SAP DMS

Ausgehend von reinen Buchhaltungsaufgaben haben ERP-Lösungen sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, bis hin zu ihrer heutigen Form als Plattform für die umfassende Unternehmenssteuerung. SAP ist in diesem Umfeld mit seinen Lösungen für mittelständische und große Unternehmen weltweit marktführend. Jeder intensive SAP-Nutzer erzeugt daher im Verlaufe seiner Arbeit mit dem ERP-System eine Vielzahl verschiedenster Daten und Dokumenten, die zumeist geschäftskritisch sind.

Ist kein Archivsystem im Einsatz, gelangen diese in die interne SAP-Datenbank, die damit immer weiter anwächst. Spätestens wenn es zu Performanceeinbußen kommt, sollte man deshalb über Archivierung und Dokumentenmanagement (SAP DMS) nachdenken.

SAP als komplexe Datenbankanwendung (SAP DMS)

Streng genommen ist SAP eine komplexe Datenbankanwendung. Zu meinen, dass deshalb Dokumente (im Sinne unstrukturierte Inhalte) in diesem Kontext keine Rolle spielen, ist jedoch ein Trugschluss. Funktionen und fachliche Prozesse beruhen zwar auf Daten, die in Datenbanken gehalten werden – an den Berührungspunkten mit der „Außenwelt“ kommen Dokumente jedoch regelmäßig als Informationsträger zum Einsatz. Im Austausch mit anderen Softwarelösungen (wenn diese von Fremdherstellern sind oder es sich um unterschiedliche Instanzen desselben Systems handelt) werden sogenannte Metadokumente genutzt, deren Inhalt hauptsächlich aus den zu übermittelnden Daten besteht. Die Inhalte sind für den Menschen häufig nicht sinnvoll interpretierbar. Hier wird vor allem das XML-Format eingesetzt. An der Schnittstelle zwischen SAP und dem Anwender kann die Kommunikation nur über Hilfsmittel, z. B. Dokumente und Formulare stattfinden.

Um SAP-bezogene Daten und Dokumente schnell im Zugriff zu haben, müssen diese zentral und strukturiert mittels Dokumentenmanagement verwaltet werden. In der unternehmerischen Realität werden sie allerdings oft in unterschiedlichen Datentöpfen gespeichert. Die Suche nach ihnen gestaltet sich dann mühsam. Erschwert wird dies, wenn die Dokumente nicht mit entsprechenden SAP-Transaktionen verknüpft sind, welche die Anwender*innen täglich in ihrem System ausführen.

Dokumentenmanagement mit SAP

Beim Thema Dokumentenmanagement stoßen SAP und generell alle ERP-Systeme schnell an ihre Grenzen. Weil SAP nicht auf das Arbeiten mit fachbezogenen E-Akten und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ausgerichtet ist, sind ergänzende Lösungen notwendig. Dokumentenverwaltung im Kontext von SAP kann dabei auf zwei grundsätzliche Arten stattfinden: mit dem SAP Content Server oder über die Anbindung eines externen ECM/Archivsystems per SAP-eigener Standardschnittstelle ArchiveLink.

Im SAP Content Server als unabhängiger Komponente können beliebige Mengen elektronischer Dokumente jedweden Inhalts und Formats abgelegt werden. Die Sicherung findet wahlweise im Dateisystem bzw. über eine oder mehrere MaxDB-Instanzen statt. Als SAP-eigenes, kostenloses Tool legt der Content Server Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem CAS-System. Vom Charakter her handelt es sich dabei eher um eine einfache Speicherung lebender Dokumente; Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden damit nicht erfüllt.

Ein großer Teil der SAP-Anwenderunternehmen hat daher externe ECM-/Archivsysteme per ArchiveLink an sein SAP gekoppelt. Mit ArchiveLink werden SAP-Businessobjekte mit archivierten Dokumenten verknüpft. Diese können über die Schnittstelle im Archiv abgelegt sowie aus ihm abgerufen und angezeigt werden.Alle Metadaten, die für eine Suche erforderlich sind, werden in SAP verwaltet, das damit das führende System ist. Eine eigene Metadatenverwaltung, eigene Viewer sowie ein gesondertes Berechtigungssystem, wie sie jedes ECM-System bietet, werden nicht benötigt; das SAP nutzt das Archiv als reine „Datensenke“ ohne zusätzliche Funktionen.

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Eingehende und ausgehende Dokumente

Bei Dokumentenmanagement und Archivierung im SAP-Umfeld geht es sowohl um eingehende Dokumente, die dem Archiv nach Scannen (und ggf. OCR-Erfassen) zugeführt wurden, als auch auf Ausgangsdokumente, die aus SAP heraus generiert und damit zusätzlich zum Papierausdruck digital archiviert werden (Rechnungen, Lieferscheine etc.). Dies ist gerade in der Kommunikation mit dem Empfänger sehr hilfreich. Rückfragen beziehen sich in der Regel auf ein zuvor übermitteltes Dokument. Ist es einfach und schnell zugreifbar, erleichtert und beschleunigt dies die Auskunftsfähigkeit entscheidend.

Für die Archivierung von Ausgangsdokumenten benötigt man ein (SAP-eigenes oder fremdes) Outputmanagementsystem (OMS). Im ersten Fall vollzieht SAP die Archivierung und Verknüpfung mit dem zugehörigen Businessobjekt automatisch, sofern für die Dokumentart „Archivieren“ bzw. „Drucken und Archivieren als Ausgabevariante eingestellt wurde. Wird ein externes OMS verwendet, müssen aus dem Datenstrom, den SAP an dieses schickt, zunächst die Metadaten herausgefiltert werden, die eine eindeutige Zuordnung zwischen Businessobjekt und erzeugtem Dokument ermöglichen. Dies lässt sich jedoch vollständig automatisieren.

SAP DMS: Zugriff über SAP

Zwar bieten die heutigen ECM-Systeme weitreichende Funktionen für Metadatenverwaltung, Viewing und Berechtigung. Der Grund: Sie dienen nicht nur der Aufnahme archivierter Dokumente aus SAP, sondern auch solcher aus möglichst allen anderen im Unternehmen eingesetzten IT-Systemen. Für das SAP DMS als solches jedoch sind diese Funktionen gar nicht erforderlich, vielmehr kommt es oft sogar zu unerwünschten Konflikten. Vielfach vollziehen SAP-Anwender deshalb inzwischen einen Paradigmenwechsel bei der Archivierung: Dem Archiv überlassen sie die reine Verwaltung der technischen Metadaten wie Archivdatum, Aufbewahrungszeit etc. Speicherung und Medienverwaltung werden einem hierfür optimierten  Hierarchischen Speicher-Management-System übertragen; die fachlichen Metadaten (Kundenname, -nummer, Rechnungsnummer etc.)  hingegen in SAP gemanaged. SAP-Anwender rufen alle Archivinhalte auf ihrem eigentlichen SAP-Arbeitsplatz auf und können sie darin anzeigen lassen. SAP DMS beinhaltet dafür den Document Viewer, der auch über wichtige Bearbeitungsfunktionen wie etwa Redlining u.a. bietet.

SAP DMS

Dokumentenverwaltung über SAP-eigenes Tool

Für jedes im System generierte Dokument vergibt SAP eine eindeutige Identifikationsnummer. Über sie werden die Dokumente über das so genannte Content Repository im dahinterliegenden Archivsystem (oder dem SAP Content Server) gespeichert und wiedergefunden(SAP DMS). Suche und Anzeige der Archivobjekte funktionieren entweder objektbezogen, d. h. man lässt sich aus einem Buchhaltungsbeleg alle dazugehörigen Dokumente anzeigen. Darüber hinaus stellt SAP für das Anzeigen archivierter Dokumente ein eigenes  (DVS) zur Verfügung, das über ArchiveLink auf die Dokumente zugreift. Im DVS lassen sich sowohl eingehende Dokumente ablegen als auch digitale Originaldateien, die im Dokumentinfosatz verwaltet werden.

Über SAP ArchiveLink wird der Dokumentinfosatz mit einem abgelegten Dokument oder auch anderen Businessobjekten (z. B. Materialstammsatz) verknüpft. Dadurch sind auch diese Anwendungen indirekt mit der Ablage mit SAP ArchiveLink verknüpft. Die User können über das DVS detaillierte Suchanfragen über Volltext oder Metainformationen starten, Dokumente zu Wissenseinheiten gruppieren und Informationen nach individuellen Schwerpunkten gewichten. Es entbindet sie jedoch nicht von der heute notwendigen Archivierung SAP-bezogener Dokumente in externen Archivsysteme oder im SAP Content Server, da das DVS nur die Verwaltung und den Zugriff auf bereits archivierte Dokumente regelt.


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