GoBD
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste im Überblick
- Die GoBD regeln die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen und anderen digitalen Dokumenten.
- Für die GoBD-konforme Archivierung sollte ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt werden, um die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente zu garantieren.
- E-Rechnungen müssen vollständig, richtig, und geordnet archiviert werden.
- In SAP gibt es die Lösungen ArchiveLink und CMIS zur GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen.
Was sind die GoBD?
Die GoBD dienen dazu, die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen zu gewährleisten. Diese Grundsätze betreffen alle Unternehmen, die mit elektronischen Dokumenten umgehen. Die Vorgaben der GoBD stellen sicher, dass Dokumente nicht manipuliert oder verloren gehen und dass sie jederzeit für eine Prüfung zur Verfügung stehen.
Die GoBD sind für die Steuer- und Finanzprüfung von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellen, dass Unternehmen ihre Buchhaltung und Dokumentation transparent und korrekt führen. Aktuell ist diese sogenannte revisionssichere Archivierung gerade im Hinblick auf E-Rechnungen interessant für Unternehmen.
Anforderungen der GoBD
Damit die Archivierung von E-Rechnungen GoBD-konform erfolgt, müssen Unternehmen mehrere Kriterien erfüllen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Unternehmen müssen die archivierten E-Rechnungen so speichern, dass ihre Herkunft und der gesamte Archivierungsprozess nachvollziehbar bleiben. Bei einer Betriebsprüfung muss klar ersichtlich sein, wie die E-Rechnungen archiviert wurden.
- Vollständigkeit: Alle E-Rechnungen, die im Unternehmen eingehen oder erstellt werden, müssen archiviert werden. Es darf keine Rechnung ausgelassen werden.
- Richtigkeit: Die archivierten E-Rechnungen müssen exakt mit den tatsächlich erhaltenen oder gesendeten Rechnungen übereinstimmen. Wenn doch einmal Änderungen an den Rechnungen vorgenommen werden, müssen sie nachvollziehbar sein.
- Ordnung: Die archivierten Dokumente müssen übersichtlich und identifizierbar abgelegt werden, damit sie im Rahmen einer Prüfung schnell und einfach zugänglich sind.
- Unveränderbarkeit: Ein zentraler Aspekt der GoBD-konformen Archivierung ist, dass archivierte E-Rechnungen nicht nachträglich verändert werden dürfen. Falls Änderungen notwendig sind, muss sowohl die ursprüngliche als auch die geänderte Version klar erkennbar bleiben.
Zusätzlich wurde mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Dokumente von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese neue Regelung trat Anfang 2025 in Kraft und betrifft auch die Archivierung von E-Rechnungen.
GoBD-konforme Archivierung mit einem DMS
Die Archivierung von E-Rechnungen erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Eine einfache Ablage auf einer Festplatte reicht nicht aus, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Stattdessen sollten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwenden, um E-Rechnungen revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren.
Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein DMS hilft dabei, E-Rechnungen zu sammeln, zu katalogisieren und zentral zu speichern, sodass sie jederzeit schnell auffindbar sind. Ein DMS erfüllt die Vorgaben, die für eine GoBD-konforme Archivierung gelten.
Moderne DMS-Systeme bieten außerdem KI-gestützte Suchfunktionen, mit denen Sie auch unstrukturierte Dokumente wie eingescannte Papierdokumente einfach durchsuchen und archivieren können.
GoBD-konforme Archivierung in SAP
SAP bietet bereits integrierte Funktionen zur Archivierung von Dokumenten. Diese Funktionen sind jedoch nicht immer ausreichend, um eine revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß der GoBD zu gewährleisten. Hier kommen verschiedene Lösungen ins Spiel:
ArchiveLink
ArchiveLink ist eine bewährte SAP-native Lösung zur Archivierung von E-Rechnungen und anderen Dokumenten. Sie ermöglicht eine Anbindung an externe DMS oder Archivsysteme und sorgt für die revisionssichere und gleichzeitig zugängliche Speicherung von E-Rechnungen. Eine wichtige Funktion von ArchiveLink ist, dass die archivierten Dokumente nicht unnötig vervielfältigt werden und jederzeit wiedergefunden werden können.
Nachteilig ist jedoch, dass ArchiveLink für Unternehmen, die auf Cloud-Services setzen, keine zukunftsfähige Lösung darstellt, da es eher für On-Premises-Umgebungen geeignet ist.
Content Management Interoperability Services (CMIS)
Für Unternehmen, die eine Cloud-Strategie verfolgen, stellt CMIS eine attraktive Option dar. Diese Schnittstelle ermöglicht den Zugriff auf verschiedene DMS-Systeme und ist besonders gut für den Einsatz in SAP Cloud-Systemen geeignet. CMIS unterstützt sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten und bietet eine flexible Lösung für die Archivierung von E-Rechnungen.
SAP ILM
Gerade, wenn es um sensible und personenbezogene Daten geht, ist das SAP Information Lifecycle Management (ILM) eine gute Lösung. Mit diesem Tool lassen sich Daten regelbasiert archivieren, revisionssicher speichern und termingerecht löschen. Gerade der letzte Punkt ist die Stärke des ILM. Dadurch, dass personenbezogene Daten nur genau so lange gespeichert werden, wie gesetzlich erlaubt ist, vermeiden Sie Compliance-Risiken und teure Bußgeldzahlungen. Zwar ist der Haupteinsatzbereich des ILM die Einhaltung der DSGVO, das Tool hilft Ihnen aber auch dabei, die GoBD einzuhalten.
d.velop als Non-SAP-Option
Wenn Sie die DMS-Software eines Anbieters außerhalb von SAP nutzen möchten, kommt dafür die Lösung von d.velop infrage. Das Unternehmen bietet eine GoBD-konforme Archivierungssoftware speziell für die Archivierung von E-Rechnungen an. Diese Lösung ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud verfügbar und lässt sich gut in andere gängige Systeme wie MS Office und SAP integrieren.
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Fazit: Die richtige Archivierung ist entscheidend
Die Archivierung von E-Rechnungen gemäß den Vorgaben der GoBD ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Managements jedes Unternehmens. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen die erforderlichen Kriterien wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Richtigkeit erfüllen.
Die Wahl des richtigen Archivierungssystems, wie zum Beispiel ein DMS, und die Integration von Lösungen wie ArchiveLink oder CMIS in SAP sind entscheidend für die Einhaltung der GoBD-Vorgaben. Durch die Nutzung moderner Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen revisionssicher archiviert sind und jederzeit im Falle einer Betriebsprüfung schnell zur Verfügung gestellt werden können.
Websession: GoBD-konforme Archivierung
Sind Sie sich unsicher, ob Ihre E-Rechnungen und andere elektronische Dokumente GoBD-konform archiviert sind? Dann sprechen Sie uns gerne an! Unsere Experten von Mindforms beantworten Ihre Fragen rund um die GoBD.
FAQ
Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?
Die GoBD (Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie Unternehmen ihre digitalen Geschäftsunterlagen, einschließlich E-Rechnungen, archivieren müssen. Sie gewährleisten, dass Dokumente für Betriebsprüfungen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar gespeichert werden.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen GoBD-konform archivieren?
Unternehmen sollten ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwenden, um E-Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform zu archivieren. DMS-Systeme bieten Funktionen wie Suchmöglichkeiten und garantieren die Unveränderbarkeit der Dokumente.
Was sind die wesentlichen Anforderungen für die Archivierung von E-Rechnungen nach GoBD?
Die Archivierung muss nachvollziehbar, vollständig, richtig und geordnet sein. Eine Änderung von E-Rechnungen nach der Archivierung ist generell nicht zulässig. Wenn es doch zu Änderungen kommt, müssen diese nachvollziehbar sein.
Welche Lösungen gibt es zur Archivierung von E-Rechnungen in SAP?
In SAP sind ArchiveLink und Content Management Interoperability Services (CMIS) gängige Lösungen, um E-Rechnungen GoBD-konform zu archivieren. ArchiveLink ist für On-Premises-Umgebungen geeignet, während CMIS in Cloud-Systemen zum Einsatz kommt.
Wer kann mir beim Thema GoBD helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema GoBD benötigen, stehen Ihnen die Experten von Mindforms, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
