SAP DMS

Ausgehend von reinen Buchhaltungsaufgaben haben ERP-L√∂sungen sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, bis hin zu ihrer heutigen Form als Plattform f√ľr die umfassende Unternehmenssteuerung. SAP ist in diesem Umfeld mit seinen L√∂sungen f√ľr mittelst√§ndische und gro√üe Unternehmen weltweit marktf√ľhrend. Jeder intensive SAP-Nutzer erzeugt¬†daher im Verlaufe seiner Arbeit mit dem¬†ERP-System¬†eine Vielzahl verschiedenster Daten¬†und Dokumenten, die zumeist gesch√§ftskritisch sind.

Ist kein Archivsystem im Einsatz, gelangen diese in die interne SAP-Datenbank, die damit immer weiter anw√§chst. Sp√§testens wenn es zu Performanceeinbu√üen kommt, sollte man deshalb √ľber Archivierung¬†und Dokumentenmanagement¬†(SAP DMS)¬†nachdenken.

Datenbankanwendung (SAP DMS)

Streng genommen ist SAP eine komplexe Datenbankanwendung. Zu meinen, dass deshalb Dokumente¬†(im Sinne unstrukturierte¬†Inhalte)¬†in diesem Kontext keine Rolle spielen, ist jedoch ein Trugschluss. Funktionen und fachliche Prozesse beruhen zwar auf Daten, die in Datenbanken gehalten werden¬†‚Äď an¬†den Ber√ľhrungspunkten mit der ‚ÄěAu√üenwelt‚Äú kommen Dokumente jedoch regelm√§√üig als Informationstr√§ger zum Einsatz.¬†Im Austausch mit anderen Softwarel√∂sungen (wenn diese von Fremdherstellern sind oder es sich um unterschiedliche Instanzen desselben Systems handelt) werden sogenannte Metadokumente genutzt, deren Inhalt haupts√§chlich aus den zu √ľbermittelnden Daten besteht. Die Inhalte sind f√ľr den Menschen h√§ufig nicht sinnvoll interpretierbar. Hier wird vor allem das XML-Format eingesetzt. An der Schnittstelle zwischen SAP und dem¬†Anwender¬†kann die Kommunikation nur √ľber Hilfsmittel, z. B. Dokumente und Formulare stattfinden.

Um¬†SAP-bezogene Daten und Dokumente¬†schnell im Zugriff zu haben, m√ľssen¬†diese¬†zentral und strukturiert¬†mittels Dokumentenmanagement¬†verwaltet werden. In der unternehmerischen Realit√§t werden¬†sie¬†allerdings oft in unterschiedlichen Datent√∂pfen gespeichert. Die Suche nach ihnen gestaltet sich dann m√ľhsam. Erschwert wird dies, wenn¬†die Dokumente¬†nicht mit entsprechenden SAP-Transaktionen verkn√ľpft sind,¬†welche¬†die Anwender*innen t√§glich in ihrem System ausf√ľhren.

Dokumentenmanagement

Beim Thema Dokumentenmanagement sto√üen SAP¬†und¬†generell alle ERP-Systeme¬†schnell¬†an ihre¬†Grenzen.¬†Weil SAP nicht auf das¬†Arbeiten mit fachbezogenen E-Akten¬†und eine¬†revisionssichere Langzeitarchivierung¬†ausgerichtet ist, sind¬†erg√§nzende L√∂sungen¬†notwendig.¬†Dokumentenverwaltung¬†im Kontext von SAP kann¬†dabei¬†auf zwei grunds√§tzliche Arten stattfinden: mit dem¬†SAP Content Server oder¬†√ľber die¬†Anbindung eines externen ECM/Archivsystems¬†per¬†SAP-eigener¬†Standardschnittstelle¬†ArchiveLink.

Im¬†SAP Content Server¬†als¬†unabh√§ngiger¬†Komponente¬†k√∂nnen beliebige Mengen¬†elektronischer¬†Dokumente¬†jedweden¬†Inhalts und Formats abgelegt¬†werden.¬†Die Sicherung findet wahlweise im Dateisystem bzw. √ľber eine oder mehrere¬†MaxDB-Instanzen statt.¬†Als SAP-eigenes,¬†kostenloses Tool legt der Content Server¬†Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab,¬†vergleichbar einem¬†CAS-System.¬†Vom Charakter her handelt¬†es¬†sich dabei eher um eine einfache Speicherung lebender Dokumente; Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden damit nicht erf√ľllt.

Ein gro√üer Teil der SAP-Anwenderunternehmen hat daher externe ECM-/Archivsysteme per¬†ArchiveLink¬†an sein SAP gekoppelt.¬†Mit¬†ArchiveLink¬†werden¬†SAP-Businessobjekte mit archivierten¬†Dokumenten verkn√ľpft. Diese k√∂nnen √ľber die Schnittstelle im Archiv¬†abgelegt sowie aus ihm abgerufen und angezeigt werden.Alle¬†Metadaten, die f√ľr eine Suche erforderlich sind, werden in SAP verwaltet, das damit das f√ľhrende System ist. Eine eigene Metadatenverwaltung, eigene Viewer sowie ein gesondertes Berechtigungssystem, wie sie jedes ECM-System bietet, werden nicht ben√∂tigt; das SAP nutzt das Archiv als reine ‚ÄěDatensenke‚Äú ohne zus√§tzliche Funktionen.

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Archivierung mit SAP

Bei¬†Dokumentenmanagement und Archivierung im SAP-Umfeld¬†geht es¬†sowohl¬†um¬†eingehende Dokumente, die dem Archiv nach Scannen (und ggf. OCR-Erfassen) zugef√ľhrt wurden, als auch auf Ausgangsdokumente, die aus¬†SAP heraus generiert¬†und damit zus√§tzlich zum Papierausdruck digital archiviert werden¬†(Rechnungen, Lieferscheine etc.).¬†Dies ist¬†gerade in der Kommunikation mit dem Empf√§nger sehr hilfreich.¬†R√ľckfragen beziehen sich in der Regel auf ein zuvor √ľbermitteltes Dokument. Ist¬†es¬†einfach und schnell zugreifbar,¬†erleichtert und beschleunigt dies die¬†Auskunftsf√§higkeit¬†entscheidend.

F√ľr die Archivierung von Ausgangsdokumenten ben√∂tigt man ein (SAP-eigenes oder fremdes)¬†Outputmanagementsystem¬†(OMS).¬†Im ersten Fall vollzieht SAP die¬†Archivierung und Verkn√ľpfung mit dem zugeh√∂rigen Businessobjekt automatisch, sofern f√ľr die Dokumentart¬†‚ÄěArchivieren‚Äú bzw. ‚ÄěDrucken und Archivieren als Ausgabevariante eingestellt wurde. Wird ein externes¬†OMS verwendet, m√ľssen aus dem Datenstrom, den SAP an dieses schickt, zun√§chst die Metadaten herausgefiltert werden, die eine eindeutige Zuordnung zwischen Businessobjekt und erzeugtem Dokument erm√∂glichen.¬†Dies l√§sst sich jedoch vollst√§ndig automatisieren.

ECM-Systeme

Zwar bieten die heutigen ECM-Systeme weitreichende Funktionen f√ľr Metadatenverwaltung, Viewing und Berechtigung. Der Grund: Sie dienen nicht nur der Aufnahme archivierter Dokumente aus¬†SAP, sondern auch solcher aus m√∂glichst allen anderen¬†im Unternehmen eingesetzten IT-Systemen.

F√ľr das SAP DMS als solches jedoch sind¬†diese Funktionen gar¬†nicht erforderlich, vielmehr kommt es oft sogar zu unerw√ľnschten Konflikten.¬†Vielfach vollziehen SAP-Anwender deshalb inzwischen einen¬†Paradigmenwechsel bei der Archivierung:¬†Dem Archiv √ľberlassen sie die reine Verwaltung der technischen Metadaten wie Archivdatum, Aufbewahrungszeit etc. Speicherung und Medienverwaltung¬†werden¬†einem hierf√ľr optimierten¬† Hierarchischen Speicher-Management-System¬†√ľbertragen;¬†die fachlichen Metadaten (Kundenname, -nummer, Rechnungsnummer etc.)¬† hingegen in SAP gemanaged.

Document Viewer

SAP-Anwender¬†rufen¬†alle Archivinhalte auf ihrem eigentlichen SAP-Arbeitsplatz auf¬†und k√∂nnen sie darin¬†anzeigen lassen. SAP DMS beinhaltet daf√ľr den Document Viewer,¬†der auch¬†√ľber wichtige Bearbeitungsfunktionen wie etwa Redlining u.a. bietet.

SAP DMS

Content Repository

F√ľr jedes im System generierte Dokument vergibt SAP eine eindeutige Identifikationsnummer. √úber sie werden die Dokumente¬†√ľber das so genannte Content¬†Repository im dahinterliegenden Archivsystem (oder dem SAP Content Server)¬†gespeichert und wiedergefunden (SAP DMS). Suche und Anzeige der Archivobjekte¬†funktionieren¬†entweder objektbezogen, d. h. man l√§sst sich aus einem Buchhaltungsbeleg alle dazugeh√∂rigen Dokumente anzeigen.¬†Dar√ľber hinaus stellt¬†SAP f√ľr das Anzeigen archivierter Dokumente¬†ein eigenes¬†¬†(DVS) zur Verf√ľgung, das √ľber ArchiveLink auf die Dokumente zugreift. Im¬†DVS¬†lassen sich sowohl eingehende¬†Dokumente ablegen¬†als auch¬†digitale Originaldateien, die im Dokumentinfosatz verwaltet werden.

√úber¬†SAP ArchiveLink¬†wird der Dokumentinfosatz mit einem abgelegten Dokument oder auch anderen Businessobjekten (z. B. Materialstammsatz) verkn√ľpft. Dadurch sind auch diese Anwendungen indirekt mit der Ablage mit SAP ArchiveLink verkn√ľpft.¬†Die User k√∂nnen √ľber das¬†DVS¬†detaillierte Suchanfragen √ľber Volltext oder Metainformationen starten, Dokumente¬†zu Wissenseinheiten gruppieren und Informationen nach individuellen Schwerpunkten gewichten.¬†Es entbindet sie jedoch nicht von der heute notwendigen Archivierung SAP-bezogener Dokumente in externen Archivsysteme oder im SAP Content Server, da das DVS nur die Verwaltung und den Zugriff auf bereits archivierte Dokumente regelt.


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