nachfolgeversion dieses Tools seit 2024 der Adobe Experience Manager ist. Hierbei handelt es sich nicht nur um einen Formulardesigner, sondern gleich um ein ganzes CMS-Tool, mit dem Sie in einer Cloudumgebung Websites und mobile Apps erstellen und verwalten können.
Mit Adobe Forms ist die Formularentwicklung in SAP nicht nur einfacher als bisher. Durch die Nutzung des gängigen PDF/A-Formats ist außerdem die revisionssichere Archivierung der Formulare für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit möglich.
Unternehmen, die auf SAP S/4HANA umstellen möchten und noch ältere Formulartechnologien nutzen, empfehlen wir, im Zuge der S/4HANA-Migration die Formulare auch gleich auf Adobe Forms umzustellen. Ob die Umstellung auf Adobe Forms vor oder nach der Migration auf S/4HANA erfolgen sollte, hängt vom Einzelfall ab. Wenn Sie sich für die Umstellung auf Adobe Forms interessieren, fragen Sie gerne bei unseren Formularexperten eine unverbindliche Beratung an.
Praxisbeispiel: Formularentwicklung in SAP mit Adobe Forms
Ein Unternehmen möchte ein neues interaktives Formular für seine Außendienstmitarbeiter erstellen. Das Formular soll interaktiv sein, offline funktionieren, Hyperlinks und QR-Codes enthalten und der Corporate Identity des Unternehmens entsprechen.
Vor der konkreten Formularentwicklung in SAP muss klar sein, dass alle Daten im SAP-System vorhanden sind und wie das Formular mit dem SAP-System verbunden werden soll. Anschließend kann die eigentliche Formularentwicklung in SAP beginnen. Der Entwickler nutzt hierfür den LiveCycle Designer und stellt mithilfe von Drag & Drop die Elemente des Formulars im Editor zusammen.
Der Editor des LiveCycle Designers.
Durch die vielfältigen Möglichkeiten der Software ist die Anpassung des Formulars an die Corporate Identity möglich und das Formular passt optisch gut zu den anderen Formularen des Unternehmens.
Nach einer Testphase kann das neue Formular in das Produktivsystem überführt werden und steht bereit für den Einsatz. Die Außendienstmitarbeiter können nun beim Kunden vor Ort an ihrem mobilen Gerät das Formular unabhängig von der Internetverbindung ausfüllen. Außerdem haben sie mit den eingebetteten Hyperlinks und QR-Codes weitere Informationen direkt griffbereit. Die Daten werden ins SAP-System des Unternehmens überführt und können so direkt weiterverarbeitet werden.
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Fazit
Die Formularentwicklung in SAP wurde in den letzten Jahrzehnten kontinuierlich verbessert und ermöglicht heute die einfache Erstellung interaktiver und benutzerfreundlicher Formulare. Obwohl viele Unternehmen noch auf die älteren Formulartechnologien SAPscript und Smart Forms setzen, empfehlen wir, spätestens mit der Migration auf S/4HANA, auch die Formulare auf die moderne Lösung Adobe Forms umzustellen. Dies ermöglicht nicht nur eine beschleunigte Formularentwicklung, sondern sorgt auch dafür, dass die Formulare ansprechender aussehen.
Websession: Formularentwicklung in SAP
Wenn Sie sich für die Formularentwicklung in SAP interessieren oder den Umstieg auf eine moderne Formulartechnologie erwägen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir beraten Sie zu den gängigen Lösungen und helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer Formulare!
Weitere Informationen
FAQ
Welche SAP-Technologien gibt es für die Formularentwicklung?
In SAP gibt es drei relevante Formulartechnologien:
- SAPscript ist die älteste Technologie, erfordert Programmierkenntnisse und bietet rudimentäre Gestaltungsmöglichkeiten der Formulare
- Smart Forms bietet einen grafischen Editor und ermöglicht so die Erstellung von Formularen ohne tiefergehende Programmierkenntnisse
- Adobe Forms ist die modernste Lösung mit hoher Funktionalität zur Erstellung interaktiver Formulare
Was sind die Vorteile von Adobe Forms gegenüber älteren Formulartechnologien?
Adobe Forms ermöglicht eine komfortablere Entwicklung durch den grafischen Editor Adobe LiveCycle Designer, unterstützt interaktive Formulare auch offline und erlaubt revisionssichere Archivierung im PDF/A-Format.
Wie sollten Unternehmen bei der Umstellung auf moderne Formulartechnologien vorgehen?
Unternehmen, die auf SAP S/4HANA umstellen, sollten im Zuge der Migration auch ihre Formulare auf Adobe Forms umstellen. Der genaue Zeitpunkt der Umstellung – vor oder nach der Migration – hängt vom Einzelfall ab.
Wie funktioniert die Formularentwicklung in SAP mit Adobe Forms praktisch?
Zunächst müssen alle relevanten Daten im SAP-System vorhanden sein und die Verbindung zwischen Formular und SAP geklärt werden. Anschließend erfolgt die Formularentwicklung mit dem LiveCycle Designer, der Drag & Drop unterstützt, um das Formular benutzerfreundlich und im Corporate Design zu gestalten. Nach Tests wird das Formular in das Produktivsystem überführt und steht den Außendienstmitarbeitern auch offline zur Verfügung.
