Order-X
Inhaltsverzeichnis
Was ist Order-X?
Bei Order-X handelt es sich um den Versuch, anhand einer entsprechenden Standardisierung die Nutzung der elektronischen Bestellung in Europa (E-Invoicing) voranzutreiben. Beteiligt an diesem Vorhaben sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE), die den Standard Order-X in der Version 1.0 im April 2021 veröffentlicht haben.
Seinem Wesen nach handelt es sich bei Order-X-1.0 um ein Hybridformat, worin eine Ähnlichkeit zum bereits gut eingeführten Standard ZUGFeRD/ Factur-X zu sehen ist. Das bedeutet, dass neben einer leicht elektronisch zu verarbeitenden XML-Struktur auch ein einfach lesbarer PDF-Bestandteil enthalten ist. Beides ist immer gleichzeitig in die Datei eingebettet, wodurch stets eine entsprechende Menschen- und Maschinenlesbarkeit gegeben ist. Ziel ist es, die Nutzung der elektronischen Bestellung durch die Unternehmen so weit wie möglich zu vereinfachen und den dafür erforderlichen Aufwand zu minimieren. Order-X-1.0 basiert dabei auf dem UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM), das wiederum mit einer entsprechenden Standardisierung für eine Vereinheitlichung des Informationsaustauschs bei grenzüberschreitenden Geschäften sorgen soll.
Der entscheidende Faktor für die grenzüberschreitende Akzeptanz ist die Verwendung international anerkannter und bekannter Standards sowie die Möglichkeit eines schlanken und branchenübergreifenden Austauschs von Geschäftsdaten.
Wie funktioniert Order-X?
Das Format basiert auf maschinenlesbaren und strukturierten XML-Daten sowie einem menschenlesbaren PDF-Teil. Es ergeben sich dabei Synergieeffekte mit ZUGFeRD/Factur-X, weil die beiden Standards miteinander kompatibel sind. Zudem stehen dem Nutzer drei Profile zur Verfügung, über die sich eine Vielzahl individueller Anforderungen und Prozesse bereits ohne zusätzlichen Aufwand abbilden lassen. Folgende Profile stehen zur Auswahl:
- Basic: Anhand dieses Profils lassen sich einfache Lieferketten abbilden. Hat der Anwender es zum Beispiel mit einmaligen Lieferauftragsprozessen zu tun, ist dieses Profil nützlich. Diese Aufträge sollten von Standardfällen nicht zu weit abweichen. Für eine automatisierte Auftragsabwicklung sind alle erforderlichen Informationen enthalten.
- Comfort: Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung des Basic-Profils. Es sind mehrere Lieferungen möglich, die abweichende oder zusätzliche Informationen aufweisen können.
- Extended: Dieses Profil geht vom Comfort-Profil aus und ergänzt dieses um zusätzliche Felder, mit denen sich auch Logistikabläufe mit höchster Komplexität abbilden lassen. Dazu gehören zum Beispiel verschiedene Produkte mit ihren jeweiligen Lagerbedingungen oder unterschiedliche Abhol- und Lieferorte.
Die drei Nachrichtenarten
Das Format unterstützt insgesamt drei Bestellvorgangsmeldungen, die der einfacheren Verarbeitung von Bestellungen dienen. Die folgenden drei Nachrichtenarten sind verfügbar:
- Order: Diese Meldung ist bei Erstbestellung eines Käufers an einen Lieferanten relevant.
- Order_Response: Nimmt der Lieferant eine Auftragsänderung an den Käufer vor, kommt diese Meldung zum Einsatz. Beispiele hierfür wären die Ablehnung oder Änderung einer Bestellung. Möglich wäre auch, per “Order-Change”-Meldung eine Bestätigung vom Käufer anzufordern.
- Order_Change: Möchte der Käufer an den Lieferanten eine Auftragsänderung vornehmen, kann er diese Meldung dafür verwenden.
Vorteile
Ebenso wie ZUGFeRD/Factur-X für die Rechnungsverarbeitung bietet das Format verschiedene Vorteile für den Bestellprozess:
- Prozessbeschleunigung: Durch die elektronische Datenverarbeitung und die Verwendung eines strukturierten Datenformats lassen sich Abläufe im Zusammenhang mit Bestellungen deutlich beschleunigen und bei Bedarf vollständig automatisieren.
- Lieferkette digitalisieren: Möchten Unternehmen ihre Lieferkette vollständig digitalisieren, können sie mit der Nutzung dieses Formats einen wichtigen und unabdingbaren Schritt auf ihrem Weg der Transformation gehen.
- Sichtkontrolle weiterhin möglich: Grund hierfür ist die Einbettung einer PDF in das Hybridformat. Das ist gerade für KMU ein wichtiger Vorteil, die die Sichtprüfung häufig noch vornehmen.
- Geringe Kosten: Durch den hohen Standardisierungsgrad und die Kompatibilität mit ZUGFeRD/Factur-X sind mit der Umsetzung geringe Kosten verbunden, wovon gerade kleine Unternehmen profitieren.
- Automatisierung: Manuelle Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Bestellungen können dank der Verwendung dieses Formats vollständig entfallen. Dadurch nimmt auch die Fehleranfälligkeit dieser Prozesse ab und sie lassen sich leichter überprüfen.
Anforderungen
Um das Format im eigenen Unternehmen verwenden zu können, sind vorher einige Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört jedoch nicht die Verwendung einer bestimmten Software. Es genügt stattdessen, dass bereits Programme vorhanden sind, die der digitalen Verarbeitung E-Rechnungen im Format ZUGFeRD dienen. Mit diesem Format besteht nämlich eine vollständige Kompatibilität. Grundsätzlich haben es also solche Unternehmen mit der Umstellung leichter, die ihre Abläufe rund um die Verarbeitungen von Rechnungen bereits digitalisiert haben.
Implementierung
Die Implementierung von Order-X stellt an die Unternehmen relativ geringe Anforderungen, weil der Standard vollständig mit ZUGFeRD/Factur-X kompatibel ist. Nutzt ein Unternehmen den letztgenannten Standards also bereits und liegen Erfahrungswerte damit vor, sollte sich die Einführung von Order-X-1.0 entsprechend einfacher gestalten. Das gilt auch in Hinblick auf das Onboarding der Lieferanten, wenn diese ZUGFeRD/Factur-X ihrerseits verwenden.
Fazit
Mit Order-X können Unternehmen den nächsten Schritt auf ihrem Weg hin zur vollständigen Digitalisierung der Lieferkette gehen. Das Format ist von Menschen und Maschinen lesbar, in hohem Maße standardisiert und lässt sich häufig mit der bereits vorhandenen Software nutzen. Interessant ist diese Lösung für alle Unternehmen, die den Aufwand mit ihren Bestellungen reduzieren und Abläufe so weit wie möglich automatisieren möchten. Da die Digitalisierung in diesem Bereich europa- und weltweit voranschreitet, haben diejenigen einen Vorteil, die frühzeitig das neue Format bei sich einführen.
Fazit
Order-X soll langfristig ein international anerkannter Standard für den Austausch von Geschäftsdaten werden. Bisher koordinieren FeRD und FNFE-MPE noch mit anderen Ländern und internationalen Organisationen, um eine maximale Akzeptanz und Berücksichtigung der Interaktion mit anderen Projekten sicherzustellen.
Order-X ist für alle Unternehmen interessant, die den Aufwand mit ihren Bestellungen reduzieren und Abläufe so weit wie möglich automatisieren möchten. Da die Digitalisierung in diesem Bereich europa- und weltweit voranschreitet, haben diejenigen einen Vorteil, die frühzeitig das neue Format bei sich einführen.
Websession: Order-X
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FAQ
Was ist Order-X?
Order-X ist das neue Hybridformat für die digitalisierte Erstellung und Verarbeitung von Aufträgen.
Warum Order-X?
Der elektronische Bestellstandard Order-X soll den Bestellvorgang vereinfachen und Transaktionen beschleunigen.
Welche Vorteile bietet Order-X für Unternehmen?
Order-X ermöglicht die Prozessbeschleunigung und vollständige Digitalisierung der Lieferkette. Unternehmen können die Sichtkontrolle beibehalten und von geringen Kosten sowie Automatisierung profitieren. Die Nutzung von bereits vorhandener ZUGFeRD-Software vereinfacht die Implementierung.
Seit wann gibt es Order-X?
Das Deutsche Forum für elektronische Rechnungen (FeRD) und das Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) veröffentlichten Mitte April 2021 das Format Order-X.
