SAP ECM

Eine digitale Datenverwaltung im Unternehmen ist entscheidend, um sich von analogen Erhebungen unabhängig zu machen und die vorhandenen Prozesse zu beschleunigen. Dies wird mit SAP ECM problemlos möglich, sodass die Digitalisierung Schritt für Schritt erfolgreich umgesetzt wird.

ECM Datenverwaltung

Durch die Entwicklungen der Digitalisierung ist es möglich, die Prozesssteuerung möglichst einfach zu gestalten und eine stetige Abrufbarkeit zu schaffen. Besonders im Kontext der Datenverwaltung ist dies entscheidend, um vertriebliche Mitarbeiter zu entlasten und eine Erhebung direkt im System zu ermöglichen. Digitale Akten führen auf dieser Grundlage nicht nur zu einer gewissen Platzersparnis, sondern ermöglichen zudem ein schnelleres Auffinden der vorhandenen Inhalte.

Das ganzheitlich arbeitende Enterprise Content Management ermöglicht daher die Verwaltung auf einer Plattform, sodass Daten nicht mehr verteilt werden müssen. Alle Inhalte sind somit jederzeit abrufbar und führen zu einer immensen Zeitersparnis. Auch für größere Mengen an Daten steigt der Aufwand somit nicht an, da das vorhandene System ausreichend Kapazitäten für die vollständige Speicherung bietet. Bereits nach wenigsten Klicks sind diese somit integriert und können für die weitere Arbeit verwendet werden.

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Funktionen

Aus vielen unstrukturierten Informationen ein funktionierendes Netzwerk zu erstellen, kann im Unternehmen für eine gewisse Erleichterung sorgen. Mit SAP ECM wird es daher problemlos möglich, für die gewünschte Verbindung zu sorgen und alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Die folgenden Funktionen stehen auf diese Weise zur Verfügung:

Archivierung

Dokumente und unternehmerische Inhalte digital zu archivieren, führt zu zahlreichen Vorteilen. So besteht die Möglichkeit, den gesetzlichen Pflichten gerecht zu werden und gleichzeitig für einen gewissen Schutz zu sorgen. Durch elektronische Zugriffsrechte und Signaturen wird auf den ersten Blick erkennbar, bei wem die Verantwortung liegt und in welchen Bereich sich die Daten einordnen lassen. Auf diese Weise wird es für die Mitarbeiter aller Abteilungen problemlos möglich, auf die vorhandenen Dokumente des übergreifenden Ablagesystems zurückzugreifen.

Vertragsmanagement

Um vertragliche Dokumente sicher und strukturiert abzusichern, ermöglicht SAP ECM ein voll umfassendes und digitales Vertragsmanagement. Durch die Verknüpfung der Bestandsverträge mit neuen Abmachungen wird es problemlos möglich, automatisiert auf die vorhandenen Fristen zu achten und immer über die wichtigsten Inhalte Bescheid zu wissen. Die Integration in die bereits vorhandenen Workflows ermöglicht daher eine flexible Speicherung aller Verträge.

Aktenverwaltung

Alle relevanten Informationen werden innerhalb der digitalen Aktenverwaltung zusammengestellt. So ist für alle Mitarbeiter und Beteiligten ein zentraler Ort vorhanden, um auf die wichtigsten Daten zurückzugreifen und diese innerhalb der eigenen Ausarbeiten aufzugreifen. Automatische Prüfungen bezüglich der Vollständigkeit und Struktur ermöglichen zudem eine gewisse Übersichtlichkeit, wodurch alle Daten kompakt und digital verwaltet sind.

Rechnungsbearbeitung

Im Unternehmen ist ein sicherer Umgang mit Rechnungen entscheidend, um alle wichtigen Daten für die externen Rechnungen zu überführen. Mit SAP ECM wird für eine Verknüpfung durch ein Scan-Verfahren gesorgt, sodass sich die nötigen Belege anlegen lassen und die Verarbeitung sowie die Buchung der Rechnung zu beschleunigen. Für die Mitarbeiter besteht somit nicht mehr die Verantwortung jeden Beleg manuell einzubinden, da diese Aufgabe vollständig durch das System bewältigt werden kann.

SAP ECM

SAP ECM Integration

Die Integration der Lösung erfolgt stets einfach und problemlos, sodass sich die vorhandenen Tools in alle aktiven Workflows integrieren lassen. Die Systeme selbst bleiben stets anpassbar und ermöglichen einen umfassenden Rundum-Blick auf die vorhandenen Geschäftsfelder und Prozesse. Durch die systemische Verknüpfung bleiben auch die papierbasierten Strukturen vollständig aus, sodass die entscheidenden Informationen direkt durch die vorhandenen Workflows übertragen werden.

Sichere Daten

Um alle Grundlagen einzuhalten, werden die Daten auf unveränderliche Speichermedien geschrieben und werden für die Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit wieder einsehbar. Durch die Komprimierung der Inhalte im System lässt sich generell für einen sehr geringen Speicherverbrauch sorgen, um das bereits vorhandene SAP ERP-System zu ergänzen. Neue Dokumente werden hierbei mit den bereits bestehenden Ausführungen verbunden, wodurch für eine stetige Abrufbarkeit gesorgt werden kann.

Digitale Strukturen

Ein größerer Fokus auf die digitalen Strukturen ist im Bereich der Datenverwaltung bisher kaum möglich. SAP ECM ermöglicht daher eine grundsätzliche Umrüstung, sodass sich die Digitalisierung nicht nur optisch umsetzen lässt, sondern auch systemisch in allen Bereichen greift. Papier wird als vertragliche und strukturelle Grundlage in dieser Hinsicht vollständig abgelöst und durch digitale Ausführungen rund um das vorhandene SAP-Konstrukt ersetzt.

Für die Mitarbeiter ermöglichen die zahlreichen Neuerungen eine moderne und vollwertige Flexibilität, wodurch sich der bisherige Arbeitsaufwand deutlich erleichtern lässt. Vertragliche Änderungen müssen somit nicht mehr in einem großen Aktenschrank herausgesucht werden, sondern sind nur wenige Klicks vom gewünschten Ziel entfernt. Mithilfe digitaler Technik entsteht somit ein vollkommen neuer Ansatz zur Zeitersparnis, um die Kapazität der eigenen Arbeit zu steigern.

Prozesse SAP ECM

Wo viele Neuerungen aufeinandertreffen, ist jedoch meist auch eine gewisse Umgewöhnung erforderlich. Auch für die Mitarbeiter im Vertrieb sowie rund um die aktiven Büroarbeiten, erfordert die Verbindung aus SAP und ECM ein gewisses Umdenken, da analoge Arbeiten grundsätzlich ausbleiben. Mit gewissen PC- und Softwarekenntnissen kann es daher schnell und einfach zu einer dauerhaften Veränderung der Strukturen kommen, ohne diese Kenntnisse führt die Automatisierung jedoch nicht zum gewünschten Erfolg. Auch das Digitalisieren der vorhandenen Prozesse erfordert eine gewisse Konsequenz, um sich gedanklich auf die veränderten Aufgaben einzustellen.

Sicherheit

Trotz einer gewissen Umgewöhnungsdauer, wird es grundsätzlich schnell möglich sich mit den neuen Systemen zu arrangieren, sodass diese für die gewünschte Erleichterung sorgen können. Die stetige Flexibilität mithilfe der verknüpften Tools ermöglicht eine perfekte Ausrichtung auf die vorhandenen Aufgaben im Unternehmen, um die vorhandenen Prozesse zu vereinfachen. Durch die Verknüpfung mit stetig dazulernenden Programmen und Tools für die gezielte Automatisierung wird es jederzeit möglich, effizienter zu arbeiten und für die gewünschte Entlastung zu sorgen.

Neben der Nachvollziehbarkeit spielt auch die Sicherheit eine entscheidende Rolle, um alle wichtigen E-Mails und Geschäftsdokumente stetig absichern zu können. So behalten alle Beteiligten den Überblick und können sich darauf verlassen, alle bisherigen Systeme mit den neuen ECM-Lösungen zu verbinden. Für eine sichere und wirkungsvolle Begleitung der unternehmerischen Dokumente eignet es sich daher hervorragend, auf die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung zu vertrauen und benutzerfreundlich zu arbeiten.

Output Management

Outputmanagement

Rund um den Begriff Outputmanagement existiert am Markt viel Verwirrung und ein unterschiedliches Verständnis. Daher kriegen wir immer wieder die Frage gestellt: „Was verstehen Sie unter Outputmanagement?“

Kostenreduktion

Um die vorhandenen Prozesse klarer und transparenter zu gestalten, ist SAP ECM genau die richtige Wahl. So haben digitale Unternehmen die Möglichkeit, effizienter und gleichzeitig mit einer gewissen Kontrolle zu handeln und von einer stetigen Abrufbarkeit zu profitieren. Durch die Einsparung immenser Verwaltungskosten entsteht daher eine gute und professionelle Möglichkeit, die vorhandenen Prozesse zu vereinfachen und auf eine perfekt arbeitende Struktur zurückzugreifen. Mit SAP ECM werden genau diese Zusammenhänge für ein digitales Zeitalter möglich, sodass noch bessere Arbeit innerhalb der vorhandenen Strukturen geleistet werden kann.

Jeremia Girke

Jeremia Girke

Seit 10 Jahren berate ich Unternehmen im Bereich Formulare und Outputmanagement im SAP und NON-SAP Umfeld. Profitieren Sie von meiner Erfahrung in Ihren Projekten.

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